Одним із найкращих способів заощадити час на повторюваних завданнях є створення шаблонів. Шаблон допомагає створити структуру або шаблон для будь-якого вмісту. Наприклад, у Microsoft Outlook користувачі можуть створювати шаблони електронної пошти замість того, щоб щоразу створювати електронні листи з нуля.
Ці шаблони електронної пошти корисні, коли вихідні повідомлення електронної пошти містять однаковий вміст або подібну структуру. Щоб створити шаблон електронної пошти в Microsoft Outlook, користувачі можуть використовувати будь-який з них Функція Quick Parts Або додайте мої шаблони. Ось як це працює:
Створіть форму електронної пошти за допомогою Quick Parts у MICROSOFT OUTLOOK
Quick Parts — це галерея в Microsoft Outlook, яка містить багаторазовий вміст, наприклад текст і зображення. Користувачі можуть легко вибрати ці елементи та включити їх в електронні листи, запрошення на зустрічі, завдання тощо. Ось як використовувати Quick Parts для створення шаблону електронної пошти:
Примітка: Microsoft представила Quick Parts в Outlook 2007, щоб замінити автотекст, який існував у попередніх версіях.
Розділ 1: Запустіть Microsoft Outlook на своєму комп’ютері.
Розділ 2: На стрічці виберіть «Новий електронний лист», щоб створити лист, який буде збережено як шаблон.
Крок 3: Виділіть тіло листа.
Розділ 4: Перейдіть на вкладку «Вставлення» та в групі «Текст» клацніть розкривний список «Швидкі частини».
Розділ 5: З перелічених параметрів виберіть «Зберегти виділення в галерею швидких панелей», щоб відкрити діалогове вікно.
Крок 6: У діалоговому вікні заповніть відповідні дані для наведених нижче полів:
- Ім'я: це унікальний ідентифікатор для кожного запису. Quick Parts перелічує назви в алфавітному порядку. Ви знайдете це дуже корисним, коли у вас буде багато записів.
- Галерея: Outlook допомагає зберігати вміст швидких частин у певних галереях. Це дуже корисно, якщо у вас збережено багато шаблонів.
- Категорія: Ви повинні дотримуватися «загального», за винятком випадків, коли вам потрібно додаткове групування для ваших шаблонів. Категорії подібні до вкладених папок і належать до галерей.
- Опис: це коментар, який допомагає описати кожен запис або шаблон. Ви ніколи не бачите цю тему, тому вам не потрібно про це турбуватися.
- Зберегти в: щоб переконатися, що вміст доступний для використання в електронних листах Outlook, використовуйте NormalEmail.dotm. Ви також можете ізолювати свої записи за формою.
- Параметри: цей атрибут допомагає визначити спосіб вставлення кожного запису.
Розділ 7: Натисніть OK, щоб зберегти деталі вашого нового запису. Ви завжди можете отримати доступ до цього запису для різних цілей, зокрема для створення електронних листів.
Розділ 8: Щоб скористатися новим шаблоном, перейдіть до тієї частини електронного листа, де потрібно розмістити шаблон.
Крок 9: Виберіть Quick Parts і клацніть шаблон для використання.
Примітка: Будь-який елемент, збережений у вікнах швидкого доступу, доступний лише локально на ПК.
Створіть шаблон електронної пошти за допомогою «Додати мої шаблони».
Мої шаблони — це доповнення, надане корпорацією Майкрософт для полегшення введення тексту одним клацанням миші. За допомогою цієї функції користувачі можуть зберігати часто використовувані фрази та додавати їх до електронних листів за потреби. Ця функція попередньо встановлена в Outlook; Однак користувачі повинні мати обліковий запис електронної пошти на сервері Microsoft Exchange.
Ось як використовувати надбудову «Мої шаблони»:
Примітка: Надбудова «Мої шаблони» доступна в Microsoft Outlook 2019, 2016, 2013, а також у Microsoft 365.
Розділ 1: Запустіть Microsoft Outlook.
Розділ 2: На стрічці виберіть Новий електронний лист.
Крок 3: На вкладці «Повідомлення» в групі «Мої шаблони» натисніть «Переглянути шаблони».
Примітка: Якщо надбудова «Перегляд шаблонів» не налаштована попередньо на панелі Outlook, виберіть «Файл» і «Керувати надбудовами», щоб установити її.
Розділ 4: У новому діалоговому вікні клацніть «Шаблон».
Розділ 5: У порожніх текстових полях введіть адресу електронної пошти та текст.
Крок 6: Натисніть «Зберегти», щоб переконатися, що шаблон доступний у будь-який час.
Розділ 7: Клацніть щойно створений шаблон, щоб перемістити його в тіло електронного листа.
Примітка: Шаблони, створені за допомогою надбудови «Мої шаблони», зберігаються у вашій поштовій скриньці та доступні звідусіль.
Створюйте шаблони електронних листів у Gmail
Незалежно від того, використовуєте ви функцію Quick Parts або надбудову My Templates, ви можете легко створювати шаблони електронної пошти в Microsoft Outlook. Ви також можете створювати шаблони в інших поштових програмах, як-от Gmail, за допомогою Gorgias.
