يُعد Outlook من أكثر برامج البريد الإلكتروني استخدامًا في بيئات العمل، لكن كثيرًا من المستخدمين يكتفون بالوظائف الأساسية مثل إرسال الرسائل واستقبالها. في الواقع، يحتوي Outlook على ميزات مخفية وأدوات ذكية يمكن أن تختصر ساعات من العمل أسبوعيًا إذا تم استخدامها بالشكل الصحيح.
من تنظيم البريد الوارد تلقائيًا، إلى إنشاء قواعد متقدمة، وجدولة الرسائل، وإدارة المهام والتقويم بكفاءة، يوفر Outlook أدوات إنتاجية قوية تساعد على تقليل الفوضى وتحسين إدارة الوقت. المشكلة أن هذه الميزات لا تكون واضحة دائمًا للمستخدم العادي.
في هذا المقال نستعرض مجموعة من أفضل الميزات المخفية في Outlook التي تساعدك على تسريع العمل، وتنظيم البريد الإلكتروني بذكاء، وتحقيق أقصى استفادة من البرنامج دون الحاجة إلى إضافات خارجية.
هناك سببٌ يجعل Outlook أحد أكثر مزودي خدمة البريد الإلكتروني استخدامًا. لكن الأمر يصبح أفضل عندما تعرف كيفية استخدامه بفعالية أكبر.
إليك خمس ميزات يمكنك استخدامها لتجاوز هذه المشكلة بسرعة وكفاءة أعلى.
Sweep
تُعدّ ميزة “التنظيف” من أكثر الطرق فعاليةً وسرعةً للحفاظ على صندوق بريد فارغ دون الحاجة إلى إدارة اشتراكاتك بشكلٍ مُفرط. يمكنك العثور على هذه الأداة في الشريط العلوي لتطبيق Outlook على الويب أو في واجهة Outlook الجديدة عند تحديد بريد إلكتروني من رسالة إخبارية أو إشعار دوري.
يمكنك اختيار نقل جميع الرسائل من مُرسِل مُعيّن، ولكن تكمن الميزة الأهم في خيار الاحتفاظ بأحدث رسالة وحذف الباقي. يُعدّ هذا الخيار بالغ الأهمية لإشعارات الشحن، والملخصات الإخبارية اليومية، وتنبيهات النظام، حيث تكون معلومات الأمس غير ذات صلة تمامًا باليوم.
من بين إعدادات “التنظيف” القوية الأخرى، إمكانية حذف رسائل البريد الإلكتروني التي يزيد عمرها عن عشرة أيام من مُرسِل مُحدّد تلقائيًا. يُعدّ هذا الخيار مثاليًا للعروض محدودة المدة أو القسائم الأسبوعية التي تُكدّس مساحة التخزين لديك لفترة طويلة بعد انتهاء صلاحيتها. عند بدء عملية “التنظيف”، يُنفّذ Outlook الأمر فورًا على صندوق بريدك الحالي لتفريغ الرسائل المُتراكمة، ثم يُنشئ قاعدةً في الخلفية تلقائيًا للتعامل مع الحالات المُستقبلية. هذا يُوفّر عليك الوقت الذي كنت ستُنفقه في حذف مئات الرسائل القديمة يدويًا.
تأخير التسليم
تُحوّل ميزة تأخير الإرسال البريد الإلكتروني من مجرد رد فعل مُشتّت إلى أداة تواصل استراتيجية. في بيئة العمل، قد يُوحي إرسال بريد إلكتروني في الساعة 11:00 مساءً إلى الزملاء أو العملاء بأنك مُتاح على مدار الساعة أو تتوقع ردًا فوريًا، أو أنك تنتظر رد مديرك في اليوم التالي.
باستخدام ميزة تأخير الإرسال، يُمكنك ترتيب أفكارك عندما تكون حاضرة أو أثناء العمل لساعات متأخرة، ثم جدولة وصول الرسالة إلى صندوق بريد المُستلم في وقت مُناسب اجتماعيًا، مثل الساعة 8:00 صباحًا من اليوم التالي. في الإصدار الكلاسيكي من Outlook، يُمكنك العثور على هذه الميزة ضمن علامة التبويب “خيارات” باسم “تأخير الإرسال”، حيث يُمكنك تحديد وقت مُعين “عدم الإرسال قبل”.
يتطلب إصدار سطح المكتب من Outlook أن يكون البرنامج مفتوحًا ويعمل وقت الإرسال حتى يتم تسليم البريد الإلكتروني. للقيام بذلك من جانب الخادم، يُمكنك الوصول إلى إصدار الويب، وبالنقر على السهم المُنسدل بجوار زر “إرسال”، يُمكنك الوصول إلى ميزة “جدولة الإرسال”. تعمل هذه النسخة من جانب الخادم، ما يعني أنه بمجرد الضغط على زر الجدولة، يتم تخزين البريد الإلكتروني على خادم سحابي وسيتم إرساله في اللحظة التي حددتها بالضبط، حتى لو كان جهاز الكمبيوتر الخاص بك مغلقًا.
جدولة الاستطلاعات
تُعدّ ميزة استطلاع الجدولة تطورًا عصريًا للإضافة الشهيرة FindTime، وهي الآن مُدمجة مباشرةً في Outlook لتوفير الوقت والجهد المبذول في تنسيق المواعيد. فبدلًا من إرسال بريد إلكتروني بقائمة أوقات فراغك وانتظار ردّ المُستلم، يُمكنك إدراج استطلاع الجدولة مباشرةً من علامة التبويب “إدراج” أو زر “الرد مع استطلاع الجدولة” في الشريط.
