När du importerar data eller text till Microsoft Excel visas det i ett annat format. Formatet som texten eller informationen visas i beror på informationens eller textens källa. Till exempel kundnamn eller anställdas adresser. Som standard visas dessa data som en kontinuerlig sträng i en enda cell. Här är de tre bästa sätten att dela text eller data i Microsoft Excel.
Om du stöter på en sådan situation erbjuder Microsoft Excel olika funktioner som du kan använda för att segmentera sådan data. I det här inlägget tar vi upp några lösningar du kan prova.
Använd snabbfyllning
Med Excels funktion för snabbfyllning kan du lägga till ett exempel på hur du vill dela upp data. Så här gör du:
Steg 1: Kör Excel-filen med relevanta data.
Steg 2: I ett Excel-kalkylblad, ge ett exempel på hur du vill dela upp data eller text i den första cellen.
Steg 3: Klicka på nästa cell du vill fylla och klicka på Data i menyfliksområdet.
Steg 4: I gruppen Dataverktyg klickar du på Snabbfyllning så delas informationen upp i de återstående cellerna i den markerade raden.
Flash Fill har vissa begränsningar. Till exempel extraherar den inte siffror med decimaler korrekt. Den matar bara in siffror efter decimaltecknet. Därför kan du fortfarande behöva verifiera manuellt att dina data har segmenterats korrekt.
Använda väljarfunktionen
En avgränsningsfunktion är en teckensträng som används för att definiera gränser mellan oberoende och separata regioner i dataströmmar. Du kan också använda den för att separera matematiska uttryck eller vanlig text i Excel. Några exempel på avgränsningsfunktioner i Excel inkluderar kommatecken, bindestreck, mellanslag, bindestreck och kolon.
Så här använder du väljarfunktionen:
Steg 1: Kör Excel-filen med relevanta data.
Steg 2: Markera listan med kolumner du vill dela och klicka på Data i Excel-menyfliksområdet.
Steg 3: Klicka på Text till kolumner, så bör en dialogruta som heter Guiden Konvertera text till kolumner öppnas.
Steg 4: Välj det specifika jobbet bland de två tillgängliga alternativen och klicka på Nästa.
Steg 5: På nästa sida i guiden Konvertera text till kolumner väljer du det avgränsningstecken du behöver för att dela upp dina data (till exempel Tabb, Mellanslag osv.) och klickar på Nästa. Om du vill använda ett anpassat avgränsningstecken klickar du på Annat och anger avgränsaren i nästa ruta.
Steg 6: På sista sidan väljer du partitionerat dataformat och önskad destination.
Steg 7: Klicka på Slutför så ska informationen delas upp i flera celler med hjälp av den angivna avgränsaren.
Använda Power Query
I Power Query kan Excel-användare manipulera kolumner till avsnitt med hjälp av avgränsare. Stegen nedan visar hur du använder den här metoden för att segmentera text eller data:
Steg 1: Starta Excel.
Steg 2: Gå till Excel-menyfliksområdet och klicka på Data.
Steg 3: Klicka på Hämta data.
Steg 4: Välj Från fil från den första rullgardinsmenyn och Från arbetsbok från den andra rullgardinsmenyn så bör Utforskaren startas.
Steg 5: Klicka på Excel-arbetsboken med relevanta data och klicka på Importera.
Steg 6: Du bör se ett popup-fönster för navigering som visar arbetsbladen i din arbetsbok. Markera arbetsbladet med relevanta data för att se en förhandsgranskning.
Steg 7: Välj Transformera för att visa Power Query-redigeraren.
Steg 8: Under Textgrupp väljer du Dela kolumn och väljer Efter avgränsare i rullgardinsmenyn.
Steg 9: I dialogrutan Dela kolumn med avgränsare väljer du avgränsartyp och delningspunkt och väljer sedan OK.
Steg 10: På fliken Start klickar du på Stäng så ser du ett nytt kalkylblad som visar delad data.
Importera data till Excel
Att dela upp text eller data i Microsoft Excel är oerhört viktigt om du måste rensa upp dina data manuellt för att de ska passa ditt föredragna analysformat. Förutom att presentera dem på bästa sätt vill du också att dina data ska vara begripliga och användbara på annat håll.
Att använda någon av ovanstående metoder bör hjälpa dig att dela upp text eller data i Microsoft Excel, vilket minskar tiden som går åt till att rensa data. Ett annat sätt att spara tid och ansträngning vid datarensning är att Importera data korrekt till Excel.
