节省重复性任务时间的最佳方法之一是创建模板。 模板有助于为任何内容提供结构或模板。 例如，在 Microsoft Outlook 中，用户可以创建电子邮件模板，而不是每次都从头开始创建电子邮件。
当传出的电子邮件包含相同的内容或相似的结构时，这些电子邮件模板很有用。 要在 Microsoft Outlook 上创建电子邮件模板，用户可以使用 快速零件功能 或者添加我的模板。 以下是它的工作原理：
在 MICROSOFT OUTLOOK 中使用 Quick Parts 创建电子邮件表单
快速窗格是 Microsoft Outlook 中的一个库，其中包含可重复使用的内容，例如文本和图像。 用户可以轻松选择这些项目并将它们包含在电子邮件、会议请求、任务等中。 以下是使用 Quick Parts 创建电子邮件模板的方法：
注意：Microsoft 在 Outlook 2007 中引入了 Quick Parts 以替换先前版本中存在的自动图文集。
步骤1： 在您的计算机上运行 Microsoft Outlook。
步骤2： 从功能区中，选择新电子邮件以创建要保存为模板的邮件。
意见3： 突出显示邮件正文。
步骤4： 单击插入选项卡，然后在文本组中单击快速部件下拉列表。
步骤5： 从列出的选项中，选择将选择保存到快速窗格库以启动对话框。
意见6： 在对话框中，填写以下字段的相关详细信息：
- 名称：这是每个条目的唯一标识符。 Quick Parts 按字母顺序列出名称。 当您有很多条目时，您会发现这非常有用。
- 图库：Outlook 可帮助您将 Quick Parts 的内容保存到特定的图库。 当您存储大量模板时，这非常有用。
- 类别：您应该坚持使用“通用”，除非您需要对模板进行额外分组。 类别就像子文件夹，它们属于画廊。
- 描述：这是有助于描述每个条目或模板的注释。 你永远不会看到这个主题，所以你不必担心它。
- 保存在：要确保内容可用于 Outlook 电子邮件，请使用 NormalEmail.dotm。 您还可以按表格隔离您的条目。
- 选项：此属性有助于确定如何插入每个条目。
步骤7： 单击确定以保存新条目的详细信息。 您始终可以出于各种目的访问此条目，包括创建电子邮件。
步骤8： 要使用新模板，请转到您希望模板出现的电子邮件部分。
意见9： 选择 Quick Parts 并单击要使用的模板。
备注： 保存在快速窗格中的任何项目仅在 PC 本地可用。
使用添加我的模板创建电子邮件模板
我的模板是微软提供的一个插件，方便一键输入文本。 使用此功能，用户可以存储常用短语并在需要时将其添加到电子邮件中。 此功能预装在 Outlook 中； 但是，用户必须拥有 Microsoft Exchange 服务器的电子邮件帐户。
以下是如何使用我的模板插件：
备注： 我的模板加载项在 Microsoft Outlook 2019、2016、2013 以及 Microsoft 365 中可用。
步骤1： 启动 Microsoft Outlook。
步骤2： 从功能区中，选择新电子邮件。
意见3： 在消息选项卡和我的模板组中，单击查看模板。
备注： 如果 Outlook 栏上未预配置 View Templates 加载项，请选择 File and Manage Add-ons 进行安装。
步骤4： 在新对话框中，单击模板。
步骤5： 在空白文本框中，输入电子邮件地址和文本。
意见6： 单击保存以确保模板在您需要时随时可用。
步骤7： 单击新创建的模板将其移动到电子邮件正文。
备注： 使用我的模板插件创建的模板存储在您的邮箱中，可以从任何地方访问。
在 Gmail 中创建电子邮件模板
无论您使用快速部件功能还是我的模板加载项，您都可以在 Microsoft Outlook 中轻松创建电子邮件模板。 您还可以使用 Gorgias 在其他邮件应用程序（例如 Gmail）上创建模板。
