So erstellen Sie E-Mail-Vorlagen in Microsoft Outlook
Eine der besten Möglichkeiten, bei sich wiederholenden Aufgaben Zeit zu sparen, besteht darin, Vorlagen zu erstellen. Eine Vorlage hilft dabei, eine Struktur oder Vorlage für beliebige Inhalte bereitzustellen. In Microsoft Outlook können Benutzer beispielsweise E-Mail-Vorlagen erstellen, anstatt jedes Mal von Grund auf neue E-Mails zu erstellen.
Diese E-Mail-Vorlagen sind nützlich, wenn ausgehende E-Mail-Nachrichten denselben Inhalt oder eine ähnliche Struktur enthalten. Um eine E-Mail-Vorlage in Microsoft Outlook zu erstellen, können Benutzer entweder Quick Parts-Funktion Oder fügen Sie meine Vorlagen hinzu. So funktioniert das:
E-Mail-Formular mit Quick Parts in MICROSOFT OUTLOOK erstellen
Quick Panes ist eine Galerie in Microsoft Outlook, die wiederverwendbare Inhalte wie Text und Bilder enthält. Benutzer können diese Elemente einfach auswählen und in E-Mails, Besprechungsanfragen, Aufgaben usw. aufnehmen. So erstellen Sie mit Quick Parts eine E-Mail-Vorlage:
Hinweis: Microsoft hat Quick Parts in Outlook 2007 eingeführt, um den in früheren Versionen vorhandenen AutoText zu ersetzen.
Schritt 1: Führen Sie Microsoft Outlook auf Ihrem Computer aus.
Schritt 2: Wählen Sie im Menüband Neue E-Mail aus, um die als Vorlage zu speichernde E-Mail zu erstellen.
3: Markieren Sie den E-Mail-Text.
Schritt 4: Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen und in der Gruppe Text auf die Dropdown-Liste Quick Parts.
Schritt 5: Wählen Sie aus den aufgelisteten Optionen Auswahl in Quick Panes-Galerie speichern aus, um ein Dialogfeld zu starten.
6: Geben Sie im Dialogfeld die relevanten Details für die folgenden Felder ein:
- Name: Dies ist die eindeutige Kennung für jeden Eintrag. Quick Parts listet die Namen in alphabetischer Reihenfolge auf. Sie werden dies sehr nützlich finden, wenn Sie viele Einträge haben.
- Galerie: Outlook hilft Ihnen, den Inhalt von Quick Parts in bestimmten Galerien zu speichern. Dies ist sehr nützlich, wenn Sie viele Vorlagen gespeichert haben.
- Kategorie: Sie sollten bei 'generisch' bleiben, außer wenn Sie zusätzliche Gruppierungen für Ihre Vorlagen benötigen. Kategorien sind wie Unterordner und gehören zu Galerien.
- Beschreibung: Dies ist ein Kommentar, der bei der Beschreibung jedes Eintrags oder jeder Vorlage hilft. Sie sehen dieses Thema nie, also müssen Sie sich keine Sorgen machen.
- Speichern in: Um sicherzustellen, dass der Inhalt für die Verwendung in Outlook-E-Mails verfügbar ist, verwenden Sie NormalEmail.dotm. Sie können Ihre Eingaben auch nach Formularen isolieren.
- Optionen: Dieses Attribut hilft zu bestimmen, wie jeder Eintrag eingefügt werden soll.
Schritt 7: Klicken Sie auf OK, um die Details Ihres neuen Eintrags zu speichern. Sie können jederzeit für verschiedene Zwecke auf diesen Eintrag zugreifen, einschließlich der Erstellung von E-Mails.
Schritt 8: Um die neue Vorlage zu verwenden, gehen Sie zu dem Teil der E-Mail, in dem die Vorlage erscheinen soll.
9: Wählen Sie Quick Parts und klicken Sie auf die zu verwendende Vorlage.
Hinweis: Alle in Schnellfenstern gespeicherten Elemente sind nur lokal auf dem PC verfügbar.
Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage mit Add My Templates
My Templates ist ein von Microsoft bereitgestelltes Add-On, das die Texteingabe mit einem Klick erleichtert. Mit dieser Funktion können Benutzer häufig verwendete Phrasen speichern und bei Bedarf zu E-Mails hinzufügen. Diese Funktion ist in Outlook vorinstalliert; Benutzer müssen jedoch über ein E-Mail-Konto bei einem Microsoft Exchange-Server verfügen.
So verwenden Sie das Add-on Meine Vorlagen:
Hinweis: Das Add-In Meine Vorlagen ist in Microsoft Outlook 2019, 2016, 2013 sowie Microsoft 365 verfügbar.
Schritt 1: Starten Sie Microsoft Outlook.
Schritt 2: Wählen Sie im Menüband Neue E-Mail aus.
3: Klicken Sie auf der Registerkarte Nachrichten und in der Gruppe Meine Vorlagen auf Vorlagen anzeigen.
Hinweis: Wenn das Add-On View Templates in der Outlook-Leiste nicht vorkonfiguriert ist, wählen Sie Datei und Add-Ons verwalten, um es zu installieren.
Schritt 4: Klicken Sie im neuen Dialogfeld auf Vorlage.
Schritt 5: Geben Sie in die leeren Textfelder eine E-Mail-Adresse und einen Text ein.
6: Klicken Sie auf Speichern, um sicherzustellen, dass die Vorlage jederzeit verfügbar ist.
Schritt 7: Klicken Sie auf die neu erstellte Vorlage, um sie in den E-Mail-Text zu verschieben.
Hinweis: Mit dem My Templates Add-On erstellte Vorlagen werden in Ihrem Postfach gespeichert und können von überall abgerufen werden.
E-Mail-Vorlagen in Gmail erstellen
Unabhängig davon, ob Sie die Quick Parts-Funktion oder das Add-In Meine Vorlagen verwenden, können Sie ganz einfach E-Mail-Vorlagen in Microsoft Outlook erstellen. Sie können mit Gorgias auch Vorlagen für andere E-Mail-Apps wie Gmail erstellen.