Ett av de bästa sätten att spara tid på repetitiva uppgifter är att skapa mallar. En mall hjälper till att ge en struktur eller ett mönster till allt innehåll. I Microsoft Outlook kan användare till exempel skapa e-postmallar istället för att skapa e-postmeddelanden från grunden varje gång.
Dessa e-postmallar är användbara när utgående e-postmeddelanden innehåller samma eller liknande innehåll. För att skapa en e-postmall i Microsoft Outlook kan användare antingen använda Snabbdelsfunktion Eller lägg till mina mallar. Så här fungerar det:
Skapa en e-postmall med hjälp av Quick Parts i Microsoft Outlook
Quick Parts är ett galleri i Microsoft Outlook som innehåller återanvändbart innehåll som text och bilder. Användare kan enkelt välja dessa objekt och infoga dem i e-postmeddelanden, mötesförfrågningar, uppgifter etc. Så här använder du Quick Parts för att skapa en e-postmall:
Obs! Microsoft introducerade Quick Parts i Outlook 2007 för att ersätta Autotext som fanns i tidigare versioner.
Steg 1: Starta Microsoft Outlook på din dator.
Steg 2: Från menyfliksområdet väljer du Nytt e-postmeddelande för att skapa e-postmeddelandet som ska sparas som en mall.
Steg 3: Markera e-posttexten.
Steg 4: Klicka på fliken Infoga och klicka på rullgardinsmenyn Snabbdelar i gruppen Text.
Steg 5: Bland de listade alternativen väljer du Spara val i snabbdelsgalleriet för att öppna en dialogruta.
Steg 6: I dialogrutan fyller du i relevant information för fälten nedan:
- Namn: Detta är den unika identifieraren för varje post. Snabbdelar listar namnen i alfabetisk ordning. Du kommer att tycka att detta är mycket användbart när du har flera poster.
- Galleri: Outlook hjälper dig att spara Quick Part-innehåll i specifika gallerier. Detta är särskilt användbart när du har många mallar lagrade.
- Kategori: Du bör hålla dig till "Allmänt" om du inte behöver ytterligare gruppering för dina mallar. Kategorier är som undermappar och de tillhör gallerier.
- Beskrivning: Detta är en kommentar som hjälper till att beskriva varje post eller mall. Du ser aldrig detta attribut, så du behöver inte oroa dig för det.
- Spara i: För att säkerställa att innehållet är tillgängligt för användning i Outlook-e-postmeddelanden, använd NormalEmail.dotm. Du kan också isolera dina poster efter mall.
- Alternativ: Det här attributet hjälper till att avgöra hur varje post listas.
Steg 7: Klicka på OK för att spara dina nya uppgifter. Du kan alltid komma åt den här posten för olika ändamål, inklusive att skapa e-postmeddelanden.
Steg 8: För att använda den nya mallen, gå till e-postavsnittet där du vill att mallen ska visas.
Steg 9: Välj Snabbdelar och klicka på den mall du vill använda.
Lägga märke till: Alla objekt som sparas i Quick Parts är endast tillgängliga lokalt på din dator.
Skapa en e-postmall med hjälp av pluginet "Mitt mall"
Mina mallar är ett tillägg från Microsoft som gör textinmatning enkelt med ett enda klick. Med den här funktionen kan användare lagra ofta använda fraser och lägga till dem i e-postmeddelanden vid behov. Funktionen är förinstallerad i Outlook; användare måste dock ha ett e-postkonto hos en Microsoft Exchange-server.
Så här använder du tillägget Mina mallar:
Lägga märke till: Tillägget Mina mallar är tillgängligt i Microsoft Outlook 2019, 2016 och 2013, samt i Microsoft 365.
Steg 1: Starta Microsoft Outlook.
Steg 2: Välj Nytt e-postmeddelande från menyfliksområdet.
Steg 3: På fliken Meddelanden, i gruppen Mina mallar, klickar du på Visa mallar.
Lägga märke till: Om tillägget Visa mallar inte redan är konfigurerat i Outlook-menyfliksområdet väljer du Arkiv > Hantera tillägg för att installera det.
Steg 4: I den nya dialogrutan klickar du på Mall.
Steg 5: I de tomma textrutorna anger du en titel och brödtext för e-postmeddelandet.
Steg 6: Klicka på Spara för att säkerställa att mallen är tillgänglig när du behöver den.
Steg 7: Klicka på den nyskapade mallen för att flytta den till e-postmeddelandets brödtext.
Lägga märke till: Mallar som skapats med tillägget Mina mallar lagras i din inkorg och kan nås var som helst.
Skapa e-postmallar i GMAIL
Oavsett om du använder funktionen Snabbdelar eller tillägget Mina mallar kan du enkelt skapa e-postmallar i Microsoft Outlook. Du kan också skapa mallar i andra e-postprogram som Gmail med hjälp av Gorgias.
