Comment utiliser les règles de Microsoft Outlook pour gérer votre boîte de réception
La gestion de votre boîte de réception demande beaucoup de travail, surtout lorsque vous recevez des tonnes d'e-mails chaque jour. Avec les règles de Microsoft Outlook, vous pouvez vous occuper automatiquement de votre boîte de réception. Cela vous évite de prendre des mesures manuelles sur les messages et vous aide à travailler avec votre courrier électronique.
Comment fonctionnent les règles dans Outlook ?
Les règles dans Outlook vous permettent de configurer des actions de courrier électronique qui répondent à certains critères. Lorsque des messages arrivent dans votre boîte de réception, les règles prennent automatiquement le relais pour ces actions.
Par exemple, vous pouvez déplacer les e-mails de votre magasin préféré vers un dossier d'achats, marquer les messages de votre superviseur comme importants ou Transfert automatique des e-mails à votre partenaire.
Vous pouvez faire des choses comme celle-ci automatiquement une fois que vous avez défini des règles, puis vous asseoir et laisser les règles de Microsoft Outlook faire le travail de gestion de votre boîte de réception sans lever le petit doigt.
Comment créer une règle dans Outlook
La configuration d'une règle dans Outlook est un processus étape par étape que L'application vous guide tout au long. Commencez par définir des critères d'e-mail, allez choisir des actions, ajoutez éventuellement des exceptions à la règle, puis activez la règle.
Créer une base à partir de zéro
- Pour créer une règle dans Outlook à partir de rien, sélectionnez "Fichier -> Infos" , Alors Gestion des règles et des alertes.
- Choisissez un compte de messagerie en haut si vous en avez plusieurs et cliquez sur "Nouvelle règle".
- te donne un carré "Assistant de règle" Types de lanceurs de base pour démarrer, similaires aux modèles dans Outlook. le plus bas "Commencez à partir d'une base vide." , vous pouvez choisir si la règle s'applique à l'e-mail que vous recevez ou envoyez.
- Si vous choisissez Critères dans l'une des deux sections supérieures, utilisez les liens qui apparaissent en bas pour ajouter l'élément. Par exemple, si vous choisissez Émettre un son lorsque je reçois des messages de quelqu'un , cliquez sur Lien "Personnes ou groupe public" Pour spécifier une personne et un lien "Son" pour sélectionner le son. Suivez-le en cliquant sur "Suivant."
- Confirmez la condition et ajoutez un plus si vous le souhaitez. Gardez à l'esprit que toutes les conditions doivent être remplies pour que la règle s'applique. Cliquez sur "le prochain" Lorsque vous avez fini de sélectionner les conditions.
- Confirmez l'action et ajoutez éventuellement plus. N'oubliez pas que toutes les actions que vous spécifiez seront exécutées. Cliquez sur "le prochain" Une fois que vous avez fini d'ajouter des actions.
- Les exceptions vous permettent de passer outre la règle pour certains e-mails. Cochez les cases des exclusions que vous souhaitez ajouter, utilisez les liens en bas pour choisir des éléments, puis cliquez sur "Suivant."
- Entrez un nom pour votre règle en haut et sélectionnez "Options de règle de configuration". Cochez la case "Exécutez cette règle.". Si vous le souhaitez, cochez les deux autres pour exécuter immédiatement la règle sur l'e-mail actuel et utiliser la règle sur tous vos comptes de messagerie.
- Confirmez les conditions, les actions et les exclusions dans la case Étape 3 en bas et cliquez sur "fin".
- Votre règle apparaît maintenant avec une coche à côté dans la case Règles et alertes. Si vous souhaitez désactiver la règle plus tard, vous pouvez revenir ici et décocher la case. Localiser Ok ou "Application" pour enregistrer ou quitter "Annulation" Si tu changes d'avis.
Créer une règle basée sur un e-mail
- Pour créer une règle basée sur un e-mail existant, sélectionnez Message dans votre boîte de réception ou ouvrez-le dans sa propre fenêtre. Aller à l'onglet "page principale" , et ouvrez la liste déroulante "les règles" Et sélectionnez "Créer une règle".
- Dans la fenetre "Créer une règle" En haut, vous verrez les termes disponibles. Puisque vous créez une règle basée sur l'e-mail, vous pouvez utiliser des critères tels que Qui est cette personne, Que contient l'objet ou Vous l'envoyer simplement.
- Choisissez l'action que vous souhaitez entreprendre en fonction de la situation. Vous pouvez l'afficher dans une nouvelle fenêtre d'alerte d'élément, jouer un son ou le déplacer vers un dossier.
- Si vous souhaitez ajouter des conditions ou des actions plus, choisissez "Options avancées". Vous verrez les mêmes boîtes que l'assistant de règles. Faites vos choix pour créer votre règle.
- Si vous êtes satisfait de la règle telle quelle, cliquez sur Ok pour enregistrer et appliquer.
Exemples de règles Outlook
Maintenant que vous savez comment créer une règle dans Outlook, passons en revue quelques exemples utiles. Nous créons ces règles à partir de zéro en utilisant les instructions ci-dessus.
Déplacer les messages vers un dossier
Si vous déplacez souvent vos messages dans des dossiers pour organiser votre boîte de réception, vous pouvez définir une règle pour les déplacer automatiquement et gagner du temps.
