Gelen kutunuzu yönetmek için Microsoft Outlook kuralları nasıl kullanılır?

Gelen kutunuzu yönetmek, özellikle her gün tonlarca e-posta aldığınızda çok fazla iş gerektirir. Microsoft Outlook'taki Kurallar ile gelen kutunuzu otomatik olarak halledebilirsiniz. Bu, iletiler üzerinde manuel olarak işlem yapmanıza gerek kalmadan size zaman kazandırır ve e-postanızla çalışmanıza yardımcı olur.

Outlook'ta kurallar nasıl çalışır?

Outlook'taki kurallar, belirli ölçütleri karşılayan e-posta eylemleri ayarlamanıza olanak tanır. İletiler gelen kutunuza ulaştığında, bu işlemler için kurallar otomatik olarak devralır.

Örneğin, en sevdiğiniz mağazadan bir alışveriş klasörüne e-posta taşıyabilir, amirinizden gelen mesajları önemli olarak işaretleyebilir veya Otomatik e-posta yönlendirme partnerinize

Kuralları ayarladıktan sonra bunun gibi şeyleri otomatik olarak yapabilirsiniz ve ardından arkanıza yaslanın ve parmağınızı bile kıpırdatmadan Microsoft Outlook kurallarının gelen kutunuzu yönetme işini yapmasına izin verin.

Outlook'ta bir kural nasıl oluşturulur?

Outlook'ta bir kural ayarlamak, uygulamanın size yol gösterdiği adım adım bir süreçtir. E-posta ölçütlerini tanımlayarak başlayın, eylemleri seçmeye gidin, isteğe bağlı olarak kurala istisnalar ekleyin ve ardından kuralı etkinleştirin.

Sıfırdan bir taban oluşturun

1. Outlook'ta sıfırdan bir kural oluşturmak için “Dosya -> Bilgi” Sonra Kuralları ve uyarıları yönetme.
   
2. Birden fazla e-posta hesabınız varsa üst kısımdan bir e-posta hesabı seçin ve tıklayın. "Yeni kural".
   
3. sana bir kare verir "Kural Sihirbazı" Başlamak için Outlook'taki şablonlara benzer temel başlatıcı türleri. en düşük "Boş bir tabandan başlayın." , kuralın aldığınız veya gönderdiğiniz e-posta için geçerli olup olmadığını seçebilirsiniz.
   
4. Üstteki iki bölümden birinde Ölçüt'ü seçerseniz, öğeyi eklemek için altta görünen bağlantıları kullanın. Örneğin, seçerseniz Birinden mesaj aldığımda bir ses çal , Bağlantıyı tıklayın “İnsanlar veya genel grup” Bir kişi ve bir bağlantı belirtmek için "ses" sesi seçmek için Bunu tıklayarak takip edin "İleri".
   
5. Koşulu onaylayın ve istenirse daha fazlasını ekleyin. Kuralın geçerli olması için tüm koşulların karşılanması gerektiğini unutmayın. Tıklamak "sıradaki" Koşulları seçmeyi bitirdiğinizde.
   
6. Eylemi onaylayın ve isteğe bağlı olarak daha fazlasını ekleyin. Belirttiğiniz tüm eylemlerin gerçekleştirileceğini unutmayın. Tıklamak "sıradaki" Eylemleri eklemeyi bitirdikten sonra.
   
7. İstisnalar, bazı e-posta iletileri için kuralı geçersiz kılmanıza olanak tanır. Eklemek istediğiniz istisnalar için kutuları işaretleyin, öğeleri seçmek için alttaki bağlantıları kullanın ve tıklayın "İleri".
   
8. En üste kuralınız için bir ad girin ve "Kural seçeneklerini ayarla". kutuyu kontrol et "Bu kuralı çalıştırın.". İsteğe bağlı olarak, kuralı mevcut e-postada hemen çalıştırmak ve kuralı tüm e-posta hesaplarınızda kullanmak için diğer ikisini işaretleyin.
   
