Büyüyen yapılacaklar listenize odaklanmakta sorun yaşıyorsanız, bir blok plan deneyin. Bu görev ve zaman yönetimi teknolojisi ile listenizdeki her görev için takviminizde bir program oluşturabilirsiniz. İçerisindeki özelliklerin kullanılması Outlook takvimi -Kolayca bir grup programı oluşturabilirsiniz.
İpucu: Gelen kutunuzun kontrolünü elinize almanız mı gerekiyor? Beni tanımak Bunları işlemek için Microsoft Outlook kuralları nasıl kullanılır?.
Birleşik tablo nedir?
Bazen zaman blokları olarak adlandırılan toplu programlar, görevleri ve zamanı yönetmenin yararlı bir yoludur. En yaygın kullanım, uzun derslerin yalnızca haftanın belirli günlerinde yapıldığı akademik programlardır. Ancak bu teknoloji, her seferinde tek bir göreve odaklanmanıza izin vererek işteki üretkenliğinizi artırmanıza yardımcı olabilir.
Bir e-postayı okumak, bir telefon aramasını cevaplamak ve bir rapor üzerinde çalışmak arasında gidip gelmek yerine, her görev için bir süre ayırabilir ve bu süre boyunca yalnızca o görev üzerinde çalışabilirsiniz.
Örneğin, e-postaları okumak, yazmak ve yanıtlamak için sabah 9'dan 10'a kadar bir saat ve ardından raporlar üzerinde çalışmak için sabah 10'dan 11'e kadar bir saat ayırabilirsiniz.
Bir görev için zaman ayırarak, o göreve daha iyi odaklanabilir ve bir sonrakine geçmeden önce onu tamamlayabilirsiniz.
Gruplanmış bir tablonun anahtarı düzendir. Çalışma haftanızın başında, her gün için veya günün başında toplu programınızı oluşturun, her zaman artışı için bir program oluşturun ve ardından her şeyi halletmek için programa bağlı kalın.
Bu görev yönetimi yöntemini denemeye hazırsanız, bir grup takvimi oluşturmanıza yardımcı olabilecek birkaç Outlook takvim özelliği vardır. Bir bakacağım!
Bilginize: mi arıyorsunuz? Google Takvim'e bir alternatif? Bazı seçeneklerimiz var!
Etkinlikleri adlandırmak için kategorileri kullanın
Outlook takviminizde bir etkinlik ayarladıktan sonra, toplu bir zamanlama oluşturmak için bir sınıfı renk koduna ve adlandırmaya kullanabilirsiniz. Bir bakışta farklı olay türlerini keşfetmenize yardımcı olabilir.
Varsayılan olarak, Outlook size adları olarak renkleri olan kategoriler verir, ancak bunları daha anlamlı bir adla yeniden adlandırabilir veya kendinizinkini oluşturabilirsiniz. Örneğin, geri dönen telefon aramalarını belirtmek için sarı bir kategori veya mesaj yazmak ve yanıtlamak için E-postalar adlı özel bir mavi kategori kullanabilirsiniz. Bunu ayarlamak için aşağıdaki adımları izleyin:
- Bir bölüm kullanarak takviminizde tarih ve saate çift tıklayarak bir etkinlik oluşturun. "yeni" Şerit sekmesinden "Ana sayfa" veya kullanarak Klavye kısayolu Ctrl + Üst Karakter + A.
- Etkinlik açıklamasında ad, başlangıç ve bitiş saatleri ve diğer bilgiler dahil olmak üzere görev ayrıntılarını ekleyin.
- Sekmede "randevu" أو "toplantı" , açılır menüyü aç "sınıflandırma" Bölümde "Etiketler" şeritte ve bir kategori seçin.
- Kategoriyi etkinliğin üst kısmında göreceksiniz. Görevde istediğiniz diğer değişiklikleri yapın ve ardından "kaydet ve kapat" Tamamlandığında.
- Programınızdaki kalan görevler için de aynısını yapın. Takviminizi görüntülediğinizde, her görev türü için farklı renk kodlu kategoriler göreceksiniz.
Yeniden adlandırın veya yeni bir kategori oluşturun
- Varsayılan kategorileri yeniden adlandırmak veya kendi kategorinizi oluşturmak için bir liste açın "sınıflandırma" Ve seçin "Tüm Kategoriler".
- Mevcut bir kategori seçin ve düğmesini kullanın "Adını değiştirmek" ona yeni bir ad veya düğme vermek için "yeni" Özel bir kategori oluşturmak için.
Daha fazlasını öğrenmek için okumaya devam edin Microsoft Outlook'ta kategorilerle çalışın.
Sonraki görevleri başlatmak için hatırlatıcılar ayarlayın
Bir göreve odaklandığınızda kolayca zaman kavramını kaybedebilirsiniz. Programa bağlı kalmanıza yardımcı olmak için etkinlikleriniz için önceden veya bir göreve başladığınızda sizi uyaracak hatırlatıcılar ayarlayabilirsiniz.
Bir etkinlik açın veya yeni bir etkinlik oluşturun ve sekmeye gidin "randevu" أو "toplantı". Açılır kutuyu kullanın "hatırlatma" Bölümde "seçenekler" Alarm saatini seçmek için.
10 veya 15 dakika gibi bir süre seçerseniz, size bir sonraki görev başlamadan önce mevcut görevi bitirmeniz için zaman verecektir.
Günlük görevler için yinelenen etkinlikler oluşturun
Haftanızı planlarken, her gün aynı saatte gerçekleştirmeniz gereken görevleriniz olabilir. Bunun için programınızı planlamak için harcadığınız zamanı azaltmak için yinelenen etkinlikler oluşturabilirsiniz. Örneğin, her gün sabah 9'da e-postanızı kontrol etmek için bir blok oluşturabilirsiniz.
