Alle fortjener en ferie eller en kort pause fra arbejdet. Men hvis du skal på ferie i et par dage og ikke er tilgængelig på kontoret for at tage dig af klienter, er det en god idé at oprette automatiske svar eller fraværsmails i Outlook. På denne måde kan du fortælle andre, hvornår, hvorfor og hvor længe du ikke er tilgængelig. Du kan også fortælle dem, hvem de skal kontakte i dit fravær, ved hjælp af fraværsmails. I denne artikel lærer du, hvordan du planlægger fraværsmails i Outlook.
Du kan nemt oprette og planlægge fraværsmail i Outlook til internettet, Windows og Mac. Desværre kan du ikke gøre det samme fra Outlook-mobilappsI dette indlæg dækker vi alle tre platforme og viser dig, hvordan du planlægger fraværsmeddelelser i Outlook.
Planlægning af Office-mailafbrydelser i Outlook Web
Outlook-skrivebordsappsene er gode, men Outlook på nettet er stadig den mest funktionsrige af de tre. Nye funktioner som f.eks. Outlook Spaces Først på Outlook på nettet og derefter udvidelse til andre platforme.
Sådan konfigurerer du automatiske svar i Outlook på internettet.
Trin 1: Besøg Outlook på nettet.
Trin 2: Klik på ikonet Indstillinger i øverste højre hjørne, og vælg Vis alle Outlook-indstillinger.
Trin 3: Vælg Mail i venstre sidepanel, og klik på Automatiske svar.
Trin 4: Aktivér automatiske svar.
Trin 5: Du kan indstille dine svar til at starte og slutte på et bestemt tidspunkt. Ellers fortsætter de, indtil du deaktiverer dem. Aktiver afsendelse af svar kun inden for en bestemt tidsperiode. Angiv et start- og sluttidspunkt.
Trin 6: Skriv dit brugerdefinerede svar med alle relevante detaljer, og tryk på knappen Gem nedenfor.
Mens du skriver et svar, kan du bruge Outlooks RTF-editor til at lave et perfekt svar. Du kan også aktivere afsendelse af svar til din kontaktliste nederst. Vi anbefaler dog ikke dette, da hvis du aktiverer indstillingen, er det kun dine gemte Outlook-kontakter, der modtager et automatisk svar. Andre kan gå glip af dit fraværssvar.
Planlæg Office-mailafbrydelser i Outlook til Mac
Microsoft understøtter i øjeblikket to Outlook-apps på Mac. Den nye Outlook-knap i Outlook-appen på Mac fører dig til Den nye Outlook-oplevelse Hvilket Microsoft planlægger snart.
Funktionen "Fravær" er kun tilgængelig i den gamle Outlook Mac-app. Sådan bruger du den.
Trin 1: Åbn Outlook-appen på din Mac.
Trin 2: Vælg Værktøjer i menulinjen.
Trin 3: Klik på "Fraværende".
Trin 4: Aktivér automatiske svar for din Outlook-konto.
Her har du mulighed for at oprette forskellige autosvar i din organisation og uden for din organisation.
Trin 5: Vælg starttidspunkt og sluttidspunkt, og tryk på OK nederst.
Desværre mangler Outlook Mac en RTF-editor til at oprette automatiske svar.
Opsæt automatiske svar i Outlook Windows
I Windows har vi Mail-appen indbygget i operativsystemet og Outlook-appen, som er en del af Microsoft 365-pakken. I eksemplet nedenfor bruger vi Outlook-appen fra Microsoft 365.
Trin 1: Åbn Outlook på Windows.
Trin 2: Hold mailmenuen åben, og vælg Filer i menulinjen.
Trin 3: På infosiden finder du muligheden for automatiske svar. Klik på den.
Trin 4: Aktivér afsendelse af automatiske svar, og vælg et start- og sluttidspunkt.
Trin 5: Skriv dit autosvar ved hjælp af en funktionel teksteditor, og klik derefter på OK nederst.
Et område, hvor Outlook til Windows udmærker sig i forhold til Outlook til Mac og Outlook Web, er brugen af regler i automatiske svar.
Når du har skrevet dit autosvar, kan du klikke på Regler, hvorefter en brugerdefineret menu til indstilling af regler åbnes.
Vælg Tilføj regel, og du kan oprette forskellige automatiseringsregler i Outlook. Du kan f.eks. Videresend automatisk bestemte e-mails Til en anden e-mailadresse.
Du kan også indstille Outlook til automatisk at slette specifikke e-mails med marketingnøgleord. På denne måde bliver du ikke bombarderet med hundredvis af e-mails, når du kommer tilbage fra ferie.
Et andet scenarie kunne være brugerdefinerede svar. Lad os sige, at nogle kunder er vigtigere for dig. Du kan tilføje deres e-mailadresse til dine regler og tildele dem et brugerdefineret e-mailsvar. Nulstillingen vil stadig resultere i regelmæssige automatiske svar i Outlook. Mulighederne er uendelige.
Indstil automatiske svar i Outlook
Opsætning af automatiske svar uden for åbningstiden demonstrerer din professionelle tilgang til din virksomhed. Dine kunder og e-mailklienter sætter pris på en e-mailopdatering. Følg ovenstående trin, og planlæg din fraværsmail i Outlook.