9. Alt kısımdaki 3. Adım kutusundaki koşulları, eylemleri ve istisnaları onaylayın ve tıklayın "bitirme".
   
10. Kuralınız artık Kurallar ve Uyarılar kutusunda yanında bir onay işaretiyle birlikte görünür. Daha sonra kuralı devre dışı bırakmak isterseniz buraya geri gelip kutunun işaretini kaldırabilirsiniz. bulun "TAMAM MI" أو "Uygula" kaydetmek veya çıkmak için "Iptal etmek \ bozmak" Eğer fikrini değiştirirsen.
    

Bir e-postaya dayalı bir kural oluşturun

1. Mevcut bir e-postayı temel alan bir kural oluşturmak için, gelen kutunuzdaki mesajı seçin veya kendi penceresinde açın. sekmeye git "Ana sayfa" , ve açılır listeyi açın "kurallar" Ve seçin "Kural oluştur".
   
2. Bir pencerede "Kural oluştur" En üstte, mevcut şartları göreceksiniz. E-postaya dayalı bir kural oluşturduğunuz için, bu kişi kim, Konuda ne var veya Sadece size gönder gibi ölçütleri kullanabilirsiniz.
   
3. Duruma göre yapmak istediğiniz eylemi seçin. Bunu yeni bir öğe uyarı penceresinde görüntüleyebilir, bir ses çalabilir veya bir klasöre taşıyabilirsiniz.
   
4. Daha fazla koşul veya eylem eklemek isterseniz, "Gelişmiş seçenekler". Kural Sihirbazı ile aynı kutuları göreceksiniz. Kuralınızı oluşturmak için seçimlerinizi yapın.
   
5. Kuraldan olduğu gibi memnunsanız, üzerine tıklayın. "TAMAM MI" kaydetmek ve uygulamak için.
   

Outlook kuralları örnekleri

Artık Outlook'ta nasıl kural oluşturacağınızı bildiğinize göre, bazı yararlı örnekleri inceleyelim. Yukarıdaki talimatları kullanarak bu kuralları sıfırdan oluşturuyoruz.

İletileri bir klasöre taşıma

Gelen kutunuzu düzenli tutmak için mesajlarınızı sık sık klasörlere taşıyorsanız, bunları otomatik olarak taşımak için bir kural ayarlayabilir ve biraz zaman kazanabilirsiniz.

1. Bir kutuda "Kural Sihirbazı" İlk olarak, seçin İletileri bir kişiden bir klasöre taşıma. Bunun yerine, diğer iki koşuldan birini seçin "mesaj iletimi". set “İnsanlar veya genel grup” Bir kişi seçmek için altta ve "özel" klasörü seçmek için Sonrakine tıkla." Örneğimizde, seçiyoruz "[e-posta korumalı]başlıklı bir kılavuz yayınladı و "Pazarlama Kaynakları" sırasıyla.                           
2. Koşullar ve eylemlerden daha fazlasını seçerek, istisnalar ekleyerek ve son olarak kuralı adlandırıp etkinleştirerek yukarıda gösterildiği gibi kurallar sihirbazında gezinin.
   

Takip e-postasını bildirin

E-postayı işaretlemek, bayrağı ayarlamanıza ve e-posta gelir gelmez onu görmenize olanak tanıdığından, mesajları düzenlemenin başka bir iyi yoludur.

1. Bir kutuda "Kural Sihirbazı" İlk olarak, seçin "Takip için birinden gelen mesajları işaretle". set “İnsanlar veya genel grup” bir kişi seçmek için ve "Bu sefer devam et" Takip tipini ve zamanlamasını seçmek için. Bu örnekte, seçiyoruz "[e-posta korumalı]başlıklı bir kılavuz yayınladı و "Telefon etmek" و "Yarın".                                                                                          
2. Gezinmek için kalan istemleri izleyin "Kural Sihirbazı" Ve kuralı kaydedin ve etkinleştirin.
   

Not: Bayraklı bir mesaj gördüğünüzde şunları yapabilirsiniz: Yanıtınızı Outlook'ta planlayın.

