Microsoft Outlook 규칙을 사용하여 받은 편지함을 관리하는 방법

받은 편지함을 관리하려면 많은 작업이 필요합니다. 특히 매일 수많은 이메일을 받는 경우에는 더욱 그렇습니다. Microsoft Outlook의 규칙을 사용하면 받은 편지함을 자동으로 관리할 수 있습니다. 이렇게 하면 메시지에 수동으로 조치를 취하는 시간을 절약하고 이메일 작업에 도움이 됩니다.

Outlook에서 규칙은 어떻게 작동합니까?

Outlook의 규칙을 사용하면 특정 기준을 충족하는 전자 메일 작업을 설정할 수 있습니다. 메시지가 받은 편지함에 도착하면 해당 작업에 대한 규칙이 자동으로 인계됩니다.

예를 들어 즐겨찾는 상점의 이메일을 쇼핑 폴더로 옮기거나 상사의 메시지를 중요 메시지로 표시하거나 자동 이메일 전달 당신의 파트너에게.

규칙을 설정하면 이와 같은 작업을 자동으로 수행할 수 있으며 손가락 하나 까딱하지 않고도 Microsoft Outlook 규칙이 받은 편지함을 관리하도록 할 수 있습니다.

Outlook에서 규칙을 만드는 방법

Outlook에서 규칙을 설정하는 것은 앱이 안내하는 단계별 프로세스입니다. 이메일 기준을 정의하여 시작하고 작업 선택으로 이동하고 선택적으로 규칙에 예외를 추가한 다음 규칙을 켭니다.

처음부터 기반 만들기

1. Outlook에서 처음부터 규칙을 만들려면 "파일 -> 정보" , 그런 다음 규칙 및 경고 관리.
   
2. 둘 이상의 이메일 계정이 있는 경우 상단에서 이메일 계정을 선택하고 "새 규칙".
   
3. 당신에게 광장을 제공합니다 "규칙 마법사" Outlook의 템플릿과 유사한 시작을 위한 기본 유형의 시작 프로그램입니다. 최저 "백지에서 시작" , 수신하거나 보내는 이메일에 규칙을 적용할지 여부를 선택할 수 있습니다.
   
4. 상단 두 섹션 중 하나에서 기준을 선택한 경우 하단에 표시되는 링크를 사용하여 항목을 추가합니다. 예를 들어 선택하면 누군가로부터 메시지를 받을 때 소리 재생 , 링크 클릭 "사람 또는 공개 그룹" 사람과 링크를 지정하려면 "소리" 사운드를 선택합니다. 다음을 클릭하여 팔로우하세요. "다음".
   
5. 조건을 확인하고 원하는 경우 추가하십시오. 규칙을 적용하려면 모든 조건이 충족되어야 합니다. 딸깍 하는 소리 "다음" 조건 선택이 완료되면.
   
6. 조치를 확인하고 선택적으로 더 추가하십시오. 지정한 모든 작업이 수행된다는 점을 기억하십시오. 딸깍 하는 소리 "다음" 작업 추가를 완료한 후.
   
7. 예외를 사용하면 일부 전자 메일 메시지에 대한 규칙을 재정의할 수 있습니다. 추가할 제외 항목의 확인란을 선택하고 하단의 링크를 사용하여 항목을 선택한 다음 "다음".
   
8. 상단에 규칙 이름을 입력하고 "설정 규칙 옵션". 상자를 확인 "이 규칙 실행". 선택적으로 현재 이메일에서 규칙을 즉시 실행하고 모든 이메일 계정에서 규칙을 사용하려면 다른 두 가지를 선택하십시오.
   
9. 하단의 3단계 박스에서 조건, 조치, 제외사항을 확인 후 클릭 "종결".
   
10. 이제 규칙 및 경고 상자에서 규칙 옆에 확인 표시가 있는 규칙이 나타납니다. 나중에 규칙을 비활성화하려면 여기로 돌아와 상자를 선택 취소할 수 있습니다. 위치하고 있다 "확인" أو "구현" 저장하거나 종료하려면 "해제" 마음이 바뀌면.
    

이메일을 기반으로 규칙 만들기

1. 기존 이메일을 기반으로 규칙을 만들려면 받은 편지함에서 메시지를 선택하거나 자체 창에서 엽니다. 탭으로 이동 "홈페이지" , 드롭다운 목록 열기 "규칙" , 선택 "규칙 만들기".
   
2. 창에서 "규칙 만들기" 상단에 사용 가능한 조건이 표시됩니다. 이메일을 기반으로 규칙을 생성하고 있으므로 그 사람이 누구인지, 제목이 무엇인지 또는 그냥 보내기와 같은 기준을 사용할 수 있습니다.
   
3. 상황에 따라 수행할 작업을 선택합니다. 새 항목 알림 창에 표시하거나 사운드를 재생하거나 폴더로 이동할 수 있습니다.
   
4. 더 많은 조건이나 작업을 추가하려면 "고급 옵션". 규칙 마법사와 동일한 상자가 표시됩니다. 선택하여 규칙을 만듭니다.
   
5. 그대로 규칙에 만족하면 다음을 클릭하십시오. "확인" 저장하고 적용합니다.
   

Outlook 규칙 예

이제 Outlook에서 규칙을 만드는 방법을 알았으므로 몇 가지 유용한 예를 살펴보겠습니다. 위의 지침을 사용하여 처음부터 이러한 규칙을 만듭니다.

메시지를 폴더로 이동

받은 편지함을 정리하기 위해 메시지를 폴더로 자주 이동하는 경우 메시지를 자동으로 이동하고 시간을 절약하는 규칙을 설정할 수 있습니다.

