Även om mappar i Microsoft Outlook är ett bekvämt sätt att lagra e-postmeddelanden, kan du behöva ett sätt att enkelt hitta specifika meddelanden. Med Microsoft Outlook-kategorier kan du tilldela en eller flera färgkodade etiketter till dina e-postmeddelanden. Låt oss ta en titt på hur du använder Microsoft Outlook-kategorier i Windows, Mac och webben.
Hur man tilldelar en kategori i Outlook
Det finns flera olika sätt att tilldela en kategori till ett e-postmeddelande i Outlook. Alternativen varierar beroende på vilken plattform du använder.
Gör något av följande i Windows:
- Högerklicka på e-postmeddelandet, gå till "klassificering" och välj kategori från popup-menyn.
- Lokalisera البريد الإلكتروني , och gå till fliken Hemsida och öppna rullgardinsmenyn. "Skyltar"Klicka på menyn. "klassificering" Och välj en kategori.
- Med e-postmeddelandet öppet, gå till fliken "Meddelanden" Öppna rullgardinsmenyn "Skyltar". Klick "klassificering" Och välj en kategori.
Du kommer att se kategorinamnet och färgen högst upp i e-postmeddelandet såväl som i kolumnen. Kategorier I din inkorg.
Gör något av följande på en Mac:
- Högerklicka på e-postmeddelandet, gå till "klassificering" och välj en kategori från popup-menyn.
- Välj e-postmeddelandet, gå till fliken Hemsida och öppna rullgardinsmenyn. "Skyltar". Klicka på Meny "klassificering" Och välj en kategori.
- Med e-postmeddelandet öppet, gå till fliken "meddelande" och öppna rullgardinsmenyn. "klassificering" och välj en kategori.
- Lokalisera Meddelande -> Klassificering I menyraden väljer du Kategori.
Du kommer att se kategorinamnet och färgen högst upp i meddelandet och i kolumnen. "Kategorier".
Gör något av följande på webben:
- Högerklicka på e-postmeddelandet, gå till "klassificering" och välj en kategori från popup-menyn.
- Markera e-postmeddelandet och öppna rullgardinsmenyn. "klassificering" och välj kategori.
Du ser kategorinamnet och färgen högst upp i e-postmeddelandet och bredvid ämnesraden i din inkorg.
Följ samma process för din plattform för att tilldela ytterligare kategorier till ett e-postmeddelande.
Ställ in en kategori med ett snabbt klick i Windows
Ett annat enkelt sätt att tilldela en kategori till ett e-postmeddelande i Outlook i Windows är att skapa en snabbklickningsåtgärd. Detta anger en standardkategori, så att du kan ställa in den genom att klicka på markören i en kolumn. "Kategorier". I skrivande stund är snabbklickfunktionen endast tillgänglig i Windows.
- öppna menyn "klassificering" och välj Ställ in snabbklick.
- När det lilla fönstret visas, använd rullgardinsmenyn för att välja standardkategori och klicka på "OK" För att rädda det.
- För att ställa in standardkategorin genom att snabbt klicka, klicka på indikatorn i kolumnen. Kategorier Bredvid e-postmeddelandet i din inkorg.
Hur man tar bort tilldelningen av en kategori
Om du använder dina kategorier som tillfälliga taggar eller helt enkelt vill ta bort en kategori från ett e-postmeddelande kan du också göra det.
Rensa en kategori
öppna menyn "klassificering" Som visas ovan och avmarkera den kategori du vill ta bort.
Rensa alla kategorier
öppna menyn "Kategorisera" och välj "Rensa alla kategorier" I Windows eller "Rensa allt" På Mac eller "Rensa kategorier" (Rensa kategorier) på webben.
Så här organiserar du din inkorg efter kategori
Även om du kan visa meddelandekategorier kan du också sortera eller ordna din inkorg efter kategori. Detta ger dig ett enkelt sätt att visa alla e-postmeddelanden i en kategori, listade alfabetiskt efter kategorinamn.
I Windows klickar du på en kolumnrubrik. Kategorier eller välj Kategorier I rutan för filtrering/sortering/ordning.
På Mac, klicka på en kolumnrubrik. Kategorier eller välj Visa -> Sortera efter -> Kategorier i menyraden.
Sortering efter kategori finns inte en funktion på webben, i skrivande stund.
Tips: Kolla in vår handledning om hur du sorterar din Gmail-inkorg också!
Så här hanterar du kategorier i Outlook
Du kan hantera din kategorilista i Outlook genom att byta namn på eller ta bort en kategori. Dessutom kan du tilldela en kortkommando i Windows eller lägga till en kategori i Favoriter på webben.
öppna menyn "Kategorisera" Som tidigare beskrivits och specificerat "Alla kategorier" i Windows eller "Redigera kategorier" På Mac eller "Hantera kategorier" på webben.
