如果您无法专注于不断增加的待办事项列表，请尝试使用分块时间表。 使用此任务和时间管理技术，您可以在日历中为列表中的每个任务创建一个时间表。 使用包含在 Outlook 日历 - 您可以轻松创建群组日程。
提示：需要控制您的收件箱？ 了解我 如何使用 Microsoft Outlook 规则来操作它们.
什么是组合表？
批量计划，有时称为时间块，是管理任务和时间的有用方法。 最常见的用途是在学术日程安排中，长班只在一周的特定几天举行。 但是，这项技术可以让您一次专注于一项任务，从而有助于提高您的工作效率。
与其在阅读电子邮件、接听电话和处理报告之间来回切换，您可以为每项任务预留一个时间段，并且只在该时间处理该任务。
例如，你可以从上午 9 点到 10 点留出一个小时来阅读、撰写和回复电子邮件，然后从上午 10 点到 11 点留出一个小时来处理报告。
通过为一项任务留出时间，您可以更好地专注于该特定任务并完成它，然后再继续下一个任务。
分组表的关键是布局。 在你的工作周开始时，为每一天或一天的开始创建你的批量时间表，为每个时间增量创建一个时间表，然后坚持完成所有事情的时间表。
如果您准备好尝试这种任务管理方法，可以使用多种 Outlook 日历功能来帮助您设置群组日历。 我会看一看！
仅供参考：您在寻找 谷歌日历的替代品？ 我们有一些选择！
使用类别来命名事件
在 Outlook 日历中设置事件后，您可以使用类来对代码进行颜色编码并命名，以创建批量计划。 它可以帮助您一目了然地发现不同类型的事件。
默认情况下，Outlook 为您提供以颜色作为名称的类别，但您也可以将它们重命名为更有意义的名称或创建您自己的名称。 例如，您可以使用黄色类别来指示电话回电，或使用名为电子邮件的自定义蓝色类别来编写和回复消息。 请按照以下步骤进行设置：
- 通过使用分区双击日历上的日期和时间来创建事件 “新的” 从功能区选项卡 “主页” , 或使用 اختصارلوحةالمفاتيح Ctrl + Shift + A。
- 在事件描述中添加任务详情，包括名称、开始和结束时间等信息。
- فيعلامةالتبويب “一个预约” أو “会议” , 打开下拉菜单 “分类” 在部分 “标签” 在功能区中并选择一个类别。
- 您将在活动顶部看到类别。 对所需任务进行任何其他修改，然后单击 “保存并关闭” 当你完成时。
- 对日程表上的剩余任务执行相同的操作。 查看日历时，您会看到每种类型的任务都有不同的颜色编码类别。
重命名或创建新类别
- 要重命名默认类别或创建您自己的类别，请打开列表 “分类” 并选择 “所有类别”.
- 选择现有类别并使用按钮 “改名” 给它一个新的名字或按钮 “新的” 创建自定义类。
继续阅读以了解更多信息 使用 Microsoft Outlook 中的类别.
设置提醒以开始下一个任务
当您专注于一项任务时，您很容易忘记时间。 为了帮助您按时完成任务，您可以为事件设置提醒以提前或在您开始任务时提醒您。
打开一个事件或创建一个新事件并转到选项卡 “一个预约” أو “会议”。 使用下拉框 “提醒” 在部分 “选项” 选择闹钟时间。
如果您选择一个时间，例如 10 或 15 分钟，它会给您时间在下一个任务开始之前完成当前任务。
为日常任务创建周期性事件
当您计划您的一周时，您可能每天都有任务要在同一时间执行。 为此，您可以创建重复性事件以减少计划日程安排所花费的时间。 例如，您可以设置一个区块，每天早上 9 点查看您的电子邮件。
- 打开 事件 أو 创建一个新事件. 转到选项卡 “一个预约” أو “会议” 并选择 “重复” 在一组 “选项” 或选择 “重复动作” 在活动详情部分。
- 用 回复 在每个部分准备重复的任务。
- 预约时间： 定位 “入门” و “结束” و “期间”。
- 重复模式： 选择重复左侧任务的频率，然后选择重复时间。 例如，如果您在每个工作日早上重复一项任务，请打勾 “日常的” 在左边和 “一周的每一天” 在右边。
- 重复范围： 决定任务应该重复多长时间。 您可以选择开始日期和结束日期，在一定次数的迭代后结束，或者选择一个 “没有有效期”。
4.根据需要完成或修改任务的剩余细节并指定 “保存并关闭”. 当您在日历上查看活动时，您会在角落看到一个重复活动图标。
切换当天和布局的视图
可以更轻松地使用批量日程安排的 Outlook 日历的一项重要功能是能够切换视图。 您可以使用一个视图来计划您的一周，并使用另一个视图来查看当天的日程安排。
在日历打开的情况下，转到“主页”选项卡并使用“日历”部分中的按钮 “排行” 从功能区或打开下拉箭头 “展示” 在左边选择 “今天” و “工作周” “周” ， 等等。
使用开启和关闭忙状态
Outlook 日历批量计划中的状态可以让其他人知道您是否忙碌、不在办公室或远程工作。
打开一个事件或创建一个新事件。 转到选项卡 “一个预约” أو “会议” 并选择下拉菜单 “条件”。 选择要附加到事件的状态。
例如，您可以使用 “忙碌的” 对于重要的任务或会议，以及 “办公室外” 午餐组，和 “暂时的” 对于您不介意打扰的任务。
提前完成或开始延迟任务以获得休息时间
您可以在 Outlook 块计划中使用的另一个有用功能是能够自动缩短约会和会议。 您可以设置一个特定的时间段来提前完成或延迟开始，让您在任务之间短暂休息。
- 打开 Outlook 后，转到 文件 -> 选项。 定位 “日历” 在左侧，转到该部分 日历选项 在右边。
- 复选框 “缩短约会和会议” 并选择 “早点结束” أو “开始晚了” 在左侧的下拉框中。
- 使用以下下拉框为小于 XNUMX 小时和 XNUMX 小时或更长时间的事件选择时间增量。 点击 “行” 以保存更改。
从现在开始，您将看到您创建的新事件会自动反映那些提前结束或延迟开始的事件。
不要吝啬任务之间的那几分钟，以便短暂休息以伸展双腿或使用浴室。 可能是任何人 这个适用于 Mac 的番茄钟计数器 能够帮助你。
经常问的问题
Q1：如何在 Outlook 中更改我的工作日和时间？
الجواب： 您可以轻松设置详细信息，以便您的日历专注于您工作的日期和时间。
在 Outlook 中，选择 “文件 -> 选项”. 选择 “日历” 在左侧，然后使用部分中的字段 “工作时间” 选择日期和时间。 点击 “行” 以保存更改。
Q2：Outlook 中的约会和会议有什么区别？
الجواب： 约会是只为你而设的活动，而会议是与其他人的活动。 对于大多数组计划任务，请使用 Appointments 事件类型。 如果您打算与其他人会面，请使用会议类型。
Q3：我可以在 Outlook 中安排私人约会（任务）吗？
الجواب： 您可以在 Outlook 中将约会和会议设为私有，以向其他人隐藏一些详细信息。 请记住，如果您授予权限 “阅读” 对于其他用户，他们将无法看到详细信息，但如果您授予权限 “委托人有权查看私人项目” ， 将会完成。
要举办私人活动，请转到标签 “一个预约” أو “会议”。 在日历中选择事件并单击 “特别的” 在部分 “标签” 在磁带中。
