Om du har svårt att fokusera på din växande att-göra-lista kan du prova ett blockschema. Med hjälp av den här tekniken för uppgifts- och tidshantering kan du skapa ett schema i din kalender för varje uppgift på din lista. Med hjälp av de inbyggda funktionerna i Outlook-kalender Du kan enkelt skapa en grupperad tabell.
Tips: Behöver du kontrollera din inkorg? Läs mer. Hur man använder Microsoft Outlook-regler för att bearbeta dem.
Vad är en konsoliderad tabell?
Blockschemaläggning, ibland kallat tidsblockering, är en användbar metod för att hantera uppgifter och tid. Den vanligaste användningen är inom akademisk schemaläggning, där långa lektioner endast hålls vissa dagar i veckan. Denna teknik kan dock bidra till att förbättra din arbetsproduktivitet genom att låta dig fokusera på en uppgift i taget.
Istället för att växla mellan att läsa ett e-postmeddelande, svara på ett telefonsamtal och arbeta med en rapport kan du allokera ett tidsblock till varje uppgift och bara arbeta med den uppgiften under den tiden.
Du kan till exempel avsätta en timme från 9:10 till 10:11 till att läsa, skriva och svara på e-postmeddelanden, och sedan en timme från XNUMX:XNUMX till XNUMX:XNUMX till att arbeta med rapporter.
Genom att avsätta tid till en uppgift kan du bättre fokusera på den specifika uppgiften och slutföra den innan du går vidare till nästa.
Nyckeln till ett blockschema är planering. I början av din arbetsvecka, skapa ditt blockschema för varje dag, eller i början av varje dag, skapa en tidslinje för varje tidsintervall, och håll dig sedan till schemat för att få allt gjort.
Om du är redo att prova den här metoden för uppgiftshantering finns det flera kalenderfunktioner i Outlook som kan hjälpa dig att skapa en gruppkalender. Låt oss ta en titt!
FYI: Letar du efter Alternativ till Google KalenderVi har några alternativ!
Använd kategorier för att märka händelser.
När du har konfigurerat en händelse i din Outlook-kalender kan du använda en färgkodad och märkt kategori för att skapa ett grupperat schema. Detta kan hjälpa dig att snabbt identifiera olika typer av händelser.
Som standard ger Outlook dig kategorier med deras färgnamn, men du kan också byta namn på dem till något mer relevant eller skapa dina egna. Du kan till exempel använda den gula kategorin för att indikera återbesökta telefonsamtal eller en anpassad blå kategori som heter E-postmeddelanden för att skriva och svara på meddelanden. Följ stegen nedan för att konfigurera detta:
- Skapa en händelse genom att dubbelklicka på datum och tid i din kalender med hjälp av "ny" Från menyfliksområdet i fliken Hemsida , eller med hjälp av tangentbordsgenväg Ctrl + Skift + A.
- Lägg till uppgiftsdetaljer, inklusive namn, start- och sluttider och annan information i händelsebeskrivningen.
- i fliken "ett möte" أو "möte" Öppna rullgardinsmenyn "klassificering" I avsnitt "Skyltar" Välj en kategori i menyfliksområdet.
- Du ser kategorin högst upp i händelsen. Gör eventuella andra ändringar i uppgiften du vill ha och klicka sedan på Spara och stäng När du är klar.
- Gör samma sak för de återstående uppgifterna i ditt schema. När du tittar på din kalender ser du de olika färgkodade kategorierna för varje typ av uppgift.
Byt namn på eller skapa en ny kategori
- För att byta namn på standardkategorierna eller skapa dina egna, öppna menyn. "klassificering" och välj Alla kategorier.
- Välj en befintlig kategori och använd knappen . "Döp om" För att ge den ett nytt namn eller en ny knapp "ny" För att skapa en anpassad kategori.
Läs vidare för att lära dig mer om Arbeta med kategorier i Microsoft Outlook.
Ställ in påminnelser för att starta nästa uppgifter.
Det är lätt att tappa tidsuppfattningen när man fokuserar på en uppgift. För att hålla dig till schemat kan du ställa in påminnelser för dina händelser som aviserar dig före eller när uppgiften börjar.
Öppna en händelse eller skapa en ny och gå till fliken "ett möte" أو "möte". Använd rullgardinsmenyn "påminnelse" I avsnitt "alternativ" För att välja alarmtid.
Om du väljer en tid, till exempel 10 eller 15 minuter, får du den tid som behövs för att slutföra den aktuella uppgiften innan du kan börja med nästa.
Skapa återkommande händelser för dagliga uppgifter
När du planerar din vecka kan du ha uppgifter som du slutför vid samma tid varje dag. För att göra detta kan du skapa återkommande händelser för att minska den tid du lägger på att planera ditt schema. Du kan till exempel ställa in ett block för att kolla din e-post varje dag klockan 9.