تعتمد هذه الأداة على تقويم Microsoft 365 الخاص بك لاقتراح أوقات فراغك، كما تُتيح لك تحديد أوقات مُعينة لعرضها يدويًا. عند إرسال الاستطلاع، يتلقى المُستلمون – بمن فيهم من هم خارج مؤسستك ويستخدمون Gmail أو خدمات أخرى – رابطًا لصفحة التصويت حيث يُمكنهم اختيار جميع الأوقات المُناسبة لهم والتصويت للوقت المُفضّل لديهم.
لا داعي لمتابعة حالة الاستطلاع باستمرار، لأن Outlook يتولى عملية التوافق تلقائيًا. بعد تصويت الجميع وتحديد موعد مناسب، يمكن للأداة إرسال دعوة الاجتماع تلقائيًا إلى جميع الحضور وحجز الموعد في تقويمك.
خطوات سريعة
الخطوات السريعة هي عبارة عن وحدات ماكرو مخصصة تتيح لك تنفيذ عدة إجراءات على البريد الإلكتروني بنقرة واحدة أو اختصار لوحة مفاتيح. بينما تعمل القواعد القياسية تلقائيًا عند وصول الرسائل، تُعدّ الخطوات السريعة مُشغّلات يدوية تُستخدم لمعالجة الرسائل أثناء قراءتها.
تتيح لك هذه الأداة، الموجودة في منتصف شريط الأدوات الرئيسي، ربط سلسلة من الأوامر المختلفة معًا. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء خطوة سريعة واحدة باسم “تحديث الفريق” تُعلّم البريد الإلكتروني كمقروء، وتُعلّمه للمتابعة الأسبوع المقبل، وتنقله إلى مجلد “مشروع ألفا”، وتُرسل نسخة منه إلى مساعدك. بدون هذه الأداة، سيستغرق تنفيذ هذه الإجراءات الأربعة ما لا يقل عن عشر إلى خمس عشرة ثانية من النقر والسحب لكل بريد إلكتروني. أما مع الخطوة السريعة، فيتم التنفيذ فورًا.
إعداد هذه الميزة سهل للغاية عبر واجهة “إدارة الخطوات السريعة”، حيث يمكنك إنشاء تسلسلاتك الخاصة من الصفر. من أفضل طرق العمل إنشاء خطوات سريعة “مكتملة” لسياقات مختلفة. على سبيل المثال، يمكنك تخصيص زر لوضع علامة “مكتمل” على البريد الإلكتروني ونقله إلى مجلد الأرشيف، وزر آخر لوضع علامة “مقروء” عليه وإنشاء موعد في التقويم من نص البريد الإلكتروني. يمكنك أيضًا تعيين هذه الخطوات لمفاتيح اختصار مثل Ctrl+Shift+1، مما يتيح لك إدارة بريدك الوارد بالكامل باستخدام لوحة المفاتيح.
تأجيل رسائل البريد الإلكتروني
تُعدّ ميزة “التأجيل” عنصرًا أساسيًا في منهجية “صندوق الوارد الفارغ” لمستخدمي Outlook العصريين، وخاصةً مستخدمي تطبيق الهاتف المحمول أو الويب أو Outlook الجديد لنظام Windows. غالبًا ما تتلقى رسائل بريد إلكتروني مهمة، لكن لا يمكنك التعامل معها فورًا، كرسالة تأكيد حجز رحلة الشهر القادم أو طلب بيانات لن يكون متاحًا حتى يوم الثلاثاء. تتيح لك ميزة “التأجيل” النقر بزر الماوس الأيمن على رسالة بريد إلكتروني واختيار تاريخ ووقت محددين لعودتها. عند القيام بذلك، تُنقل الرسالة من صندوق الوارد إلى مجلد “التأجيل” المخصص، مما يُرتب صندوق الوارد لديك فورًا.
في اللحظة التي حددتها بالضبط، تظهر الرسالة مجددًا في أعلى صندوق الوارد كما لو أنها وصلت للتو، مع إشعار بذلك. هذا يضمن أن تكون الرسالة حاضرة في ذهنك عندما يتوفر لديك الوقت أو السياق المناسب للتعامل معها، بدلًا من أن تضيع بين أكوام الرسائل الأحدث. يختلف هذا عن وضع علامة على رسالة بريد إلكتروني، والذي يُبقيها في صندوق الوارد ويعتمد على مراجعتك لقائمة مهامك. تُعيد ميزة “التأجيل” البريد الإلكتروني إلى سير عملك تلقائيًا. وهي فعّالة للغاية لإدارة الاشتراكات أو سداد الفواتير؛ إذ يمكنك تأجيل الفاتورة إلى اليوم السابق ليوم استلام الراتب، ما يضمن عدم تفويت أي دفعة، وفي الوقت نفسه يُجنّبك الاطلاع على الفاتورة لمدة أسبوعين.
تُحوّل هذه الأدوات الخمس سير عملك من رد الفعل إلى الاستباقية، ما يضمن لك التحكم في بريدك الوارد بدلًا من أن يتحكم هو بك.
استكشاف الميزات المخفية في Outlook يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في طريقة إدارتك للبريد والمهام اليومية. بدلاً من الاعتماد على الأساسيات فقط، جرّب تفعيل الأدوات الذكية المتاحة داخل البرنامج.
خصص بضع دقائق لاكتشاف هذه الميزات وتطبيقها، وستلاحظ تحسنًا واضحًا في سرعة إنجازك وتنظيمك للعمل.