1. 상자에 "규칙 마법사" 먼저 선택 사람에서 폴더로 메시지 이동. 대신 다른 두 조건 중 하나를 선택하십시오. "메시지 전송". 퍄퍄퍄 "사람 또는 공개 그룹" 하단에서 연락처를 선택하고 "특정한" 폴더를 선택합니다. {다음>을 클릭하세요. 이 예에서는 다음을 선택합니다. "[이메일 보호]" و "마케팅 리소스" 똑바로.                           
2. More Conditions and Actions, Adding Exceptions를 선택하고 마지막으로 규칙의 이름을 지정하고 활성화하여 위에 표시된 대로 규칙 마법사를 탐색합니다.
   

후속 이메일 신고

이메일에 플래그를 지정하면 플래그를 설정하고 이메일이 도착하는 즉시 확인할 수 있으므로 메시지를 구성하는 또 다른 좋은 방법입니다.

1. 상자에 "규칙 마법사" 먼저 선택 "다른 사람이 보낸 메시지에 후속 조치 표시". 퍄퍄퍄 "사람 또는 공개 그룹" 연락처를 선택하고 "이 시간에 계속" 후속 조치 유형 및 시기를 선택합니다. 이 예에서는 "[이메일 보호]" و "요구" و "내일".                                                                                          
2. 나머지 프롬프트에 따라 탐색하십시오. "규칙 마법사" 그리고 규칙을 저장하고 활성화하십시오.
   

참고: 플래그가 지정된 메시지가 표시되면 다음을 수행할 수 있습니다. Outlook에서 답장을 예약하세요.

이메일에 카테고리 지정

어떤 이메일이 특정 범주에 속하는지 빠르게 발견하려면 사전에 규칙을 만들어 보는 것이 어떻습니까? 이것은 다음으로 이어질 것입니다 메시지를 범주에 넣기 한 눈에 볼 수 있습니다.

1. 첫 번째 규칙 마법사 상자에서 다음을 선택합니다. "내가 받는 메시지에 규칙 적용". 딸깍 하는 소리 "다음" 조건을 설정합니다.
   
2. 사용하려는 용어 및 세부 정보의 확인란을 선택합니다. 이 예에서는 다음을 사용합니다. "주제에 대한 특정 단어 포함" 그리고 "특정 단어"를 선택하여 단어를 추가합니다. "프로젝트". 딸깍 하는 소리 {다음에."
   
3. 체크박스 "카테고리 클래스에 할당" 을 탭한 다음 "범주" 사용하려는 카테고리를 선택합니다. 우리는 카테고리를 선택합니다 "고객". 딸깍 하는 소리 {다음에."
   
4. 필요에 따라 예외를 추가하고 다음을 클릭합니다. "다음".
5. 규칙의 이름을 지정하고 실행하고 설정을 확인한 다음 "종결".
   

메시지를 우선순위로 표시

상사나 개인 고객이 보낸 이메일과 같이 이메일 식별에 대한 우선 순위를 설정하면 즉시 중요한 것으로 표시할 수 있습니다. 또는 참조로 포함된 이메일을 낮은 우선순위로 표시하고 싶을 수도 있습니다.

1. 위의 규칙과 마찬가지로 "내가 받는 메시지에 규칙 적용" 규칙 마법사에서 다음을 클릭하여 조건을 지정합니다.
2. 사용하려는 조건의 상자를 선택하고 클릭하여 세부 정보를 추가합니다. 여기서 우리는 "CC 상자에 내 이름을 넣어". {다음'을 클릭하세요.
   
3. 에 대한 확인란을 선택하십시오. '중요한 것으로 표시' انقر فوق "중요성" 사용하려는 레벨을 선택합니다. 우리가 고른다 "낮은 중요도". {다음'을 클릭하세요.
   
4. 필요에 따라 예외를 추가하고 다음을 클릭합니다. "다음".
5. 규칙의 이름을 지정하고 실행하고 설정을 확인한 다음 "종결".
   

도움말: 이메일 전문가가 되어 보세요. 아웃룩 키보드 단축키.

자주 묻는 질문

질문 1: 내 Outlook 규칙은 어디에서 찾을 수 있습니까?
답변 : 규칙 관리자 창에서 하나 이상의 규칙을 비활성화, 수정 또는 삭제하려는 경우 규칙에 액세스할 수 있습니다.

파일 -> 정보로 이동하거나 홈 탭에서 규칙 메뉴를 열고 규칙 및 알림 관리를 선택합니다.

질문 2: 내 Outlook 규칙이 작동하지 않는 이유는 무엇입니까?
답변 : Outlook에서 설정한 규칙이 예상대로 작동하지 않는 데에는 몇 가지 이유가 있을 수 있습니다. 다음은 확인해야 할 몇 가지 사항입니다.

• 규칙 및 경고 관리 체크박스를 선택하여 규칙이 활성화되어 있는지 확인합니다.
• 규칙이 사용자가 삭제한 폴더나 연락처가 아니라 유효한 폴더나 연락처를 요구하는지 확인하십시오.
• 먼저 다른 규칙을 적용하지 않도록 합니다.

더 많은 원인과 해결 방법은 여기를 참조하세요. 마이크로소프트 지원 페이지.

질문 3: Outlook에서 조건부 서식 규칙을 설정할 수 있습니까?
답변 : 여기에서 설명한 전자 메일 받은 편지함 규칙과 별도의 위치에서 Outlook에서 조건부 서식을 사용할 수 있습니다.

보기 탭으로 이동하고 리본에서 보기 설정을 선택합니다. 표시되는 상자에서 조건부 서식을 선택한 후 다음 조건부 서식 상자에서 규칙을 설정합니다.