如果您想清理电子表格中的数据条目，您肯定想知道如何在 Google 表格和 Excel 中添加下拉列表。 这允许您使用一组选项限制将用户数据输入到特定单元格的选项。 您不必担心拼写错误或没人知道要输入什么。 此外，它还允许您更快地输入信息。
很高兴知道：你可以 电子表格自动化 也用公式。
在 Google 表格中添加下拉列表
有多种方法可以为您的下拉列表创建您自己的值列表 谷歌表格. 一些用户更喜欢使用现有工作表或同一文件中的另一个工作表中的值创建隐藏列。 其他人更喜欢在此过程的后期添加项目。 这些选项中的任何一个也适用于创建您的列表。
- 定位 单细胞 أو 单元格范围 您要添加下拉菜单的位置。
- 选择列表 “数据”。
- 定位 “数据验证”。
- 验证范围是否正确。 您可以手动设置或退出窗口并先标记您想要的范围。
- 设定你的标准。 默认情况下，它是 “范围清单”。 但是，您也可以使用：
- 物品清单 – 在框中添加每个条目，以逗号分隔。
- 号码 – 只允许数字输入，但您可以选择范围。
- 文本 – 它只接受基于您的标准的文本输入，例如它包含某些字母或单词、仅 URL 或电子邮件地址。
- التاريخ – 只接受日期。 自定义公式 - 为下拉列表创建自定义公式。
- 复选框 - 添加一个简单的复选框、真/假值或自定义值。 在此示例中，我使用的是范围列表。
- 输入包含列表值的数据范围。 我有几列主数据，以便稍后隐藏该列。
- 指定如何处理无效条目。 选择 “显示警告” ，它警告用户在允许他们输入他们想要的内容之前使用了有效元素，并且 “拒绝入境” ，拒绝列表中的任何内容。
- 点击 “保存”。
您现在应该在您选择将列表添加到的任何单元格中看到下拉箭头。
用户只需单击箭头即可选择一个选项。
您将下拉菜单设置为拒绝该条目。 如果有人输入任何其他值，您将看到警告，他们的输入将被拒绝。
如果您需要删除或编辑数据验证，请使用下拉菜单突出显示单元格或范围，然后转到“数据 -> 数据验证”。 进行更改或选择删除验证。
在 Excel 中添加下拉列表
如果您更喜欢 Excel 而不是 Google 表格，您仍然可以使用下拉菜单。 该过程在 Excel 中类似，但数据验证选项看起来有些不同。
- 突出显示要向其添加下拉列表的单元格或区域。
- 选择列表 “数据”。
- 定位 “数据验证”.
- 就像使用 Google 表格一样，您有多个标准可供选择，包括：
– 整数 - 它只接受整数
– 十进制 - 允许使用小数
– 列表 - 从预定义列表中选择值或输入您自己的列表（以逗号分隔）
– 日期 - 只接受日期
– 时间 - 它只接受时间格式
– 文本长度 - 它只接受一定长度或范围的文本
– 风俗 - 使用公式
由于我们正在创建下拉列表，因此您唯一需要担心的选项是 List。 - 定位 “列表” 并输入值的范围（如果您在同一张工作表或工作簿中的另一个选项卡上预定义了一个列表），或者输入每个列表项并用逗号分隔。 如果您输入范围，请在工作表上突出显示该范围或以等号 (=) 开头输入范围，例如 =E3:E6 或 =$E$3:$E$6。
- 默认情况下，我的选项被选中 “忽略空白” و “单元格中的下拉列表”. 他们确保单元格不留空，并且下拉列表将出现在单元格中。 如果需要，您可以取消选择这些。
- 选择标签 “输入信息”. 你可以留空 （取消选中“显示消息”） 或者输入标题和消息，让用户知道对他们的期望。 例如，下拉列表允许用户定位一个项目。 我进入了 “项目位置” و “选择一个位置” 作为我的输入消息。
- 选择标签 “错误警报”. 您可以取消选中该框 “显示警报” 不显示任何类型的警报，或在两者之间进行选择 “阻止”（拒绝所有超过下拉值的条目） أأو “警告”（接受输入，但警告用户选择一个值）. 我通常选择 “禁令”。 毕竟，添加下拉列表的全部原因是为了限制值。 输入标题和消息，让用户知道他们做错了什么。
- 完成所有三个选项卡后，点击 “行” 保存更改。 您应该会在范围的第一个单元格中看到一个下拉箭头。 如果您选择一条输入消息，它会出现一个箭头。
如果您尝试输入不正确的值并设置错误警报，警报应立即出现。
如果要编辑或删除列表，请突出显示使用下拉列表的单元格或区域。 请参阅 “数据 -> 数据验证”. 进行更改或选择 “清除所有” فيعلامةالتبويب “设置”。 点击 “行” 清除下拉列表。
如果您想更轻松地浏览 Excel，请使用 Excel 键盘快捷键 这是。
经常问的问题
Q1：我能否按字母顺序、最常用的用途或我选择的任何其他方式对菜单项进行排序？
الجواب： 是的。 如果您在“数据验证”框中手动输入了列表项，请将它们按照您希望它们出现的顺序排列。
如果您在电子表格的列中使用预先生成的列表，请按您喜欢的方式对数据进行排序。 下拉列表中的顺序将自动更改。
Q2：为什么有些菜单项前面有空格？
الجواب： 这通常发生在手动输入项目时。 虽然每个元素必须用逗号分隔，但元素之间只能有一个逗号。 例如，如果您想将 True 和 False 作为菜单选项，则必须输入 True、False。 不要在逗号后输入空格。 否则，您的菜单可能看起来有点奇怪。
Q3：列表中的项目数量有限制吗？
الجواب： 不对。 但是，您应该尽量使项目数量足够短，以便用户更容易从列表中选择项目。 长列表很难使用。
Q4：如果我想在我的列表中添加更多值怎么办？
الجواب： 在 Google 表格和 Excel 中添加下拉列表时，您可能不希望需要额外的值，但是有两种方法可以添加新项。
首先，如果您使用的是范围，请右键单击该范围内的任何单元格，添加一个新单元格，然后输入新值。 这应该会自动为下拉列表更新您的域。 或者，突出显示下拉列表的范围并转到“数据 -> 数据验证”并手动更改范围以考虑列表中的新项目。
如果您在“数据验证”窗口中创建了手动列表，请突出显示下拉列表的单元格并转到“数据 -> 数据验证”。 将项目添加到现有列表，并保存更改。
