Det kan være besværligt at administrere din e-mail, når du er væk fra kontoret eller på ferie. Det er her, Gmails "Fraværsfunktion" (Out of Office - OOO) kommer til nytte. I denne artikel viser vi dig, hvordan du konfigurerer den. Ikke på kontoret I Gmail. Men før vi dykker ned i opsætningen af denne vigtige funktion, lad os forstå, hvad Fraværsfunktionen i Gmail er.
er en fordel "Ude af kontoret" Hvilket ofte kaldes "Feriesvar" I Gmail er det et effektivt værktøj, der giver dig mulighed for at automatisere dine e-mailsvar, når du ikke er tilgængelig til at besvare e-mails personligt. Det giver dine kontakter/kolleger besked om, at du i øjeblikket ikke er på kontoret, på ferie eller på anden måde ikke er tilgængelig i en længere periode.
Denne funktion hjælper dig med at opretholde et professionelt udseende ved at modtage e-mails og give vigtige oplysninger såsom dine fraværsdatoer og en valgfri personlig besked. Med denne forståelse, lad os komme i gang med de ting, du skal vide, før du konfigurerer "fravær"- eller "hjemmefra"-beskeder i Gmail.
Ting du skal vide, før du forlader kontoret i Gmail
Her er nogle grundlæggende ting, du skal vide, før du konfigurerer et automatisk fraværssvar på din Gmail-konto:
- Før du forbereder din fraværsbesked, skal du vælge de korrekte start- og slutdatoer. Sørg for, at din fraværsbesked starter, når du ikke er tilgængelig, og slutter, når du vender tilbage til arbejdet.
- Selvom det er nødvendigt at rapportere dit fravær, bør du personliggøre din fraværsbesked ved at inkludere detaljer som årsagen til dit fravær, en alternativ kontaktperson og hvornår modtageren kan forvente at høre fra dig.
- Sørg for, at du har adgang til dine Gmail-indstillinger på din mobilenhed, eller at du har en alternativ måde at deaktivere din "fraværsbesked", hvis dine planer ændrer sig, og du skal tilbage på arbejde tidligere end forventet.
- Før du er færdig med din fraværsbesked, skal du sende en test-e-mail til en personlig eller kollegas e-mailadresse for at sikre dig, at den automatiske svarfunktion fungerer som tilsigtet og ser professionel ud.
Med disse faktorer i tankerne kan du oprette en fraværsbesked i Gmail, mens du er væk. Lad os gennemgå trinnene og metoderne.
Sådan konfigurerer du et "fraværssvar" i Gmail-mobilappen
Det kan virke svært at konfigurere en fraværs- eller autosvar-funktion i Gmail, men det behøver det ikke at være. Trinene er ret enkle at følge i iOS- og Android-apps. Lad os komme i gang.
Trin 1: Start en app gmail Tryk på menuikonet på din Android- eller iOS-enhed. tre vandrette linjer i øverste venstre hjørne.
Trin 2: I højre rude skal du rulle ned til Indstillinger. Hvis du har flere konti forbundet, skal du på den næste skærm vælge den konto, du vil aktivere for din fraværssvar eller autoresponder.
Trin 3: Under Indstillinger skal du rulle ned og vælge AutoresponderOg så kør den.
Trin 4: Det er tid til at sætte Første og sidste dag Fra det tidspunkt, du er væk fra kontoret eller på ferie, afhængigt af din region.
Bemærk: Som standard vil din sidste dag blive indstillet en uge efter din første dag. Du kan dog tilpasse den baseret på din tidsplan. Derudover kan du indstille sidste dag-indstillingen til ingen, hvis du ikke ønsker en slutdato.
Trin 5: Når du har valgt dagene, skal du tilføje Emne og besked At sende til brugere, der kontakter dig i løbet af tidslinjen.
Trin 6: Vælg nu, om du vil sende beskeden til dine kontakter eller kun dine kolleger. Tryk til sidst på Det blev gennemført.
