Адзін з найлепшых спосабаў зэканоміць час на паўтаральных задачах — гэта стварэнне шаблонаў. Шаблон дапамагае надаць структуру або ўзор любому зместу. Напрыклад, у Microsoft Outlook карыстальнікі могуць ствараць шаблоны электронных лістоў замест таго, каб кожны раз ствараць электронныя лісты з нуля.
Гэтыя шаблоны электронных лістоў карысныя, калі выходныя электронныя лісты ўтрымліваюць аднолькавы або падобны змест. Каб стварыць шаблон электроннага ліста ў Microsoft Outlook, карыстальнікі могуць выкарыстоўваць альбо Функцыя хуткіх дэталяў Або дадайце мае шаблоны. Вось як гэта працуе:
Стварэнне шаблону электроннага ліста з дапамогай хуткіх частак у Microsoft Outlook
Хуткія часткі — гэта галерэя ў Microsoft Outlook, якая змяшчае кантэнт паўторнага выкарыстання, напрыклад, тэкст і выявы. Карыстальнікі могуць лёгка выбіраць гэтыя элементы і ўстаўляць іх у паведамленні электроннай пошты, запрашэнні на сустрэчы, задачы і г.д. Вось як выкарыстоўваць хуткія часткі для стварэння шаблону электроннай пошты:
Заўвага: Microsoft прадставіла функцыю хуткіх частак у Outlook 2007, каб замяніць аўтатэкст, які прысутнічаў у папярэдніх версіях.
Раздзел 1: Запусціце Microsoft Outlook на вашым кампутары.
Раздзел 2: На стужцы абярыце «Новы ліст», каб стварыць ліст, які будзе захаваны ў якасці шаблону.
Крок 3: Вылучыце тэкст ліста.
Раздзел 4: Націсніце ўкладку «Устаўка» і ў групе «Тэкст» абярыце выпадальнае меню «Хуткія часткі».
Раздзел 5: З пералічаных варыянтаў абярыце «Захаваць выбар у галерэі хуткіх дэталяў», каб адкрыць дыялогавае акно.
Крок 6: Унутры дыялогавага акна запоўніце адпаведныя дадзеныя ў палях ніжэй:
- Імя: Гэта ўнікальны ідэнтыфікатар для кожнага запісу. У раздзеле «Хуткія часткі» імёны пералічаны ў алфавітным парадку. Гэта будзе вельмі карысна, калі ў вас некалькі запісаў.
- Галерэя: Outlook дапамагае захоўваць змесціва хуткіх частак у пэўных галерэях. Гэта асабліва карысна, калі ў вас захоўваецца шмат шаблонаў.
- Катэгорыя: Калі вам не патрэбна дадатковая група для шаблонаў, варта выкарыстоўваць катэгорыю «Агульныя». Катэгорыі падобныя да падпапак і належаць да галерэй.
- Апісанне: Гэта каментарый, які дапамагае апісаць кожны запіс або шаблон. Вы ніколі не бачыце гэтага атрыбута, таму вам не трэба пра яго турбавацца.
- Захаваць у: Каб кантэнт быў даступны для выкарыстання ў электронных лістах Outlook, выкарыстоўвайце NormalEmail.dotm. Вы таксама можаце ізаляваць запісы па шаблоне.
- Параметры: Гэты атрыбут дапамагае вызначыць, як кожны запіс будзе пералічаны.
Раздзел 7: Націсніце «ОК», каб захаваць звесткі аб новым запісе. Вы заўсёды можаце атрымаць доступ да гэтага запісу для розных мэт, у тым ліку для стварэння электронных лістоў.
Раздзел 8: Каб выкарыстаць новы шаблон, перайдзіце ў раздзел электроннай пошты, дзе вы хочаце размясціць шаблон.
Крок 9: Выберыце «Хуткія дэталі» і націсніце на шаблон, які вы хочаце выкарыстаць.
Малюнак: Любы элемент, захаваны ў Quick Parts, даступны толькі лакальна на вашым ПК.
Стварыце шаблон электроннай пошты з дапамогай плагіна My Templates
«Мае шаблоны» — гэта дадатак ад Microsoft, якое спрашчае ўвод тэксту адным пстрычкай мышы. З дапамогай гэтай функцыі карыстальнікі могуць захоўваць часта выкарыстоўваныя фразы і дадаваць іх у паведамленні электроннай пошты пры неабходнасці. Гэтая функцыя папярэдне ўсталявана ў Outlook; аднак карыстальнікі павінны мець уліковы запіс электроннай пошты на серверы Microsoft Exchange.
Вось як выкарыстоўваць дадатак «Мае шаблоны»:
Малюнак: Надбудова «Мае шаблоны» даступная ў Microsoft Outlook 2019, 2016 і 2013, а таксама ў Microsoft 365.
Раздзел 1: Запусціце Microsoft Outlook.
Раздзел 2: На стужцы абярыце «Новы ліст».
Крок 3: На ўкладцы Паведамленні ў групе Мае шаблоны націсніце кнопку Прагляд шаблонаў.
Малюнак: Калі надбудова «Шаблоны прагляду» яшчэ не настроена на стужцы Outlook, выберыце «Файл» > «Кіраванне надбудовамі», каб усталяваць яе.
Раздзел 4: У новым дыялогавым акне націсніце «Шаблон».
Раздзел 5: У пустыя тэкставыя палі ўвядзіце загаловак і тэкст электроннага ліста.
Крок 6: Націсніце «Захаваць», каб шаблон быў даступны ў любы час, калі ён вам спатрэбіцца.
Раздзел 7: Націсніце на нядаўна створаны шаблон, каб перамясціць яго ў цела электроннага ліста.
Малюнак: Шаблоны, створаныя з дапамогай дадатку «Мае шаблоны», захоўваюцца ў вашай паштовай скрыні і даступныя з любога месца.
Стварэнне шаблонаў электронных лістоў у GMAIL
Незалежна ад таго, ці выкарыстоўваеце вы функцыю «Хуткія часткі», ці надбудову «Мае шаблоны», вы можаце лёгка ствараць шаблоны электронных лістоў у Microsoft Outlook. Вы таксама можаце ствараць шаблоны ў іншых праграмах электроннай пошты, такіх як Gmail, з дапамогай Gorgias.