- aç Etkinlik أو Yeni bir etkinlik oluştur. Sekmeye git "randevu" أو "toplantı" Ve seçin "tekrarlama" grup içinde "Seçenekler" veya seç "tekrarlanan eylem" etkinlik ayrıntıları bölümünde.
- kullanım büyükanne Her bölümde tekrarlanan görevi hazırlamak.
- Buluşma zamanı: set "Başlarken" و "sona ermek" و "Süre".
- tekrarlama modeli: Soldaki görevin ne sıklıkta tekrarlanacağını ve ardından ne zaman tekrarlanacağını seçin. Örneğin, her iş günü sabahı bir görevi tekrarlıyorsanız, bir onay işareti koyun. "Günlük" solda ve "Haftanın her günü" Sağdaki.
- Tekrar aralığı: Görevin ne kadar süreyle tekrarlanması gerektiğine karar verin. Bir başlangıç ve bitiş tarihi seçebilir, belirli sayıda yinelemeden sonra sonlandırabilir veya "Son kullanma tarihi olmadan".
4. Görevin kalan ayrıntılarını gerektiği gibi tamamlayın veya değiştirin ve belirtin "kaydet ve kapat". Etkinliği takviminizde görüntülediğinizde, köşede yinelenen bir etkinlik simgesi görürsünüz.
Geçerli gün ve düzen için görünümleri değiştir
Outlook takviminin toplu zamanlama kullanımını kolaylaştıran harika bir özelliği, görünümünüzü değiştirebilmenizdir. Bir görünümü haftanızı planlamak için, diğerini ise günlük programınızı görmek için kullanabilirsiniz.
Takvim açıkken Giriş sekmesine gidin ve Takvim bölümündeki düğmeleri kullanın "sıralama" Şeritten veya açılır oku açın "göstermek" seçmek için solda "Bugün" و "çalışma haftası" "hafta" , Vb.
Açık ve meşgul durumlarını kullan
Outlook Takvim toplu zamanlamanızdaki durumlar, başkalarının meşgul olup olmadığınızı, ofis dışında olduğunuzu veya uzaktan çalıştığınızı bilmesini sağlar.
Bir etkinlik açın veya yeni bir etkinlik oluşturun. sekmeye git "randevu" أو "toplantı" ve açılır menüyü seçin "kondisyon". Etkinliğe eklemek için bir durum seçin.
Örneğin, kullanabilirsiniz "Meşgul" Önemli görevler veya toplantılar için ve "ofis dışında" öğle yemeği grubu için ve "geçici" Bölmeye aldırmayacağınız görevler için.
Dinlenme zamanı için görevleri erken bitirin veya geç başlayın
Outlook blok programında kullanabileceğiniz bir başka kullanışlı özellik de randevuları ve toplantıları otomatik olarak kısaltabilme özelliğidir. Görevler arasında kısa bir mola vermek için erken bitirmek veya geç başlamak için belirli bir zaman aralığı belirleyebilirsiniz.
- Outlook'u açtıktan sonra şu adrese gidin: Dosya -> Seçenekler. set "Takvim" Solda ve bölüme gidin Takvim Seçenekleri Sağdaki.
- Bir kutuyu işaretleyin “Randevuları ve toplantıları kısaltmak” ve birini seçin "Erken bitir" أو “geç başlamak” soldaki açılır kutuda.
- Bir saatin altındaki ve XNUMX saatin altındaki etkinlikler için bir zaman artışı seçmek üzere aşağıdaki açılır kutuları kullanın. Tıklamak "TAMAM MI" Değişiklikleri kaydetmek için.
Bundan sonra, erken biten veya geç başlayanları otomatik olarak yansıtan, oluşturduğunuz yeni etkinlikleri göreceksiniz.
Bacaklarınızı esnetmek veya banyoyu kullanmak için kısa molalar vermek için görevler arasındaki bu birkaç dakikayı gözden kaçırmayın. herhangi biri olabilir Bu Pomodoro, Mac için Sayaçlar size yardımcı olabilir.
Sık sorulan sorular
S1: Outlook'ta çalışma günlerimi ve saatlerimi nasıl değiştiririm?
Cevap: Ayrıntıları kolayca ayarlayarak takviminizin çalıştığınız günlere ve saatlere odaklanmasını sağlayabilirsiniz.
Outlook'ta seçin "Dosya -> Seçenekler". seçmek "Takvim" tıklayın, ardından bir bölümdeki alanları kullanın "çalışma vakti" günleri ve saatleri seçmek için. Tıklamak "TAMAM MI" Değişiklikleri kaydetmek için.
S2: Outlook'ta randevular ve toplantılar arasındaki fark nedir?
Cevap: Tarihler sadece sizin için etkinliklerdir, toplantılar ise diğer insanlarla olanlardır. Çoğu grup zamanlama görevi için Randevular olay türünü kullanın. Başkalarıyla tanışmayı planlıyorsanız, toplantı türünü kullanın.
S3: Outlook'ta özel bir randevu (görev) planlayabilir miyim?
Cevap: Bazı ayrıntıları diğerlerinden gizlemek için Outlook'ta randevuları ve toplantıları gizli yapabilirsiniz. İzin verirseniz şunu unutmayın "okuma" Başka bir kullanıcı için ayrıntıları göremezler, ancak izin verirseniz "Delegenin özel öğeleri görüntüleme erişimi var" , tamamlanacak.
Gizli bir etkinlik yapmak için sekmeye gidin "randevu" أو "toplantı". Takvimde etkinliği seçin ve tıklayın "Özel" Bölümde "Etiketler" kasette.