Bir e-postaya kategori atama

Hangi e-postanın belirli kategorilere girdiğini hızlı bir şekilde keşfetmek için neden bunu önceden yapmak için bir kural oluşturmuyorsunuz? Bu yol açacaktır İletileri kategorilere ayırın bir bakışta görmek için kendi.

1. İlk Kural Sihirbazı kutusunda, "Kuralı aldığım mesajlara uygula". tık "sıradaki" koşulları ayarlamak için.
   
2. Kullanmak istediğiniz terimler ve ayrıntılar için kutuları işaretleyin. Örneğimizde, kullandığımız "konuyla ilgili belirli kelimelerle" Ve bir kelime eklemek için "belirli kelimeleri" seçiyoruz "proje". tık {devamındaki."
   
3. Bir kutuyu işaretleyin "kategori sınıfına ata" Sonra tıklayın "kategori" kullanmak istediğiniz kategoriyi seçmek için Bir kategori seçiyoruz "Müşteriler". tık {devamındaki."
   
4. İsteğe bağlı olarak, istisnalar ekleyin ve tıklayın "İleri".
5. Kuralı adlandırın, çalıştırın, ayarı onaylayın ve tıklayın "bitirme".
   

İletileri öncelikli olarak işaretle

Patronunuzdan veya özel bir müşteriden gelenler gibi e-postaları tanımlamak için bir öncelik belirlerseniz, onları hemen önemli olarak işaretleyebilirsiniz. Veya CC olarak eklendiğiniz e-postayı düşük öncelikli olarak işaretlemek isteyebilirsiniz.

1. Yukarıdaki kural gibi, seçin "Kuralı aldığım mesajlara uygula" Kural Sihirbazı'nda, koşulları belirtmek için İleri'ye tıklayın.
2. Kullanmak istediğiniz koşullar için kutuları işaretleyin ve ayrıntıları eklemek için tıklayın. Burada kullandığımız "Adımı CC kutusuna yaz". Sonrakine tıkla."
   
3. için kutuyu işaretleyin 'Önemli olarak işaretle' Ve tıklayın "Önem" kullanmak istediğiniz düzeyi seçmek için Biz seciyoruz "düşük önem". Sonrakine tıkla."
   
4. İsteğe bağlı olarak, istisnalar ekleyin ve tıklayın "İleri".
5. Kuralı adlandırın, çalıştırın, ayarı onaylayın ve tıklayın "bitirme".
   

İpucu: ile bir e-posta uzmanı olun Outlook klavye kısayolları.

Sık sorulan sorular

S1: Outlook kurallarımı nerede bulabilirim?
Cevap: Kural Yöneticisi penceresinden bir veya daha fazlasını devre dışı bırakmak, değiştirmek veya silmek isterseniz kurallarınıza erişebilirsiniz.

Dosya -> Bilgi'ye gidin veya Giriş sekmesindeki Kurallar menüsünü açın ve Kuralları ve Uyarıları Yönet'i seçin.

S2: Outlook kuralım neden çalışmıyor?
Cevap: Outlook'ta ayarladığınız bir kuralın beklendiği gibi çalışmamasının birkaç nedeni olabilir. İşte aranacak bazı şeyler:

• Kuralın etkinleştirildiğinden emin olmak için Kuralları ve uyarıları yönet kutusunu işaretleyin.
• Kuralın, sildiğiniz değil, geçerli bir klasör veya kişi gerektirdiğinden emin olun.
• Önce farklı bir kural uygulamadığınızdan emin olun.

Daha fazla neden ve çözüm için buraya bakın Microsoft destek sayfası.

S3: Outlook'ta bir koşullu biçimlendirme kuralı ayarlayabilir miyim?
Cevap: Koşullu biçimlendirme, Outlook'ta burada ele alınan e-posta gelen kutusu kurallarından ayrı bir konumda bulunur.

Görünüm sekmesine gidin ve şeritte "Ayarlar Görünümü" seçeneğini seçin. Görüntülenen kutuda Koşullu Biçimlendirme'yi seçin ve ardından sonraki Koşullu Biçimlendirme kutusunda kuralı ayarlayın.