Sådan konfigurerer du telefonsvarer i RingCentral

Hvis du driver en virksomhed og ønsker at strømline kundeservice og forbedre brugertilfredsheden, er det afgørende at oprette telefonsvarer. RingCentral Du kan gøre præcis det, enten ved hjælp af din computer eller din telefon, alt efter hvad du foretrækker.

Følg denne detaljerede trinvise vejledning for at sikre korrekt justering. Din telefonsvarerbesked På mail ved du, at det vil holde dine kunder tilfredse.

Opsæt din telefonsvarer i RingCentral på computer og web

Hvis du er vant til at arbejde på en computer, vil du sandsynligvis også finde det nemmere at konfigurere din telefonsvarer på den enhed. Dette er muligt via internettet eller desktopapplikationen på din computer. Sådan gør du:

1. Gå til RingCentral desktop-appen, eller log ind på din konto på webversion For hurtigere og nemmere adgang kan du også bruge indstillingen "Enkelt login".
2. Når du logger ind, finder du "Indstillinger" Nederst til højre.
3. Gå til "Telefon" I indstillingsmenuen til venstre.
4. Rul ned til telefonsvarerbesked.
5. Der vil være en knap "Modifikation" Til højre. Dine hilsner vil være aktive hver dag og på alle tidspunkter, men for at ændre dem skal du gå til "Ændr tidsplan" Angiv dine præferencer.
6. For at tjekke din nuværende telefonsvarerhilsen skal du klikke på knappen. Beskæftigelse Og lyt.
7. Hvis du er tilfreds med RingCentrals standard voicemail, kan du lade den være ved den, indtaste din pinkode nederst og klikke på "Gemme".

Sådan konfigurerer du voicemail i RingCentral Sådan konfigurerer du voicemail i RingCentral

Hvis RingCentrals standard voicemail ikke passer til din smag, og du gerne vil tilpasse dine hilsner, så de matcher din virksomheds image, så fortvivl ikke. Du kan opnå dette på flere måder.
Før du kan få adgang til den, skal du først ændre indstillingen "Standard" fra rullemenuen til "Brugerdefineret" i dine telefonsvarerindstillinger. Du har tre muligheder: at tilføje din telefonsvarer via et telefonopkald, ved hjælp af din mikrofon eller ved at importere en lydfil.

Via telefonopkald

Sådan konfigurerer du din personlige RingCentral-voicemail med et telefonopkald:

1. klik på knappen "Telefon" I de nuværende indstillinger.
2. Indtast det nummer, du ønsker, at RingCentral skal ringe til dig på, under Ring til mig på Medmindre du ønsker, at de bruger det telefonnummer, du måske allerede har angivet af andre årsager.
3. Klik på Ring nu.
4. Følg instruktionerne under opkaldet.
5. Gå tilbage til din skærm og klik på "Det blev gennemført".
6. Klik på "Gemme" For at bekræfte din nye RingCentral-voicemail.

Brug af din computermikrofon

Sådan opretter du en telefonsvarerbesked ved at optage lyd med mikrofonen:

1. Skift til "Computermikrofon".
2. Hvis du bliver bedt om at give adgang til mikrofonen, skal du trykke på "Nåde" Når pop op-vinduet er valgt.
3. Klik på den røde cirkel for at starte optagelsen, og tal straks ind i din computermikrofon.
4. Klik på den blå knap for at afslutte optagelsen, når du har sagt alt, hvad du ønsker, at dine fremtidige kunder skal høre. Den blå knap giver dig mulighed for at lytte til din optagelse og se, om du er tilfreds med din nye telefonsvarerbesked. Hvis du ikke er tilfreds, kan du optage den igen ved at klikke på den røde cirkel igen og gentage optagelsesprocessen.
5. Download den endelige optagelse ved at klikke på pil op.
6. trykke på "Det blev gennemført".
7. Klik på "Gemme" For at færdiggøre og bekræfte dine valg.

Importer en lydfil

Hvis du allerede har en brugerdefineret stemmeoptagelse på din enhed og vil bruge den som din nye RingCentral-voicemail, skal du tilføje den ved at følge disse trin:

1. Klik på den sidste mulighed under indstillingen "brugerdefinerede" , enhver "importere".
2. klik på knappen "gennemse" , som fører dig til dine computerfiler.
3. Du kan kun uploade en fil i .MP3- eller .WAV-format, så forbered en fil, der overholder denne regel, på forhånd.
4. Klik på "Åbn" for at downloade den ønskede lydfil.
5. Klik på "Det blev gennemført".
6. Klik på "Gemme" At afslutte.

