Todo el mundo merece unas vacaciones o un pequeño descanso de la vida laboral. Sin embargo, si está de vacaciones por unos días y no está disponible en la oficina para atender a los clientes, se recomienda configurar respuestas automáticas o correos electrónicos fuera de la oficina en Outlook. De esta manera, puede informar a los demás cuándo, por qué y durante cuánto tiempo no estará disponible. También puede mencionar a quién está llamando en su ausencia utilizando respuestas de fuera de la oficina. En este artículo, aprenderá a programar el correo fuera de la oficina en Outlook.
Configure y programe fácilmente el correo fuera de la oficina en las aplicaciones web de Outlook, Windows y Mac. Desafortunadamente, no puedes hacer lo mismo desde Aplicaciones móviles de Outlook. En esta publicación, cubriremos las tres plataformas y le mostraremos cómo programar notificaciones de fuera de la oficina en Outlook.
PROGRAMAR CORREO FUERA DE LA OFICINA EN OUTLOOK WEB
Las aplicaciones de escritorio de Outlook son buenas, pero Outlook en la web sigue siendo el más rico en funciones de los tres. Conseguir nuevos trabajos como Espacios de perspectiva primero en Outlook en la Web y luego se expande a otras plataformas.
Aquí se explica cómo configurar respuestas automáticas en Outlook en la web.
Paso 1: Visite Outlook en la web.
Paso 2: Haga clic en el ícono Configuración en la esquina superior derecha y seleccione Ver todas las configuraciones de Outlook.
وة 3: Seleccione Correo en la barra lateral izquierda y haga clic en Respuestas automáticas.
Paso 4: Active la opción de respuestas automáticas.
Paso 5: Puede configurar sus respuestas para que comiencen y terminen en un momento específico. De lo contrario, continuarán hasta que los apague. Habilite para enviar respuestas solo dentro de un período de tiempo. Seleccione la hora de inicio y la hora de finalización.
وة 6: Escriba su respuesta personalizada con todos los detalles relevantes y presione el botón Guardar en la parte inferior.
Mientras elabora una respuesta, puede usar el editor de texto enriquecido de Outlook para crear la respuesta perfecta. También puede habilitar el envío de respuestas a la lista de contactos en la parte inferior. Pero no lo recomendaremos porque si habilita la opción, solo sus contactos de Outlook guardados recibirán una respuesta automática. Otros pueden perderse la respuesta fuera de la oficina.
Programar el correo fuera de la oficina en OUTLOOK MAC
Microsoft actualmente trabaja con dos aplicaciones de Outlook en la Mac. El nuevo interruptor de Outlook en la aplicación de Outlook en su Mac lo lleva a La nueva experiencia de Outlook Microsoft planea hacerlo pronto.
La función Fuera de la oficina solo está disponible en la antigua aplicación de Outlook para Mac. Aquí se explica cómo usarlo.
Paso 1: Abre la aplicación de Outlook en Mac.
Paso 2: Seleccione Herramientas en la barra de menú.
وة 3: Haga clic en Fuera de la oficina.
Paso 4: Habilite el envío de respuestas automáticas a su cuenta de Outlook.
Aquí tiene la opción de crear diferentes respuestas automáticas dentro y fuera de su organización.
Paso 5: Seleccione la hora de inicio y la hora de finalización y presione OK en la parte inferior.
Desafortunadamente, a la aplicación Outlook para Mac le falta un editor de texto enriquecido para crear respuestas automáticas.
Configurar respuestas automáticas en OUTLOOK WINDOWS
En Windows, tenemos la aplicación Mail integrada en el sistema operativo y la aplicación Outlook que forma parte del paquete de Microsoft 365. Para el siguiente ejemplo, usaremos la aplicación Outlook de Microsoft 365.
Paso 1: Abra Outlook en Windows.
Paso 2: Mantenga la lista de correo abierta y seleccione Archivo en la barra de menú.
وة 3: En la página de información, encontrarás la opción de respuestas automáticas. Haz click en eso.
Paso 4: Habilite Enviar respuestas automáticas y establezca una hora de inicio y una hora de finalización.
Paso 5: Escriba su respuesta automática usando un editor de texto funcional y luego haga clic en Aceptar en la parte inferior.
Un área en la que Outlook para Windows sobresale sobre Outlook Mac y Outlook web es el uso de reglas en las respuestas automáticas.
Después de escribir su respuesta automática, puede hacer clic en Reglas y se abrirá un menú personalizado para configurar las reglas.
Seleccione Agregar regla y podrá crear diferentes reglas de automatización en Outlook. Por ejemplo, puedes Reenviar automáticamente los correos electrónicos seleccionados a una dirección de correo electrónico diferente.
También puede configurar Outlook para eliminar automáticamente ciertos mensajes de correo electrónico utilizando palabras clave de marketing. De esa forma, cuando vuelvas de vacaciones, no serás bombardeado con cientos de correos electrónicos.
Otro escenario podría ser respuestas personalizadas. Suponga que algunos clientes son más importantes para usted. Puede agregar su dirección de correo electrónico en las reglas y establecer una respuesta de correo electrónico personalizada para ellos. El reinicio aún le dará las respuestas automáticas normales en Outlook. Las posibilidades son infinitas aquí.
Establecer respuestas automáticas en Outlook
Establecer respuestas automáticas fuera del horario de oficina demuestra su enfoque profesional de su trabajo. Sus clientes y destinatarios de correo electrónico aprecian una actualización por correo electrónico. Siga los pasos anteriores y programe el correo fuera de la oficina en Outlook.
