En af de bedste måder at spare tid på gentagne opgaver er ved at oprette skabeloner. En skabelon hjælper med at give indholdet en struktur eller et mønster. For eksempel kan brugerne i Microsoft Outlook oprette e-mailskabeloner i stedet for at oprette e-mails fra bunden hver gang.
Disse e-mailskabeloner er nyttige, når udgående e-mails indeholder det samme eller lignende indhold. For at oprette en e-mailskabelon i Microsoft Outlook kan brugerne enten bruge Hurtig delefunktion Eller tilføj mine skabeloner. Sådan fungerer det:
Opret en e-mailskabelon ved hjælp af Quick Parts i Microsoft Outlook
Quick Parts er et galleri i Microsoft Outlook, der indeholder genanvendeligt indhold såsom tekst og billeder. Brugere kan nemt vælge disse elementer og indsætte dem i e-mails, mødeindkaldelser, opgaver osv. Sådan bruger du Quick Parts til at oprette en e-mailskabelon:
Bemærk: Microsoft introducerede Quick Parts i Outlook 2007 for at erstatte den Autotekst, der var til stede i tidligere versioner.
Trin 1: Start Microsoft Outlook på din computer.
Trin 2: Fra båndet skal du vælge Ny e-mail for at oprette den e-mail, der skal gemmes som en skabelon.
Trin 3: Fremhæv mailteksten.
Trin 4: Klik på fanen Indsæt, og klik på rullemenuen Hurtige dele i gruppen Tekst.
Trin 5: Fra de anførte muligheder skal du vælge Gem valg i Quick Part Gallery for at åbne en dialogboks.
Trin 6: Udfyld de relevante oplysninger i felterne nedenfor i dialogboksen:
- Navn: Dette er den unikke identifikator for hver post. Quick Parts viser navnene i alfabetisk rækkefølge. Du vil finde dette meget nyttigt, når du har flere poster.
- Galleri: Outlook hjælper dig med at gemme Quick Part-indhold i bestemte gallerier. Dette er især nyttigt, når du har mange skabeloner gemt.
- Kategori: Du bør holde dig til "Generelt", medmindre du har brug for yderligere gruppering til dine skabeloner. Kategorier er som undermapper, og de tilhører gallerier.
- Beskrivelse: Dette er en kommentar, der hjælper med at beskrive hver post eller skabelon. Du ser aldrig denne attribut, så du behøver ikke bekymre dig om den.
- Gem i: For at sikre, at indhold er tilgængeligt til brug i Outlook-e-mails, skal du bruge NormalEmail.dotm. Du kan også isolere dine poster efter skabelon.
- Valgmuligheder: Denne attribut hjælper med at bestemme, hvordan hver post vises.
Trin 7: Klik på OK for at gemme dine nye oplysninger. Du kan altid få adgang til denne post til forskellige formål, herunder oprettelse af e-mails.
Trin 8: For at bruge den nye skabelon skal du gå til den e-mailsektion, hvor du vil have skabelonen vist.
Trin 9: Vælg Hurtige dele, og klik på den skabelon, du vil bruge.
Varsel: Alle elementer, der er gemt i Quick Parts, er kun tilgængelige lokalt på din pc.
Opret en e-mailskabelon ved hjælp af mit skabelon-plugin
Mine skabeloner er et tilføjelsesprogram fra Microsoft, der gør tekstindtastning nemt med et enkelt klik. Med denne funktion kan brugerne gemme ofte brugte sætninger og tilføje dem til e-mails, når det er nødvendigt. Denne funktion er forudinstalleret i Outlook; brugerne skal dog have en e-mailkonto hos en Microsoft Exchange-server.
Sådan bruger du tilføjelsen Mine skabeloner:
Varsel: Tilføjelsesprogrammet Mine skabeloner er tilgængeligt i Microsoft Outlook 2019, 2016 og 2013 samt Microsoft 365.
Trin 1: Start Microsoft Outlook.
Trin 2: Vælg Ny e-mail fra båndet.
Trin 3: Klik på Vis skabeloner i gruppen Mine skabeloner under fanen Meddelelser.
Varsel: Hvis tilføjelsesprogrammet Vis skabeloner ikke allerede er konfigureret på Outlook-båndet, skal du vælge Filer > Administrer tilføjelsesprogrammer for at installere det.
Trin 4: Klik på Skabelon i den nye dialogboks.
Trin 5: Indtast en titel og brødtekst til e-mailen i de tomme tekstfelter.
Trin 6: Klik på Gem for at sikre, at skabelonen er tilgængelig, når du har brug for den.
Trin 7: Klik på den nyoprettede skabelon for at flytte den til e-mailens brødtekst.
Varsel: Skabeloner oprettet med tilføjelsesprogrammet Mine skabeloner gemmes i din postkasse og kan tilgås hvor som helst.
Opret e-mailskabeloner i GMAIL
Uanset om du bruger funktionen Quick Parts eller tilføjelsesprogrammet Mine skabeloner, kan du nemt oprette e-mailskabeloner i Microsoft Outlook. Du kan også oprette skabeloner i andre e-mailprogrammer som f.eks. Gmail ved hjælp af Gorgias.
