Comment planifier un répondeur automatique d'absence du bureau dans Outlook
Tout le monde mérite des vacances ou une petite pause dans la vie professionnelle. Cependant, si vous êtes en vacances pendant quelques jours et que vous n'êtes pas disponible au bureau pour les clients, il est recommandé de définir des réponses automatiques ou des e-mails d'absence du bureau dans Outlook. De cette façon, vous pouvez informer les autres quand, pourquoi et pendant combien de temps vous ne serez pas disponible. Vous pouvez également mentionner qui vous appelez en votre absence en utilisant les réponses d'absence du bureau. Dans cet article, vous apprendrez comment planifier le courrier d'absence du bureau dans Outlook.
Configurez et programmez facilement le courrier d'absence du bureau dans les applications Web Outlook, Windows et Mac. Malheureusement, vous ne pouvez pas faire la même chose à partir de Applications mobiles Outlook. Dans cet article, nous couvrirons les trois plates-formes et vous montrerons comment planifier des notifications d'absence du bureau dans Outlook.
Planifiez le courrier d'absence du bureau dans OUTLOOK WEB
Les applications de bureau Outlook sont bonnes, mais Outlook sur le Web reste la plus riche en fonctionnalités des trois. Décrocher de nouveaux emplois comme Espaces Outlook sur Outlook sur le Web d'abord, puis s'étend à d'autres plates-formes.
Voici comment définir des réponses automatiques dans Outlook sur le Web.
Étape 1: Visitez Outlook sur le Web.
Étape 2: Cliquez sur l'icône des paramètres dans le coin supérieur droit et sélectionnez Afficher tous les paramètres Outlook.
Étape 3: Sélectionnez Mail dans la barre latérale gauche et cliquez sur Réponses automatiques.
Étape 4: Activez la bascule des réponses automatiques.
Étape 5: Vous pouvez définir vos réponses pour qu'elles commencent et se terminent à une heure précise. Sinon, ils continueront jusqu'à ce que vous les désactiviez. Activer pour envoyer des réponses uniquement dans une période de temps. Sélectionnez l'heure de début et l'heure de fin.
Étape 6: Tapez votre réponse personnalisée avec tous les détails pertinents et appuyez sur le bouton Enregistrer en bas.
Lors de l'élaboration d'une réponse, vous pouvez utiliser l'éditeur de texte enrichi d'Outlook pour créer la réponse parfaite. Vous pouvez également activer l'envoi de réponses à la liste de contacts en bas. Mais nous ne le recommanderons pas car si vous activez l'option, seuls vos contacts Outlook enregistrés recevront une réponse automatique. D'autres peuvent manquer la réponse à l'extérieur du bureau.
Planifier le courrier d'absence du bureau dans OUTLOOK MAC
Microsoft fonctionne actuellement avec deux applications Outlook sur Mac. Le nouveau commutateur Outlook dans l'application Outlook sur Mac vous amène à La nouvelle expérience Outlook Microsoft prévoit de le faire bientôt.
La fonctionnalité d'absence du bureau n'est disponible que dans l'ancienne application Outlook Mac. Voici comment l'utiliser.
Étape 1: Ouvrez l'application Outlook sur Mac.
Étape 2: Sélectionnez Outils dans la barre de menus.
Étape 3: Cliquez sur Absent du bureau.
Étape 4: Activez l'envoi de réponses automatiques à votre compte Outlook.
Ici, vous avez la possibilité de créer différentes réponses automatiques au sein de votre organisation et à l'extérieur de votre organisation.
Étape 5: Sélectionnez l'heure de début et l'heure de fin et appuyez sur OK en bas.
Malheureusement, il manque à l'application Outlook Mac un éditeur de texte enrichi pour créer des réponses automatisées.
Configurer des réponses automatiques dans OUTLOOK WINDOWS
Sous Windows, nous avons l'application Mail intégrée au système d'exploitation et l'application Outlook qui fait partie du package Microsoft 365. Pour l'exemple ci-dessous, nous utiliserons l'application Outlook de Microsoft 365.
Étape 1: Ouvrez Outlook sur Windows.
Étape 2: Gardez la liste de diffusion ouverte et sélectionnez Fichier dans la barre de menus.
Étape 3: Depuis la page d'information, vous trouverez l'option de réponses automatiques. Clique dessus.
Étape 4: Activez Envoyer des réponses automatiques et définissez une heure de début et une heure de fin.
Étape 5: Tapez votre réponse automatique à l'aide d'un éditeur de texte fonctionnel, puis OK en bas.
Un domaine dans lequel Outlook pour Windows excelle sur Outlook Mac et Outlook Web est l'utilisation de règles dans les réponses automatiques.
Après avoir écrit votre réponse automatique, vous pouvez cliquer sur Règles et un menu personnalisé pour définir les règles s'ouvrira.
Sélectionnez Ajouter une règle et vous pouvez créer différentes règles d'automatisation dans Outlook. Par exemple, vous pouvez Transférer automatiquement les e-mails sélectionnés à une autre adresse e-mail.
Vous pouvez également configurer Outlook pour supprimer automatiquement certains messages électroniques à l'aide de mots-clés marketing. Ainsi, à votre retour de vacances, vous ne serez pas bombardé de centaines d'e-mails.
Un autre scénario pourrait être des réponses personnalisées. Supposons que certains clients soient plus importants pour vous. Vous pouvez ajouter leur adresse e-mail dans les règles et définir une réponse e-mail personnalisée pour eux. La réinitialisation vous donnera toujours les réponses automatiques normales dans Outlook. Les possibilités sont infinies ici.
Définir des réponses automatiques dans Outlook
La définition de réponses automatiques en dehors des heures de bureau montre votre approche professionnelle de votre travail. Vos clients et destinataires d'e-mails apprécient une mise à jour par e-mail. Suivez les étapes ci-dessus et planifiez le courrier d'absence du bureau dans Outlook.