在 Outlook 日曆中設置分組日程以提高工作效率
如果您無法專注於不斷增加的待辦事項列表，請嘗試使用分塊時間表。 使用此任務和時間管理技術，您可以在日曆中為列表中的每個任務創建一個時間表。 使用包含在 Outlook 日曆 - 您可以輕鬆創建群組日程。
提示：需要控制您的收件箱？ 了解我 如何使用 Microsoft Outlook 規則來操作它們.
什麼是組合表？
批量計劃，有時稱為時間塊，是管理任務和時間的有用方法。 最常見的用途是在學術日程安排中，長班只在一周的特定幾天舉行。 但是，這項技術可以讓您一次專注於一項任務，從而有助於提高您的工作效率。
不必在閱讀電子郵件、接聽電話和處理報告之間來回切換，您可以為每項任務預留一個時間段，並且只在該時間處理該任務。
例如，你可以從上午 9 點到 10 點留出一個小時來閱讀、撰寫和回復電子郵件，然後從上午 10 點到 11 點留出一個小時來處理報告。
通過為一項任務留出時間，您可以更好地專注於該特定任務並完成它，然後再繼續下一個任務。
分組表的關鍵是佈局。 在你的工作週開始時，為每一天或一天的開始創建你的批量時間表，為每個時間增量創建一個時間表，然後堅持完成所有事情的時間表。
如果您準備好嘗試這種任務管理方法，可以使用多種 Outlook 日曆功能來幫助您設置群組日曆。 我會看一看！
僅供參考：您在尋找 谷歌日曆的替代品？ 我們有一些選擇！
使用類別來命名事件
在 Outlook 日曆中設置事件後，您可以使用類來對代碼進行顏色編碼並命名，以創建批量計劃。 它可以幫助您一目了然地發現不同類型的事件。
默認情況下，Outlook 為您提供以顏色作為名稱的類別，但您也可以將它們重命名為更有意義的名稱或創建您自己的名稱。 例如，您可以使用黃色類別來指示電話回電，或使用名為電子郵件的自定義藍色類別來編寫和回复消息。 請按照以下步驟進行設置：
- 通過使用分區雙擊日曆上的日期和時間來創建事件 “新的” 從功能區選項卡 “主頁” , 或使用 鍵盤快捷鍵 Ctrl + Shift + A。
- 在事件描述中添加任務詳情，包括名稱、開始和結束時間等信息。
- 在選項卡中 “一個預約” أو “會議” , 打開下拉菜單 “分類” 在節 “標籤” 在功能區中並選擇一個類別。
- 您將在活動頂部看到類別。 對所需任務進行任何其他修改，然後單擊 “保存並關閉” 當你完成時。
- 對日程表上的剩餘任務執行相同的操作。 查看日曆時，您會看到每種類型的任務都有不同的顏色編碼類別。
重命名或創建新類別
- 要重命名默認類別或創建您自己的類別，請打開列表 “分類” 並選擇 “所有類別”.
- 選擇現有類別並使用按鈕 “改名” 給它一個新的名字或按鈕 “新的” 創建自定義類別。
繼續閱讀以了解更多信息 使用 Microsoft Outlook 中的類別.