Det var det. Du har konfigureret et automatisk svar på e-mails, du modtager, mens du er på ferie eller ikke er på kontoret. Når du har angivet den sidste dag, vil det automatiske svar være deaktiveret. Hvis du vil slå det fra tidligt, skal du følge ovenstående trin og slå det fra.
Hvis du dog vil konfigurere og tilpasse din autoresponder i Gmail på computeren, skal du læse videre.
Opret en "Fraværsdag"- eller "Ikke til stede"-besked i Gmail på computeren
Tilføjelse af emne og besked samt aktivering af autosvar er ens på computer og mobil. Adgang og opsætning er dog en smule anderledes. Følg instruktionerne nedenfor.
Trin 1: Gå til Gmail-websted På nettet med dine kontooplysninger, hvor du vil konfigurere Ikke på kontoret
Trin 2: Når du er logget ind, skal du klikke på ikonet Indstillinger (Gear) i øverste højre hjørne.
Trin 3: Gå til option Se alle indstillinger fra rullemenuen.
Du vil blive overført til Gmail-indstillinger.
Trin 4: inden for generel, Rul ned til bunden af siden. Du vil se mulighederne for automatisk svar.
Bemærk: Afhængigt af din geografiske placering kan det automatiske svar kaldes "Automatisk svar ved fravær". Indstillingerne forbliver dog de samme for alle regioner.
Trin 5: Nu er det tid til at sætte Tidsinterval Du vil ikke være på kontoret. Vælg den første dag, som vil være startdatoen for din orlov.
Bemærk: Markér afkrydsningsfeltet Sidste dag. Ellers sender Gmail fraværsbeskeder, indtil du deaktiverer dem manuelt.
Trin 6: Når du har angivet tidsintervallet, skal du skrive emnet og skrive den besked, du vil sende, i beskedfeltet. automatisk.
Trin 7: Vælg nu mellem to muligheder; "Svar kun til personer i mine kontakter" أو "Svar kun til personer hos [firmanavn]."
Bemærk: Du kan også vælge begge muligheder.
Trin 8: Klik til sidst på knappen. "Gemmer ændringer" På bunden.
Det var det. Du har nu konfigureret dit automatiske fraværssvar i Gmail. Nu hvor du har aktiveret muligheden, kan du læse videre for at dele den med dine kolleger.
Sådan finder og deler du din GMAIL-status for fravær
Det er nemt at dele din Gmail-status som fraværende på computer og mobil. Alt du skal gøre er: Opret en begivenhed i din Google Kalender Det strækker sig over hele dagen. Når du opretter en begivenhed i Google Kalender,Del det med dine kolleger..
Når nogen begynder at skrive en e-mail til dig, vil de se, at du ikke er til stede. Dette forhindrer dem ikke i at sende dig en besked. Din status som "ikke til stede" vil også kun være synlig for personer, der har tilladelse til at se den.
Alternativt kan du Fastsættelse af dine egne arbejdstider Alternativt, hvis du har spørgsmål, kan du se afsnittet med ofte stillede spørgsmål nedenfor.
almindelige spørgsmål:
Q1. Kan jeg indstille forskellige fraværsbeskeder for interne og eksterne kontakter?
Svar: Nej, Gmails autosvarfunktion tillader dig ikke at oprette forskellige beskeder til interne og eksterne kontakter. Den samme besked sendes til alle e-mails, der modtages i løbet af din OOO-periode.
Q2. Kan jeg sende automatiske svar til bestemte e-mailadresser?
Svar: Gmails autoresponder sender et "fraværssvar" til hver unikke e-mailadresse én gang hver fjerde dag. Hvis den samme afsender sender dig e-mails flere gange, modtager de kun din autoresponder én gang hver fjerde dag.
Kommunikation uden hindringer
Nu hvor du ved, hvordan du konfigurerer "Fravær" i Gmail, kan du opretholde professionel kommunikation, selv når du ikke har adgang til din e-mail, så du sikrer, at dine kontakter informeres om dit fravær og kan forvente forsinkede svar. Du kan også læse Sådan ændrer du dit Gmail-navn.