Intet varer evigt, så skift din telefonsvarer så mange gange, du vil. Derudover, hvis du ombestemmer dig og vil skifte tilbage til at bruge RingCentrals standardtelefonsvarer i stedet, kan du gøre det ved at klikke på "Nulstil til standard" و "Gemme".

Opsætning af telefonsvarer i RingCentral på mobilappen

Med sin praktiske mobilapp, der er tilgængelig til både iOS og Android, gør RingCentral det til en leg at konfigurere din voicemail. Her er trinnene:

1. Gå til RingCentral-appen på din mobile enhed.
2. Få adgang til din profil øverst til venstre.
3. Gå til "Telefon".
4. Lede efter Voicemail
5. Hvis du ikke ønsker, at din telefonsvarer skal køre 24/7, kan du indstille en anden tidsplan ved at gå til "Sæt en tidsplan" Og sæt dine egne arbejdstider.
6. Din nuværende telefonsvarerbesked vil være den standardindstillede af RingCentral (du kan lytte til den ved at trykke på afspilningsknappen). For at ændre den og tilføje din egen skal du slå den til/fra "hypotetisk" til mig "Skik".
7. Du vil se muligheden "Optag en ny velkomstbesked"Du vil kun se denne mulighed, når du konfigurerer din telefonsvarer via din telefon.
8. For at starte optagelsen skal du klikke på rød cirkelFor at afslutte optagelsen skal du trykke på den røde knap igen.
9. Når du er tilfreds med optagelsen, skal du trykke på "Gemme".

Opsætning af voicemail i RingCentral via administrationsportalen

Som RingCentral-kontoadministrator kan du konfigurere voicemail via administrationsportalen ved at følge disse trin:

1. Log ind på din RingCentral-konto på administrationsportalen.
2. Adgang "Min lokalnummer" Fra rullemenuen "Administrationsportal".
3. Klik på fanen "Indstillinger" Fra den øverste linje på listerne.
4. Åbn en sektion Viderestilling af opkald og telefonsvarer.
5. Gå til fanen "arbejdstider".
6. Find Send til telefonsvarer inden for afsnittet Ubesvarede opkald
7. Lyt til den aktuelle version af lydkommentaren ved at trykke på afspilningsknappen. Hvis du vil ændre den til en brugerdefineret version, skal du klikke på "ændring".
8. Skift "Standard" til "Skik".
9. Registrer dig og klik på "Gemme" Når du er tilfreds med voiceoveren.

Spørgsmål og svar

Q1: Hvad er min RingCentral voicemail-pinkode?

Svar: Din RingCentral voicemail-pinkode er den adgangskode, du bruger til at få adgang til dine voicemail-beskeder og bekræfte din konto. Du kan finde den i Voicemail-sektionerne i desktop- og mobilapps.

Q2: Hvad gør jeg, hvis jeg modtager telefonsvarerbeskeder, men ikke opkald?
Svar: Det første, du bør kontrollere for at se, om du modtager telefonsvarerbeskeder og ikke opkald, er, om RingCentral er blevet opdateret til den nyeste version, og om din internetforbindelse er stabil. Log derefter ind og ud, og få nogen til at ringe tilbage til dig. Hvis det ikke løser problemet, skal du kontrollere, om kun én enhed er forbundet til kontoen, og at indstillingen Forstyr ikke ikke er blevet aktiveret ved et uheld.

Q3: Kan jeg ændre min voicemail-pinkode i RingCentral?
Svar: Ja, du kan ændre din RingCentral-voicemail-pinkode eller pinkoden for andre medarbejdere, hvis du er kontoadministrator. Du finder indstillingerne for ændring af pinkode i Voicemail-sektionerne på dine mobil- og computerkonti.

Q4: Forbedret kundeservice med korrekt telefonsvarer
Svar: Voicemails hjælper dig med at arbejde problemfrit uden at gå glip af vigtige opkald eller miste potentielle kunder. De vil holde dig og dine kunder stressfri og beroligede. Derudover vil en overbevisende hilsen lade brugerne vide, at du holder af dem.

Fortæl os i kommentarerne nedenfor, om denne artikel hjalp dig med at oprette din første RingCentral-voicemail, og hvordan den forbedrede din arbejdsgang og kundeservice.