Configurer un planning groupé dans le calendrier Outlook pour augmenter la productivité
Si vous avez du mal à vous concentrer sur votre liste de choses à faire croissante, essayez un horaire en bloc. Grâce à cette technologie de gestion des tâches et du temps, vous pouvez créer un calendrier dans votre calendrier pour chaque tâche de votre liste. Utilisation des fonctionnalités incluses dans Calendrier Outlook -Vous pouvez facilement créer un horaire de groupe.
Astuce : Besoin de prendre le contrôle de votre boîte de réception ? reconnait moi Comment utiliser les règles de Microsoft Outlook pour les manipuler.
Qu'est-ce qu'un tableau combiné ?
Les planifications groupées, parfois appelées blocs de temps, sont un moyen utile de gérer les tâches et le temps. L'utilisation la plus courante est dans la planification académique, où les cours longs n'ont lieu que certains jours de la semaine. Cependant, cette technologie peut aider à améliorer votre productivité au travail en vous permettant de vous concentrer sur une tâche à la fois.
Au lieu de rebondir entre lire un e-mail, répondre à un appel téléphonique et travailler sur un rapport, vous pouvez réserver une période de temps pour chaque tâche et ne travailler sur cette tâche que pendant cette période.
Par exemple, vous pouvez réserver une heure de 9h à 10h pour lire, écrire et répondre aux e-mails, puis une heure de 10h à 11h pour travailler sur les rapports.
En réservant du temps pour une tâche, vous pouvez mieux vous concentrer sur cette tâche spécifique et la terminer avant de passer à la suivante.
La clé d'un tableau groupé est la mise en page. Au début de votre semaine de travail, créez votre horaire de masse pour chaque jour ou au début de la journée, créez un horaire pour chaque tranche de temps, puis respectez l'horaire pour tout faire.
Si vous êtes prêt à essayer cette méthode de gestion des tâches, plusieurs fonctionnalités de calendrier Outlook peuvent vous aider à configurer un calendrier de groupe. Je regarderai!
Pour info : cherchez-vous Une alternative à Google Agenda? Nous avons quelques options!
Utiliser des catégories pour nommer les événements
Une fois que vous avez configuré un événement dans votre calendrier Outlook, vous pouvez utiliser une classe pour lui attribuer un code couleur et lui donner un nom afin de créer un calendrier groupé. Il peut vous aider à découvrir différents types d'événements en un coup d'œil.
Par défaut, Outlook vous donne des catégories avec leurs couleurs comme noms, mais vous pouvez également les renommer en quelque chose de plus significatif ou créer les vôtres. Par exemple, vous pouvez utiliser une catégorie jaune pour indiquer le retour des appels téléphoniques ou une catégorie bleue personnalisée appelée E-mails pour écrire et répondre aux messages. Suivez les étapes ci-dessous pour le configurer :
- Créez un événement en double-cliquant sur la date et l'heure de votre calendrier, à l'aide d'une section "Nouveau" depuis l'onglet Ruban "page principale" Ou en utilisant Raccourci clavier Ctrl + Maj + A.
- Ajoutez les détails de la tâche, y compris le nom, les heures de début et de fin et d'autres informations dans la description de l'événement.
- Dans l'onglet "un rendez-vous" ou "réunion" , ouvrez le menu déroulant "classification" Dans la section "Mots clés" dans le ruban et sélectionnez une catégorie.
- Vous verrez la catégorie en haut de l'événement. Apportez toute autre modification à la tâche souhaitée, puis cliquez sur "sauver et fermer" Quand tu as fini
- Faites de même pour les tâches restantes de votre emploi du temps. Lorsque vous affichez votre calendrier, vous verrez les différentes catégories codées par couleur pour chaque type de tâche.
Renommer ou créer une nouvelle catégorie
- Pour renommer les catégories par défaut ou créer les vôtres, ouvrez une liste "classification" Et sélectionnez "toutes catégories".
- Choisissez une catégorie existante et utilisez le bouton "Renommer" pour lui donner un nouveau nom ou bouton "Nouveau" pour créer une catégorie personnalisée.
Lisez la suite pour en savoir plus sur Travailler avec des catégories dans Microsoft Outlook.
Définir des rappels pour démarrer les prochaines tâches
Vous pouvez facilement perdre la notion du temps lorsque vous êtes concentré sur une tâche. Pour vous aider à respecter le calendrier, vous pouvez définir des rappels pour vos événements afin de vous alerter à l'avance ou au moment où vous démarrez une tâche.
Ouvrez un événement ou créez-en un nouveau et allez dans l'onglet "un rendez-vous" ou "réunion". Utilisez la liste déroulante "rappel" Dans la section « options » Pour choisir l'heure de l'alarme.
Si vous choisissez une durée, telle que 10 ou 15 minutes, cela vous donnera le temps de terminer la tâche en cours avant que la suivante ne commence.
Créer des événements récurrents pour les tâches quotidiennes
Lorsque vous planifiez votre semaine, vous pouvez avoir des tâches à effectuer à la même heure chaque jour. Pour cela, vous pouvez créer des événements récurrents pour réduire le temps que vous passez à planifier votre emploi du temps. Par exemple, vous pouvez configurer un blocage pour consulter votre messagerie tous les jours à 9hXNUMX.
