Ko gre za izbiro med uredniki Google Dokumenti ali urednik Dokumenti Zoho Za (Writer) ali MS Word Online je najpomembnejša stvar, ki pride na misel, razpoložljivost platforme. Vse, kar potrebujete, je spodobna internetna povezava in lahko nadaljujete svoje delo skoraj povsod. In prednost sodelovanja je bistvo.
Občutili boste dodaten občutek varnosti, če veste, da imate varnostno kopijo za obnovitev, če v nekaterih nepredvidenih okoliščinah ne morete dostopati do primarnih datotek. Žalostna situacija, a kot vsi vemo, se zgodi najboljšim med nami.
Danes je varnostno kopiranje vaših datotek brez povezave v oblak skoraj standard. Ni treba posebej poudarjati, da je ravno nasprotno. Navsezadnje ne želite izgubiti svojih dragocenih podatkov.
Na srečo vam omogoča Zoho Docs Sinhronizirajte svoje datoteke s storitvami, kot je Dropbox, ali omogočite shranjevanje File Writerja v račun Google Drive.
Poglejmo, kako ga pridobiti.
SINHRONIZIRAJTE Z DROPBOXOM
Zoho Docs vam omogoča tudi ustvarjanje računa varno shrambo tvoje. Edina težava je, da gre za dvosmerno sinhronizacijo, kar pomeni, da se bodo vse vaše datoteke v vašem računu Dropbox sinhronizirale z Zoho in obratno.
Če želite konfigurirati svoj račun Dropbox, sledite spodnjim korakom.
1. sklop: Odprite Zoho Documents in kliknite ikono Dropbox v zgornjem desnem kotu. Kliknite Konfigurirajte svoj račun Dropbox.
Zdaj boste preusmerjeni na novo stran za prijavo. Vse kar morate storiti je, da vnesete podatke o svojem računu Dropbox in se prijavite.
2. sklop: Ko je račun preverjen, boste videli svoje uporabniško ime za Dropbox. Kliknite nanj in preusmerjeni boste na stran s konfiguracijo sinhronizacije.
Prikazale se bodo strukture map za Dropbox in Zoho Docs, vse kar morate storiti pa je, da izberete ustrezno mapo za svojo nalogo. Ko končate, pritisnite gumb Sinhroniziraj mape in to je to. bo začel Sinhronizacija takoj.
Nastavite lahko celo časovnik Sinhronizacija. Odvisno od vaše prioritete lahko izberete Nenehno sinhroniziraj. Vendar pravim, da takoj uporabite možnost Sync, ker poskrbi za večino stvari.
- Ali ste vedeli: Dropbox Paper ima nabor bližnjic na tipkovnici za oblikovanje besedila.
Stvari, ki jih je treba upoštevati
Zoho Editor omogoča sinhronizacijo samo ene mape Dropbox. Zaenkrat sem imel mapo Dropbox prazno, ker nočem teh datotek v Zohu. Poleg tega Zoho ne dovoljuje sinhronizacije podmap in datotek v teh mapah.
Poleg tega, če izbrišete datoteko v eni storitvi, boste morali datoteke v drugi odstraniti ročno. To je zato, ker Zoho Docs v času pisanja nima sinhronizacije za brisanje datotek.
SINHRONIZIRAJTE Z GOOGLE DRIVE
Zoho Docs vam tehnično gledano ne omogoča sinhronizacije map ali dokumentov z Google Drive. Druga možnost je, da datoteko shranite neposredno v Google Drive. Ta postopek lahko uporabite tudi za shranjevanje datotek v mapo Dropbox.
Ko končate z delom na dokumentu (in obravnavate vse komentarje), kliknite Datoteka > Shrani na druge pogone in na seznamu izberite Google Drive.
Seveda boste morali biti prijavljeni in zagotoviti ustrezna dovoljenja. Ko končate, bi morali imeti možnost videti vse svoje mape Google Drive, lepo prikazane v majhnem oknu.
Zdaj lahko izberete ali ustvarite novo mapo za shranjevanje datoteke. Preprosto kliknite gumb Dodaj v to mapo in vaš dokument bo takoj naložen.
Dobra stran tega postopka je, da lahko izberete lastno obliko zapisa datoteke. od PDF v DOCX ali ODT, lahko izbirate s seznama spodobnih možnosti. Dodate lahko tudi več kot en račun Google Drive. Poleg tega, če ste nekdo, ki je paranoičen glede vprašanj zasebnosti in varnosti, lahko celo odstranite račun, ko končate s svojim delom.
Za oba kliknite Možnosti > Odstrani v oknu Shrani na druge pogone.
Na žalost ista funkcija ni omogočena za Zoho Presentation ali Zoho Spreadsheet.
Kaj pa varnostno kopiranje brez povezave
Čeprav Zoho Docs ne ponuja pristnega načina za varnostno kopiranje datotek v vaš računalnik, obstaja nekaj rešitev. Z njegovo uporabo lahko dosežete skoraj enake rezultate. Rekel sem podobno, ne ravno.
Če ste redni uporabnik Zoho Docs, morate že vedeti, da vam omogoča prenos datotek na vaš računalnik. Dobra stvar je, da vam Zoho Docs ponuja veliko možnosti, med katerimi lahko izbirate. Torej, ali želite datoteko shraniti kot PDF ali kot datoteko z navadnim besedilom, je izbira vaša.
Če želite to narediti, odprite datoteko, kliknite Prenesi kot in izberite možnost. Izberete lahko tudi zaščito datotek z geslom samo, če uporabljate računalnik v skupni rabi.
- Profesionalni nasvet: Zoho Writer ponuja način pisanja brez motenj, imenovan Focus Typing. Za dostop do njega kliknite Orodja > Možnosti postavitve in vklopite stikalo Focus Typing.
Zdravo!
S svojimi sodobnimi in impresivnimi orodji za urejanje je Zoho Docs primerno orodje za vse vaše potrebe po obdelavi besedil ali opravilih s preglednicami. Poleg tega na vrhu štrlijo izvrstne funkcije za sodelovanje. In ko ugotovite pravi način za varnostno kopiranje vseh vaših pomembnih dokumentov, bi rekel, da je končano Razvrsti se.
