Comment archiver automatiquement les messages électroniques dans Outlook

Microsoft Outlook est Solution de messagerie professionnelle et d'entreprise la plus populaire. En ce qui concerne les consommateurs, Outlook est à la traîne de Gmail. Le courrier Outlook par défaut est livré avec 15 Go d'espace à remplir. Avec la quantité de promotions marketing ou bancaires et autres éléments indésirables que nous recevons, il est très facile de perdre ces e-mails importants de vos yeux. Vous pouvez éviter la situation en archivant les e-mails moins importants et en supprimant les e-mails promotionnels et indésirables.

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Si vous pensez que votre boîte de réception Outlook est lente ou fonctionne de manière étrange, vous devez archiver ou supprimer les e-mails sans rapport. L'archivage manuel des e-mails peut être long et fastidieux.

Microsoft propose des fonctionnalités Boîte de réception ciblée , Mais il se limite au filtrage des e-mails liés à l'utilisateur. Les règles Outlook sont un autre ajout utile. Il s'agit de la version Outlook d'IFTTT. Avec des règles, on peut créer plusieurs automatisations pour déplacer des e-mails spécifiques vers l'archivage ou la suppression de la section e-mail.

Dans cet article, nous vous expliquerons le travail des règles Outlook et créerons des règles pour archiver automatiquement les e-mails d'Outlook. Le message couvrira également une autre astuce bonus Outlook pour se désabonner des e-mails non pertinents d'un seul endroit. Commençons.

Créer une règle d'archivage automatique des e-mails

La fonctionnalité de règles Outlook n'est disponible que pour Outlook Mac, Windows et Web. Vous ne pouvez pas accéder à la fonction de règles sur le téléphone mobile. Pour cet article, nous utiliserons Outlook sur le Web, car il fonctionne de la même manière sur toutes les plates-formes.

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Étape 1: Ouvert Web Outlook Enregistrer une entrée Utilisation des informations d'identification de votre compte Microsoft.

Étape 2: Sélectionnez et ouvrez les e-mails non pertinents.

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Étape 3: Clique sur Liste des trois points Et sélectionnez Créez une base.

Étape 4: Créer Base Pour transférer des messages de l'expéditeur vers Dossier d'archive.

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Après cela, tous les e-mails entrants de l'expéditeur iront directement dans votre boîte de réception archivée. Vous pouvez toujours y accéder à partir du menu Archives dans Dossiers.

Créer des règles d'archivage automatique à partir des paramètres OUTLOOK

L'astuce susmentionnée permet de déplacer tous les e-mails de l'expéditeur pour archiver les éléments. Que faire si quelqu'un souhaite archiver des e-mails contenant certains sujets ou mots clés du corps du message?

Par exemple, j'ai épuisé les offres de prêt, les mises à jour de Coronavirus ou tout autre courrier indésirable marketing de ma banque. Cependant, je me réfère régulièrement aux relevés de compte mensuels et aux factures de carte de crédit pour mon compte bancaire. Si vous avez une préférence similaire sur les sujets ou les sujets, suivez les étapes ci-dessous pour configurer certaines règles.

Étape 1: Ouvert Web Outlook Et est allé à Paramètres.

Étape 2: Voir tout Paramètres Outlook , Et un menu apparaîtra Paramètres personnalisés.

Étape 3: Sélectionner Option de règles Et sélectionnez Ajoutez une nouvelle règle.

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Étape 4: Appelons ça Règles bancaires Et ajouter Exigence.

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Étape 5: Ajouter Les mots clés ne vous concernent plus , J'ai ajouté des termes de message tels que Prêt, EMI, etc.

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Étape 6: Créez une règle pour déplacer tous les e-mails vers le dossier d'archive et appuyez sur Enregistrer.

Désormais, chaque fois que vous recevez des e-mails contenant des mots-clés Loan, EMI ou importants, ils seront automatiquement déplacés vers votre dossier d'archives.

Créons une autre règle utile. on y va? Chaque entreprise envoie des e-mails liés au Coronavirus aux utilisateurs. Bien que j'applaudis leurs efforts, il est parfois fatiguant de lire quotidiennement des informations sur le virus mortel. À l'aide des règles Outlook, vous pouvez archiver automatiquement ces messages avant qu'ils n'attirent votre attention.

Étape 1: Ouvert Outlook Sur le Web et accédez à Paramètres> Courrier> Règles.

Étape 2: Donnons le nom de la nouvelle base "Coronavirus«Nous ajoutons les termes.

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Étape 3: Ajoutez des conditions telles que si le texte du message inclut le mot-clé (Tels que Coronavirus ou COVID-19) Ensuite, déplacez ces e-mails dans le dossier d'archive.

J'ai créé des dizaines de Règles Outlook. C'est un travail puissant et les possibilités sont infinies. Voici comment je l'utilise. Lorsque je suis en voyage de vacances, je crée une règle pour déplacer tous les e-mails entrants vers le dossier «On The Go» pour m'assurer qu'ils ne m'interrompent jamais pendant le temps en famille.

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Certaines entreprises indésirables continuent d'envoyer des courriers indésirables dans ma boîte de réception Outlook. Ils ne m'ont laissé d'autre choix que de créer une règle de suppression automatique pour supprimer ces e-mails.

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Se désabonner des expéditeurs d'e-mails

La fonction d'archivage automatique est utile lorsque vous souhaitez garder votre boîte de réception propre des faux e-mails. Mais si vous souhaitez arrêter complètement de recevoir des e-mails de l'expéditeur, vous devez utiliser la fonction de désabonnement des e-mails.

Cependant, trouver le petit bouton de désinscription dans chaque courrier peut être long et fastidieux. Heureusement, avec Outlook Web , Vous pouvez voir tous les expéditeurs d'e-mails avec un bouton de désinscription en un seul endroit.

Étape 1: Ouvert Web Outlook Et est allé à Paramètres.

Étape 2: Aller à Mail> Abonnements.

Étape 3: Ici, vous verrez Liste des expéditeurs de courrier électronique avec gros bouton de désinscription.

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Étape 4: Désinscription inutile de la liste, et vous pouvez également cliquer sur Liste à trois points pour bloquer l'expéditeur.

J'utilise cette fonctionnalité tous les trimestres pour supprimer les e-mails non pertinents de la liste.

Gardez votre boîte de réception propre

Microsoft Outlook a une excellente fonctionnalité de grammaire. Vous pouvez l'utiliser pour supprimer automatiquement, archiver automatiquement les messages entrants, les déplacer vers différents dossiers pendant une certaine période et même désabonner les expéditeurs inutiles de la liste individuelle. Cela a amélioré mon expérience de messagerie par mile. Comment prévoyez-vous d'utiliser les règles Outlook? Audio désactivé dans la section commentaires ci-dessous.

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