- Dans une boîte "Assistant de règle" Tout d'abord, sélectionnez Déplacer les messages d'une personne vers un dossier. Au lieu de cela, choisissez l'une des deux autres conditions "Transfert de messages". Sélectionner "Personnes ou groupe public" En bas pour choisir un contact et "spécifique" pour choisir le dossier. Cliquez sur Suivant." Dans notre exemple, nous choisissons "[email protected] » و "Ressources marketing" successivement.
- Naviguez dans l'assistant de règles comme indiqué ci-dessus en choisissant des conditions et des actions plus, en ajoutant des exceptions, et enfin en nommant et en activant la règle.
Signaler l'e-mail de suivi
Le marquage des e-mails est un autre bon moyen d'organiser les messages, car il vous permet de définir le drapeau et de le voir dès que l'e-mail arrive.
- Dans une boîte "Assistant de règle" Tout d'abord, sélectionnez "Marquer les messages de quelqu'un pour le suivi". Sélectionner "Personnes ou groupe public" pour sélectionner un contact et "Continuer pour le moment" Pour choisir le type de suivi et le calendrier. Dans cet exemple, nous choisissons "[email protected] » و "Appeler" و "Demain".
- Suivez les invites restantes pour naviguer à travers "Assistant de règle" Et enregistrez la règle et activez-la.
Remarque : Une fois qu'un message apparaît marqué, vous pouvez Planifiez votre réponse dans Outlook.
Attribuer une catégorie à un e-mail
Pour découvrir rapidement quels e-mails appartiennent à certaines catégories, pourquoi ne pas créer une règle pour le faire à l'avance ? Cela conduira à Classez les messages dans des catégories propres à voir en un coup d'œil.
- Dans la première case de l'assistant de règles, sélectionnez "Appliquer la règle aux messages que je reçois". Cliquez "le prochain" mettre en place des conditions.
- Cochez les cases des termes et détails que vous souhaitez utiliser. Dans notre exemple, nous utilisons "avec des mots précis sur le sujet" Et nous choisissons des "mots spécifiques" pour ajouter un mot "projet". Cliquez {ce qui suit."
- Cochez la case "attribuez-le à la classe de catégorie" Et puis appuyez sur "catégorie" pour sélectionner la catégorie que vous souhaitez utiliser. Nous choisissons une catégorie "Clients". Cliquez {ce qui suit."
- Facultativement, ajoutez des exceptions et cliquez sur "Suivant."
- Nommez la règle, exécutez-la, confirmez le paramètre, puis cliquez sur "fin".
Marquer les messages comme prioritaires
Si vous définissez une priorité pour l'identification des e-mails, tels que ceux de votre patron ou d'un client privé, vous pouvez les marquer immédiatement comme importants. Ou peut-être souhaitez-vous marquer l'e-mail dans lequel vous êtes inclus en tant que CC comme étant de faible priorité.
- Tout comme la règle ci-dessus, sélectionnez "Appliquer la règle aux messages que je reçois" Dans l'assistant de règles, cliquez sur Suivant pour spécifier les conditions.
- Cochez les cases des conditions que vous souhaitez utiliser et cliquez pour ajouter les détails. Ici, on utilise "Placez mon nom dans la case CC". Cliquez sur Suivant."
- Cochez la case pour 'Marquez-le comme important' Et cliquez "Importance" pour choisir le niveau que vous souhaitez utiliser. Nous choisissons "faible importance". Cliquez sur Suivant."
- Facultativement, ajoutez des exceptions et cliquez sur "Suivant."
- Nommez la règle, exécutez-la, confirmez le paramètre, puis cliquez sur "fin".
Conseil : Soyez un pro de la messagerie avec Raccourcis clavier Outlook.
Foire Aux Questions
Q1 : Où puis-je trouver mes règles Outlook ?
Répondre: Vous pouvez accéder à vos règles si vous souhaitez désactiver, modifier ou supprimer une ou plusieurs d'entre elles dans la fenêtre du gestionnaire de règles.
Allez dans Fichier -> Info ou ouvrez le menu Règles sur l'onglet Accueil et sélectionnez Gérer les règles et les alertes.
Q2 : Pourquoi ma règle Outlook ne fonctionne-t-elle pas ?
Répondre: Il peut y avoir plusieurs raisons pour lesquelles une règle que vous avez configurée dans Outlook peut ne pas fonctionner comme prévu. Voici quelques éléments à rechercher :
- Cochez la case Gérer les règles et les alertes pour vous assurer que la règle est activée.
- Assurez-vous que la règle appelle un dossier ou un contact valide et non celui que vous avez supprimé.
- Assurez-vous de ne pas appliquer une règle différente en premier.
Pour plus de causes et de solutions, voir ici Page d'assistance Microsoft.
Q3 : Puis-je configurer une règle de mise en forme conditionnelle dans Outlook ?
Répondre: La mise en forme conditionnelle est disponible dans Outlook dans un emplacement distinct des règles de boîte de réception des e-mails décrites ici.
Accédez à l'onglet Affichage et sélectionnez Afficher les paramètres dans le ruban. Dans la boîte qui apparaît, choisissez Mise en forme conditionnelle, puis configurez la règle dans la prochaine boîte de mise en forme conditionnelle.