- Ouvert un événement ou Créer un nouvel événement. Aller à l'onglet "un rendez-vous" ou "réunion" Et sélectionnez "répétition" dans un groupe "Options" ou choisissez "Action répétée" dans la section des détails de l'événement.
- Utilisation des champs Dans chaque section pour préparer la tâche répétée.
- Heure de rendez-vous : Sélectionner "Début" و "finir" و "Durée".
- motif de répétition : Choisissez la fréquence de répétition de la tâche sur la gauche, puis quand la répéter. Par exemple, si vous répétez une tâche tous les matins de la journée de travail, cochez "Quotidien" à gauche et "Chaque jour de la semaine" Sur la droite.
- Plage de répétition : Décidez combien de temps la tâche doit être répétée. Vous pouvez choisir une date de début et de fin, la terminer après un certain nombre d'itérations ou choisir une "Sans date de péremption".
4. Complétez ou modifiez les détails restants de la tâche selon vos besoins et précisez "sauver et fermer". Lorsque vous affichez l'événement sur votre calendrier, vous verrez une icône d'événement récurrent dans le coin.
Pour info : vous pouvez aussi Utiliser le planificateur de tâches de Windows pour programmer vos tâches.
Changer de vue pour le jour et la mise en page en cours
Une fonctionnalité intéressante du calendrier Outlook qui facilite l'utilisation d'un calendrier groupé est la possibilité de changer de vue. Vous pouvez utiliser une vue pour planifier votre semaine et une autre pour voir votre emploi du temps de la journée.
Avec le calendrier ouvert, accédez à l'onglet Accueil et utilisez les boutons de la section Calendrier "classement" Depuis le ruban ou ouvrez la flèche déroulante "Spectacle" à gauche pour sélectionner "aujourd'hui" و "semaine de travail" "semaine" Etc.
Utiliser les statuts activé et désactivé occupé
Les statuts de la planification groupée de votre calendrier Outlook permettent aux autres de savoir si vous êtes occupé, absent du bureau ou si vous travaillez à distance.
Ouvrez un événement ou créez-en un nouveau. Aller à l'onglet "un rendez-vous" ou "réunion" et sélectionnez le menu déroulant "la condition". Choisissez un statut à attacher à l'événement.
Par exemple, vous pouvez utiliser "Occupé" Pour les tâches ou réunions importantes, et "en dehors du bureau" pour le déjeuner de groupe, et "temporaire" Pour les tâches qui ne vous dérangent pas d'interrompre.
Terminer tôt ou commencer tard les tâches pour le temps de repos
Une autre fonctionnalité utile que vous pouvez utiliser dans le calendrier de bloc Outlook est la possibilité de raccourcir automatiquement les rendez-vous et les réunions. Vous pouvez définir une période de temps spécifique pour terminer tôt ou commencer tard pour vous donner une courte pause entre les tâches.
- Après avoir ouvert Outlook, accédez à Fichier -> Options. Sélectionner "Calendrier" Sur la gauche et allez à la section Options de calendrier Sur la droite.
- Cochez la case « Raccourcir les rendez-vous et les réunions » et choisissez soit "Finir tôt" ou "commencer tard" dans la liste déroulante à gauche.
- Utilisez les listes déroulantes suivantes pour choisir un incrément de temps pour les événements de moins d'une heure et d'une heure ou plus. Cliquez sur Ok Pour enregistrer les modifications.
À partir de maintenant, vous verrez les nouveaux événements que vous créez qui reflètent automatiquement ceux qui se terminent tôt ou commencent tard.
Ne lésinez pas sur ces quelques minutes entre les tâches pour de courtes pauses pour vous dégourdir les jambes ou aller aux toilettes. C'est peut-être n'importe qui Ce pomodoro compteurs pour Mac capable de vous aider.
Foire Aux Questions
Q1 : Comment modifier mes jours et heures de travail dans Outlook ?
Répondre: Vous pouvez facilement configurer les détails afin que votre calendrier se concentre sur les jours et les heures où vous travaillez.
Dans Outlook, sélectionnez "Fichier -> Options". Choisissez "Calendrier" à gauche, puis utilisez les champs d'une section "Temps de travail" pour choisir les jours et les heures. Cliquez sur Ok Pour enregistrer les modifications.
Q2 : Quelle est la différence entre les rendez-vous et les réunions dans Outlook ?
Répondre: Les dates sont des événements juste pour vous, tandis que les réunions sont celles avec d'autres personnes. Pour la plupart des tâches de planification de groupe, utilisez le type d'événement Rendez-vous. Si vous prévoyez de rencontrer d'autres personnes, utilisez le type de réunions.
Q3 : Puis-je programmer un rendez-vous privé (tâche) dans Outlook ?
Répondre: Vous pouvez rendre les rendez-vous et les réunions privés dans Outlook pour masquer certains détails aux autres. Gardez à l'esprit que si vous accordez des autorisations "en lisant" Pour un autre utilisateur, il ne pourra pas voir les détails, mais si vous accordez des autorisations "Le délégué a accès pour afficher les éléments privés" , ça sera fait.
Pour faire un événement privé, rendez-vous dans l'onglet "un rendez-vous" ou "réunion". Sélectionnez l'événement dans le calendrier et cliquez sur "Spécial" Dans la section "Mots clés" dans la bande.