如何在 Outlook 中自動歸檔電子郵件
微軟 Outlook 是 企業和組織中最受歡迎的電子郵件解決方案. 在消費者方面，Outlook 落後於 Gmail。 默認的 Outlook 郵件帶有 15 GB 的空間來填充。 隨著我們收到大量的營銷或銀行促銷活動和其他垃圾郵件，很容易忽略那些重要的電子郵件。 您可以通過歸檔不太重要的電子郵件並刪除不需要的和促銷電子郵件來避免這種情況。
如果您覺得 Outlook 收件箱運行緩慢或工作異常，則需要存檔或刪除不相關的電子郵件。 手動電子郵件存檔可能是一個耗時且繁瑣的過程。
微軟提供工作 重點收件箱 ，但僅限於過濾與用戶相關的電子郵件。 另一個有用的補充是 Outlook 規則。 它是 IFTTT 的 Outlook 版本。 使用規則，可以創建多個自動化來移動某些電子郵件以存檔或刪除郵件部分。
在這篇文章中，我們將引導您了解 Outlook 規則的功能，我們將創建一些規則來自動存檔來自 Outlook 的電子郵件。 該帖子還將介紹另一個 Outlook 獎勵技巧，以從一個地方取消訂閱不相關的電子郵件。 讓我們開始吧。
從電子郵件創建自動歸檔規則
Outlook 規則功能僅適用於 Outlook Mac、Windows 和 Web。 您無法在移動設備上訪問規則功能。 對於這篇文章，我們將使用 Web 上的 Outlook，因為它在每個平台上的工作方式都是一樣的。
相片1： 打開 Outlook網站 並登錄 使用您的 Microsoft 帳戶憑據。
相片2： 選擇並打開一封不相關的電子郵件。
相片3： 點擊 三點清單 並選擇 創建規則。
相片4： 創建 一個基地 將消息從發件人轉移到 存檔文件夾。
然後，來自發件人的所有傳入電子郵件將直接進入存檔的收件箱。 您仍然可以從文件夾中的存檔菜單訪問它。
從 OUTLOOK 設置創建自動存檔規則
上述技巧將所有電子郵件從發件人移動到項目存檔。 如果有人想要歸檔包含郵件正文中某些主題或關鍵字的電子郵件怎麼辦？
例如，我已經用盡了銀行的貸款優惠、冠狀病毒更新或任何其他營銷垃圾郵件。 但是，我確實經常參考我的銀行賬戶的每月賬戶對賬單和信用卡賬單。 如果您對主題或主題有類似的偏好，請按照以下步驟設置一些規則。
相片1： 打開 Outlook網站 並前往 設置.
相片2： 顯示所有 展望設置 ，會出現一個菜單 自定義設置。
相片3： 定位 規則選項 並選擇 添加新規則。
相片4： 讓我們稱之為 銀行規則 並添加 狀況.
相片5： 添加 不再與您相關的關鍵字 ，我添加了諸如貸款、EMI 等消息術語。
相片6： 創建一個規則以將所有電子郵件移動到存檔文件夾並點擊保存。
現在，每當您收到包含 Loan、EMI 或重要關鍵字的電子郵件時，它們都會自動移至您的存檔文件夾。
讓我們創建另一個有用的規則。 我們可以？ 每家公司都會向用戶發送與冠狀病毒相關的電子郵件。 雖然我讚揚他們的努力，但有時每天閱讀有關這種致命病毒的新聞很累。 在 Outlook 規則的幫助下，您可以在這些郵件引起您注意之前自動存檔。
相片1： 打開 Outlook 在網上並轉到 設置 > 郵件 > 規則。
相片2： 讓我們給新規則起個名字”冠狀病毒我們添加條件。
相片3： 添加消息體是否包含關鍵字等條件 （例如冠狀病毒或 COVID-19） 然後將這些電子郵件移至存檔文件夾。
我創建了幾十個 展望規則. 這是一項強大的工作，可能性是無窮無盡的。 這是我如何使用它。 每當我在度假旅行時，我都會創建一個規則，將所有收到的電子郵件移動到“旅行時”文件夾中，以確保它們在家庭時間不會打擾我。
一些垃圾公司不斷在我的 Outlook 收件箱中發送垃圾郵件。 他們讓我別無選擇，只能創建一個自動刪除規則來刪除這些電子郵件。
退訂電子郵件發件人
當您想保持收件箱中沒有虛假電子郵件時，自動存檔功能很有用。 但是，如果您想完全停止接收來自發件人的電子郵件，您應該使用電子郵件的取消訂閱功能。
但是，在每封郵件上找到小退訂按鈕可能既費時又乏味。 幸運的是，與 Outlook Web - 您可以在一處查看所有帶有取消訂閱按鈕的電子郵件發件人。
相片1： 打開 Outlook網站 並前往 設置.
相片2： 去 郵件 > 訂閱。
相片3： 在這裡，你會看到 帶有大取消訂閱按鈕的電子郵件發件人列表。
相片4： 不必要的退訂列表，也可以點擊 用於阻止發件人的三點菜單。
我每季度使用一次此功能從列表中刪除不相關的電子郵件。
保持電子郵件收件箱清潔
Microsoft Outlook 具有出色的語法功能。 您可以使用它來自動刪除、自動歸檔傳入的消息、將它們移動到不同的文件夾一段時間，甚至從單個列表中取消訂閱不必要的發件人。 它使我的電子郵件體驗提高了一英里。 您打算如何使用 Outlook 規則？ 在下面的評論部分發出聲音。