設置提醒以開始下一個任務
當您專注於一項任務時，您很容易忘記時間。 為了幫助您按時完成任務，您可以為事件設置提醒以提前或在您開始任務時提醒您。
打開一個事件或創建一個新事件並轉到選項卡 “一個預約” أو “會議”。 使用下拉框 “提醒” 在節 “選項” 選擇鬧鐘時間。
如果您選擇一個時間，例如 10 或 15 分鐘，它會給您時間在下一個任務開始之前完成當前任務。
為日常任務創建週期性事件
當您計劃您的一周時，您可能每天都有任務要在同一時間執行。 為此，您可以創建重複性事件以減少計劃日程安排所花費的時間。 例如，您可以設置一個區塊，每天早上 9 點查看您的電子郵件。
- 打開 事件 أو 創建一個新事件. 轉到選項卡 “一個預約” أو “會議” 並選擇 “重複” 在一組 “選項” 或選擇 “重複動作” 在活動詳情部分。
- 用 回复 在每個部分準備重複的任務。
- 預約時間： 定位 “入門” و “結束” و “期間”。
- 重複模式： 選擇重複左側任務的頻率，然後選擇重複時間。 例如，如果您在每個工作日早上重複一項任務，請打勾 “日常的” 在左邊和 “一周的每一天” 在右邊。
- 重複範圍： 決定任務應該重複多長時間。 您可以選擇開始日期和結束日期，在一定次數的迭代後結束，或者選擇一個 “沒有有效期”。
4.根據需要完成或修改任務的剩餘細節並指定 “保存並關閉”. 當您在日曆上查看活動時，您會在角落看到一個重複活動圖標。
僅供參考：你也可以 使用 Windows 任務計劃程序 安排您的任務。
切換當天和佈局的視圖
可以更輕鬆地使用批量日程安排的 Outlook 日曆的一項重要功能是能夠切換視圖。 您可以使用一個視圖來計劃您的一周，並使用另一個視圖來查看當天的日程安排。
在日曆打開的情況下，轉到“主頁”選項卡並使用“日曆”部分中的按鈕 “排行” 從功能區或打開下拉箭頭 “展示” 在左邊選擇 “今天” و “工作週” “週” ， 等等。
使用開啟和關閉忙狀態
Outlook 日曆批量計劃中的狀態可以讓其他人知道您是否忙碌、不在辦公室或遠程工作。
打開一個事件或創建一個新事件。 轉到選項卡 “一個預約” أو “會議” 並選擇下拉菜單 “條件”。 選擇要附加到事件的狀態。
例如，您可以使用 “忙碌的” 對於重要的任務或會議，以及 “辦公室外” 午餐組，和 “暫時的” 對於您不介意打擾的任務。
提前完成或開始延遲任務以獲得休息時間
您可以在 Outlook 塊計劃中使用的另一個有用功能是能夠自動縮短約會和會議。 您可以設置一個特定的時間段來提前完成或延遲開始，讓您在任務之間短暫休息。
- 打開 Outlook 後，轉到 文件 -> 選項。 定位 “日曆” 在左側，轉到該部分 日曆選項 在右邊。
- 複選框 “縮短約會和會議” 並選擇 “早點結束” أو “開始晚了” 在左側的下拉框中。
- 使用以下下拉框為小於 XNUMX 小時和 XNUMX 小時或更長時間的事件選擇時間增量。 點擊 “行” 以保存更改。
從現在開始，您將看到您創建的新事件會自動反映那些提前結束或延遲開始的事件。
不要吝嗇任務之間的那幾分鐘，以便短暫休息以伸展雙腿或使用浴室。 可能是任何人 這個適用於 Mac 的番茄鐘計數器 能夠幫助你。
經常問的問題
Q1：如何在 Outlook 中更改我的工作日和時間？
回答： 您可以輕鬆設置詳細信息，以便您的日曆專注於您工作的日期和時間。
在 Outlook 中，選擇 “文件 -> 選項”. 選擇 “日曆” 在左側，然後使用部分中的字段 “工作時間” 選擇日期和時間。 點擊 “行” 以保存更改。
Q2：Outlook 中的約會和會議有什麼區別？
回答： 約會是只為你而設的活動，而會議是與其他人的活動。 對於大多數組計劃任務，請使用 Appointments 事件類型。 如果您打算與其他人會面，請使用會議類型。
Q3：我可以在 Outlook 中安排私人約會（任務）嗎？
回答： 您可以在 Outlook 中將約會和會議設為私有，以向其他人隱藏一些詳細信息。 請記住，如果您授予權限 “閱讀” 對於其他用戶，他們將無法看到詳細信息，但如果您授予權限 “委託人有權查看私人項目” ， 將會完成。
要舉辦私人活動，請轉到標籤 “一個預約” أو “會議”。 在日曆中選擇事件並單擊 “特別的” 在節 “標籤” 在磁帶中。