Byt namn på en kategori
Microsoft Outlook ger dig standardkategorier namngivna efter färger. Du kan till exempel ha en blå kategori, en röd kategori, en grön kategori och så vidare. Som tur är kan du byta namn på en kategori till vad du vill och slippa fastna med färgnamn.
I Windows, välj kategorin och klicka på "Döp om" , ange det nya namnet och tryck sedan på Enter.
På en Mac, dubbelklicka Namnet och ange Nytt namn och tryck sedan på Lämna tillbaka.
På webben väljer du redigeringsikonen. (blyerts) och ange Nytt namn och tryck på "spara".
Ta bort kategori
Om du vill ta bort en kategori, antingen en standardkategori eller en som du har skapat, kan du göra det med bara några få steg.
I Windows, välj Kategori och klicka på "radera" och bekräfta genom att klicka på "Ja" i popup -fönstret.
På Mac, välj Kategori och klicka på minusteckenknapp och bekräfta genom att klicka på "radera" i popup -fönstret.
Klicka på ikonen på webben. radera (Papperskorgen) och klicka "radera" För att bekräfta borttagning.
Tilldela en kortkommando till en kategori i Windows
För att kategorisera dina e-postmeddelanden snabbare kan du ställa in Kortkommando i Outlook på Windows.
Lokalisera Kategori Öppna rullgardinsmenyn Kortkommando Till höger. Välj den tangentkombination du vill använda och klicka på "OK" För att rädda det.
När du vill tilldela en kategori, välj البريد الإلكتروني I din inkorg och klicka på tangentbordsgenväg.
Lägg till en kategori i dina webbfavoriter
För snabb åtkomst till en kategori kan du lägga till den i dina favoriter i Outlook på webben. Den visas i avsnittet Favoriter i den vänstra sidofältet.
- Klick stjärna Placerad på höger sida om en befintlig klass eller till höger om ett nytt klassnamn.
- Bygga ut "Favorit" Till vänster för att se alla e-postmeddelanden i den kategorin.
Hur man skapar en Outlook-kategori
Om du vill åsidosätta standardkategorierna i Outlook kan du skapa din egen kategori, så att du kan ge den ett anpassat namn och välja en färg.
Skapa en kategori i Windows
- öppna menyn "klassificering" Som visats tidigare, antingen genom att högerklicka eller öppna en meny "Skyltar" , välj sedan Alla kategorier
- Klick "ny" på höger sida.
- Lägg till etiketten i fältet "namnet" Välj en färg från rullgardinsmenyn. "färgen". Valfritt kan du lägga till Kortkommando Med hjälp av rullgardinsmenyn.
- Klick "OK" För att spara din nya kategori.
Skapa en kategori på Mac
- öppna menyn "klassificering" Som visas ovan, högerklicka eller öppna menyn. "Skyltar" och välj sedan Redigera kategorier. Gå istället till Outlook -> Inställningar i menyraden och välj "Kategorier".
- Klick "Plustecken" längst ner på listan.
- Stiga på Kategorinamn I motsvarande ruta väljer du Färgindex Att välja en färg.
- Klick "tillägg" För att spara kategorin.
För att skapa en kategori på webben
- öppna menyn "klassificering" Som visats tidigare, antingen genom att högerklicka eller öppna rullgardinsmenyn. "klassificering" , välj sedan "Ny kategori".
- Ange ett kategorinamn i rutan ”Inget namn” och välj färg och tryck på "spara".
Vanliga frågor
F1: Varför visas inte mina Outlook-kategorier?
Svar: Det finns två möjliga orsaker till varför kategorier inte visas i Outlook. För det första, Kategorifunktionen är inte tillgänglig för IMAP-e-postkonton..
Dessutom kanske kolumnen inte är Kategorier visas i din inkorg. För att göra detta i Windows, gå till fliken "Visa" och välj "Visa inställningar" och välj "Kolumner". inom Tillgängliga kolumner , Välj Kategorier och klicka "tillägg".
På Mac högerklickar du på kolumnrubriken och klickar på Kategorier Att sätta en bock bredvid det.
F2: Kan jag söka efter kategori i Outlook?
Svar: Du kan använda de avancerade sökalternativen i Windows och Mac för att söka efter kategori. I Windows väljer du filterikonen till höger om fältet. "Sök" Använd rullgardinsmenyn. Kategorier För att välja en kategori. På en Mac, klicka i ett fält. "Sök" För att öppna fliken Sök och välja "Kategorier". Välj sedan en kategori högst upp.
På webben skriver du kategorinamnet i fältet. "Forskning" Och välj det från resultaten.
F3: Kan jag skapa underkategorier i Outlook?
Svar: Du kan för närvarande inte skapa underkategorier i Microsoft Outlook. Du kan dock härma detta genom att använda en namngivningskonvention och motsvarande färger. Du kan till exempel ha en kategori med namnet "klienter" , sedan ytterligare kategorier som kallas Andersons kunder و "Bruna klienter" و "Carlsons kunder" Med den/de färg(er) du väljer.
