Comment verrouiller Zoho Writer pendant la collaboration et de nombreuses astuces

Si vous travaillez fréquemment sur des traitements de texte tels qu'un éditeur Google Docs ou Zoho Writer Vous devez savoir que créer un document idéal implique généralement une réécriture à partir de zéro. Que ce soit en ajoutant de nouvelles phrases ou en corrigeant les défauts précédents. La situation est relativement facile si vous travaillez seul sur un document.

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Toutefois, si vous collaborez avec les membres de votre équipe, il est important de savoir comment simplifier votre expérience. Après tout, vous ne voudrez pas que vos collègues travaillent et redémarrent le même bloc à l'infini.

Heureusement, Zoho Docs (Writer) est livré avec sa propre option astucieuse qui vous permet de verrouiller une partie spécifique du document tout en collaborant avec d'autres. Par conséquent, dans cet article d'aujourd'hui, nous allons explorer comment verrouiller un morceau de texte sur Zoho Writer tout en collaborant, ainsi que de nombreuses autres fonctionnalités avancées.

Comment verrouiller le contenu sélectionné pour la collaboration

Étape 1: Une fois que vous avez terminé votre partie du document, cliquez sur le bouton "Réviser" en haut.

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Étape 2: Ensuite, sélectionnez l’extrait de texte que vous souhaitez verrouiller. Cliquez sur la petite icône de verrou en haut et choisissez Verrouiller le contenu sélectionné.

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Désormais, lorsqu'un membre de votre groupe partagé clique sur ce texte, vous verrez une petite icône de cadenas et un message indiquant "Le contenu a été verrouillé par..." pour modification.

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  • Remarque: Les fonctionnalités de collaboration ne sont disponibles que pour les propriétaires de documents. Pour configurer des propriétaires partagés, cliquez sur Partager et accordez les droits de propriétaire partagé aux utilisateurs.

Comment autoriser l'édition pour des personnes spécifiques

Cependant, nous savons tous que travailler sur le même document avec d'autres n'est pas nécessairement important. Il arrive que vous souhaitiez éditer une histoire avec un seul membre de votre équipe. Dans de telles situations, vous ne voudrez certainement pas créer un autre courrier électronique précisant qui modifiera une section et ce qu’elle aime.

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Lorsque vous utilisez les fonctionnalités avancées de Zoho Writer. Pour l'activer, allez en mode révision et cliquez sur l'icône de cadenas. Sélectionnez Suivant dans les options avancées.

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Maintenant, ajoutez عنوان البريد الإلكتروني Pour la personne à qui vous souhaitez accorder une autorisation exclusive, appuyez sur le bouton de verrouillage. c'est tout!

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  • Conseil: le verrouillage du contenu non défini fonctionne comme un outil de sélection inversée. Sélectionnez une partie du texte que vous ne souhaitez pas modifier, puis sélectionnez la deuxième option. Le reste sera pris en charge par Zoho Writer.

Comment cacher du texte

Là encore, si vous êtes propriétaire du document et souhaitez modifier ou masquer un bloc de texte spécifique, Zoho Writer vous permet de le faire. Soyez utile lorsque vous devez ajouter des données sensibles et que vous ne voulez pas que tout le monde le lise dans votre équipe.

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Cependant, Masque ne fonctionne pas comme la plupart des outils, ce qui signifie que vous ne pouvez ni sélectionner ni masquer un extrait de texte. Au lieu de cela, vous cliquez sur l'icône et entrez les données.

Étape 1: L'outil utilisé pour cette tâche est un masque, symbolisé par une petite icône représentant un œil en haut. Placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez ajouter du texte et cliquez dessus. Cela ajoutera une zone de texte symbolisée par des lignes en pointillés.

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Étape 2: Maintenant, ajoutez le texte, c'est à peu près tout.

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Bien que vous puissiez voir le texte en gris, les autres collaborateurs verront les lignes indiquées par des astérisques. Oui, tout comme ces vieux films du FBI.

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Comment arrêter la collaboration sur ZOHO WRITER

Heureusement, le processus de cessation de la coopération est en cours. Passez simplement en mode révision et cliquez sur Basculer pour mettre la collaboration en pause en haut.

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Lorsque vous avez terminé, un avertissement s'affiche en haut qu'aucun des collaborateurs ne sera en mesure de modifier le document. D'autre part, les collaborateurs verront que le document a été extrait par un membre de votre équipe.

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Par conséquent, la prochaine fois que vous verrez le document en cours d'extraction, vous saurez quoi faire au lieu de cliquer sur différents boutons et outils.

ZOHO WRITER Trucs et astuces

1. Comment afficher la date du document

Lorsque vous collaborez souvent sur un seul document, il est important de savoir qui a effectué les modifications et à quel moment. Heureusement pour nous, Zoho Writer est livré avec l’élégante fonctionnalité "Watch History". Cependant, vous pouvez non seulement voir qui a effectué les modifications, mais également les derniers ajouts à une version. En outre, vous pouvez également comparer différentes versions, si nécessaire.

Étape 1: Cliquez sur l'icône Afficher l'historique en haut (indiquée par le sablier). Encore une fois, vous le trouverez en mode de révision.

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Étape 2: Maintenant, cela affichera diverses versions sur le panneau de gauche. Cliquez sur le bouton Versions Versions en haut pour comparer les versions.

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Pour voir les derniers ajouts, cliquez sur le bouton "Voir les modifications" et sélectionnez le calendrier. Toutes les nouvelles extensions de texte seront marquées par des sauts de ligne.

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2. Suivre les changements

Bien que Writer dispose de capacités de suivi sérieuses, il est parfois trop lourd à gérer. Si vous devez examiner les modifications de manière urgente, la meilleure option consiste à activer le suivi des modifications.

Comme vous l'avez déjà deviné, il met en évidence tous les changements récents. Il appartient au propriétaire d’accepter ou de refuser ces modifications.

Pour activer le suivi des modifications, basculez le bouton en haut. Les membres de l'équipe verront le bouton vert s'allumer.

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Vous verrez le nom et l'heure à laquelle vous apportez des modifications. Même la plus petite ligne de rupture est suivie dans ce mode. En tant que propriétaire, tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur les points forts et d’accepter / refuser les modifications.

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Une fois terminé, le texte prendra la couleur de texte par défaut.

3. Utiliser les notifications par courrier électronique intégrées

Souhaitez-vous annoncer de nouvelles modifications à votre document partagé? Pas besoin d'écrire un email séparé. Au lieu de cela, Zoho Writer vous permet de les notifier via l'option email de l'outil.

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Cliquez sur la petite icône de message en haut. Les noms des collaborateurs seront ajoutés automatiquement. Tout ce que vous avez à faire est d'ajouter le sujet et d'appuyer sur le bouton Soumettre.

Collaborer intelligemment

L'époque où vous deviez compter sur le courrier électronique pour la collaboration est révolue. Services de traitement de texte tels que Google Docs و Zoho Writer Éliminez la frustration grâce aux fonctionnalités de collaboration intelligentes. Cela vous aide à garder une trace des modifications, à simplifier votre travail et à gagner du temps.

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