- Öppen händelse أو Skapa ett nytt evenemangGå till fliken. "ett möte" أو "möte" och välj "upprepning" I en grupp "Alternativ" eller välj "återkommande procedur" I avsnittet med evenemangsdetaljer.
- använda sig av fält I varje avsnitt för att ställa in den återkommande uppgiften.
- Tid för möte: Lokalisera "Komma igång" و "färdig" و "Varaktigheten".
- Repetitionsmönster: Välj hur ofta uppgiften ska upprepas till vänster och sedan när du vill att den ska upprepas. Om du till exempel vill upprepa en uppgift varje arbetsmorgon, markera "dagligen" Till vänster och Varje dag i veckan Till höger.
- Repetitionsområde: Ange hur länge uppgiften ska upprepas. Du kan välja ett start- och slutdatum, avsluta den efter ett visst antal repetitioner eller välja "Inget utgångsdatum."
4. Slutför eller ändra de återstående detaljerna i uppgiften efter behov och välj Spara och stängNär du visar händelsen i din kalender ser du en ikon för återkommande händelser i hörnet.
Växla vyer för aktuell dag och planering
En bra funktion i Outlook Kalender som gör det enklare att använda ett grupperat schema är möjligheten att byta vy. Du kan använda en vy för att planera din vecka och en annan för att se ditt schema för dagen.
Med kalendern öppen, gå till fliken Hem och använd knapparna i avsnittet "rankning" Från menyfliksområdet eller öppna pilen i rullgardinsmenyn "Visa" Till vänster för att välja "i dag" و "Arbetsvecka" "Vecka" , etc.
Användningsfall vid hög belastning och arbetslöshet
Statuserna i din Outlook-kalendergruppstabell låter andra veta om du är upptagen, inte på kontoret eller arbetar på distans.
Öppna ett evenemang eller skapa ett nytt. Gå till fliken "ett möte" أو "möte" Välj rullgardinsmenyn. "villkoret". Välj en status att koppla till händelsen.
Du kan till exempel använda "upptagen" För viktiga uppgifter eller möten, och Frånvarande För lunchgruppen, "tillfällig" För uppgifter som du inte har något emot att bli avbruten.
Avsluta uppgifter tidigt eller börja sent för rast
En annan användbar funktion du kan använda i Outlooks blockschema är möjligheten att automatiskt förkorta möten och möten. Du kan ställa in en specifik tidsperiod för att sluta tidigt eller börja sent för att ge dig en kort paus mellan uppgifter.
- Efter att du har öppnat Outlook, gå till Arkiv -> Alternativ. Lokalisera "Kalender" Gå till vänster till avsnittet Kalenderalternativ Till höger.
- kryssruta Förkortning av möten och möten Välj antingen "Sluta tidigt" أو "börjar sent" I rullgardinsmenyn till vänster.
- Använd följande rullgardinsmenyer för att välja en tidsökning för händelser som är kortare än en timme och en timme eller mer. Klicka på "OK" för att spara ändringarna.
Från och med nu kommer du att se nya händelser du skapar som automatiskt återspeglar de som slutar tidigt eller börjar sent.
Bortse inte från de få minuterna mellan uppgifterna för korta pauser för att sträcka på benen eller gå till toaletten. Man kan Dessa pomodoro-timers är för Mac. Kan hjälpa dig.
Vanliga frågor
F1: Hur ändrar jag mina arbetsdagar och timmar i Outlook?
Svar: Du kan enkelt ställa in detaljer så att din kalender fokuserar på de dagar och tider du arbetar.
Välj i Outlook Arkiv -> AlternativVälja. "Kalender" Till vänster använder du sedan fälten i avsnittet. "arbetstid" För att välja dagar och tider, klicka på "OK" för att spara ändringarna.
F2: Vad är skillnaden mellan avtalade tider och möten i Outlook?
Svar: Bokningar är händelser bara för dig, medan möten är händelser med andra personer. För de flesta gruppschemaläggningsuppgifter använder du händelsetypen Bokningar. Om du planerar att träffa andra använder du typen Möten.
F3: Kan jag ställa in en privat mötesplats (uppgift) i Outlook?
Svar: Du kan göra möten och möten privata i Outlook för att dölja vissa detaljer från andra. Tänk på att om du ger behörigheter "Läsning" För en annan användare kommer hen inte att kunna se detaljerna, men om du ger behörighet "En ombud som har åtkomst att se privata objekt" , det kommer att bli gjort.
För att göra ett evenemang privat, gå till fliken "ett möte" أو "möte". Markera händelsen i kalendern och klicka på "privat" I avsnitt "Skyltar" i bandet.
