10 nejlepších tipů a triků pro nabídky Microsoft Menus, jak je efektivně používat

Kromě aplikací pro zvýšení produktivity, jako jsou Teams a OneNote a Office Suite, Microsoft také nabízí software pro správu projektů/databázi s názvem Microsoft Lists. Společnost je zpočátku omezena na uživatele Microsoft 365 Enterprise a Education. Přijímá také běžné uživatele aplikace. Pokud to chcete vyzkoušet, zde je 10 nejlepších tipů a triků od společnosti Microsoft, jak jej efektivně používat, jako je například kontrolní seznam pro snadné nastavení.

10 nejlepších tipů a triků pro nabídky Microsoft Menus, jak je efektivně používat

1. Použijte šablony

Získáte dvě možnosti vytváření seznamů v Microsoft Lists – začít od začátku nebo použít jednu z vestavěných šablon. Na domovské stránce Microsoft Lists klikněte na Nový seznam a vyberte jednu z výchozích šablon.

V závislosti na vašem použití nebo preferencích si můžete vybrat šablonu, jako je sledování problémů, cestovní požadavky, tabulka obsahu atd. na rozdíl od PojemNeexistuje způsob, jak procházet šablonami vytvořenými komunitou v nabídkách společnosti Microsoft.

Jednou Vyberte šablonu , Klikněte Použijte formulář a budete ji moci používat ve svém účtu.

2. Přizpůsobte si svůj zápis

Při práci s desítkami seznamů v seznamech Microsoft je důležité si je přizpůsobit, abyste neměli problém najít relevantní seznam.

když Vytvořte nový seznam , můžete to dát Jedinečný název, popis, barva a výběr ikon. Možnosti jsou omezené, ale stále je to lepší, než mají konkurenti rádi Trello.

3. Přidejte nové seznamy položek

V závislosti na vybrané šabloně máte několik možností pro přidání položky do seznamů Microsoft.

Klikněte na Tlačítko Přidat novou položku v horní části a otevře se nabídka pro přidání podrobností o úkolu/problému, jako je název, popisy, stav, datum dokončení, datum příspěvku, adresa URL příspěvku a další.

4. Vytvořte nový pořad

Přidané položky si můžete prohlédnout také ve formátu kalendáře a galerie. Zde je návod.

Krok 1: Klikněte ikona + V horní části se otevře nabídka Vytvořte show.

Krok 2: Vyberte schůzkuوmňam nebo výstava v seznamu "zobrazit jako".

Klikněte na tlačítko Vytvořit ve spodní části a můžete se podívat na novou nabídku od Tříbodový seznam.

5. Přímé úpravy položek

Ve výchozím nastavení Microsoft Lists zakazuje přímé úpravy v seznamech. Chcete-li provést změny, musíte vybrat seznam a kliknout na ikonu úprav v horní části. Může to trvat dlouho. Případně můžete kliknout "Ukončit zobrazení mřížky" Přímo přidávejte nové položky a upravujte stávající položky.

6. Přidejte nový sloupec

V závislosti na zvolené šabloně se seznamy dodají s potřebnými sloupci. Můžete se posouvat vodorovně a kliknutím na možnost Přidat sloupec vyberte typ sloupce, který chcete přidat do seznamů.

A můžete vybrat jeden řádek textu, více řádků textu, číslo, ano/ne hlasování, osobnost a další.

Můžete také vybrat stávající sloupce a klikněte tlačítko se šipkou dolů, abyste jej smazali.

7. Seznam oblíbených

Při práci s více projekty, nástroji pro sledování problémů a dalšími databázemi může být obtížné hledat v seznamu.

Z Domovská stránka seznamů Microsoft , Klikněte Malá ikona hvězdy na začátek seznamu a program jej přidá mezi oblíbené. Nyní k němu můžete snadno přistupovat ze samostatné nabídky Oblíbené.

8. Upravte sloupec

Chcete upravit stávající sloupec podrobněji? To lze snadno provést z nabídky Upravit sloupec.

Vezměme si jako příklad sloupec Stav a upravíme jej v seznamu.

Krok 1: Klikněte symbol šipky dole vedle Sloupec stavu.

Krok 2: Jít do Nastavení sloupců a vyberte Uvolnění.

ةوة 3: يمكنك Přidejte nové jméno , popsat a změnit typ sloupce ح وحتى Proveďte změny stávajících možností.

Můžete také rozbalit nabídku Další možnosti a povolit vícenásobný výběr sloupců. Klikněte na Tlačítko Uložit použít všechny změny.

9. Sdílejte seznam

Zatímco seznamy Microsoft jsou ideální pro osobní použití a lze je používat se členy týmu. Sledujte problémy, aktiva, rutiny, kontakty, inventář a další ve spolupráci s ostatními.

Z hlavní menu , Klikněte Menu se třemi tečkami a vyberte sdílet. Můžete sdílet odkaz na projekt a dokonce na něj přejít Nabídka nastavení Odkaz pro provedení změn.

Z nabídky nastavení odkazu můžete přidávat upravované položky, nastavovat data vypršení platnosti a dokonce i heslo, abyste zabránili neoprávněnému přístupu k seznamu.

10. Export do CSV

Pokud chceš Upravit aktuální seznam v aplikaci Microsoft Excel Nebo sdílejte celý seznam ve formátu CSV, klikněte Export do CSV a prohlížeč stáhne seznam do csv soubor.

VYTVOŘTE A SPRAVUJTE DATABÁZI V SEZNAMCH MICROSOFT

Spotřebitelským nabídkám společnosti Microsoft stále chybí vychytávky, jako jsou pravidla pro vytváření automatizace nabídek a přístup k mobilním aplikacím. Je k dispozici pouze pro uživatele Education a Enterprise.

Seznamy Microsoft zaplňují důležitou mezeru v ekosystému Microsoft 365. Při vytváření databází se již nemusíte spoléhat na aplikace jako Trello nebo Notion Projektový management. To vše můžete udělat v nabídkách pomocí jeho těsné integrace s aplikacemi Office. Jak plánujete používat seznamy Microsoft? Podělte se o své myšlenky v komentářích níže.