أفضل 10 نصائح وحيل في قوائم Microsoft لاستخدامها بكفاءة

بصرف النظر عن تطبيقات الإنتاجية مثل Teams و OneNote و Office Suite ، تقدم Microsoft أيضًا برنامج إدارة / قاعدة بيانات مشروع يسمى Microsoft Lists. تقتصر الشركة في البداية على مستخدمي Microsoft 365 Enterprise و Education ، وتقبل أيضًا المستخدمين العامين للتطبيق. إذا كنت ترغب في تجربته ، فإليك أفضل 10 نصائح وحيل في قوائم Microsoft لاستخدامها بكفاءة ، مثل قائمة التحقق للحصول على تجربة إعداد سهلة.

أفضل 10 نصائح وحيل في قوائم Microsoft لاستخدامها بكفاءة

1. استخدام القوالب

تحصل على خيارين لإنشاء قوائم في قوائم Microsoft – ابدأ من البداية أو استخدم أحد القوالب المضمنة. من الصفحة الرئيسية لقوائم Microsoft ، انقر فوق قائمة جديدة واختر أحد القوالب الافتراضية.

بناءً على استخدامك أو تفضيلك ، يمكنك تحديد قالب مثل تعقب المشكلات وطلبات السفر وجدول المحتوى وما إلى ذلك. على عكس Notion، لا توجد طريقة للانتقال من خلال القوالب التي يصنعها المجتمع في قوائم Microsoft.

بمجرد تحديد قالب ، انقر فوق استخدام النموذج ، وستكون جاهزًا لاستخدامه داخل حسابك.

2. إضفاء الطابع الشخصي على قائمتك

عند التعامل مع عشرات القوائم في قوائم Microsoft ، من المهم تخصيصها بحيث لا تجد صعوبة في العثور على قائمة ذات صلة.

عند إنشاء قائمة جديدة ، يمكنك منحها اسمًا فريدًا ووصفًا واختيار لون وأيقونة. الخيارات محدودة ، لكنها لا تزال أفضل من المنافسين مثل Trello.

3. إضافة قوائم عناصر جديدة

بناءً على القالب الذي حددته ، لديك العديد من الخيارات لإضافة إدخال إلى قوائم Microsoft.

اضغط على زر إضافة عنصر جديد في الجزء العلوي وسيفتح قائمة لإضافة تفاصيل المهمة / المشكلة مثل العنوان والأوصاف والحالة وتاريخ الاستحقاق وتاريخ النشر وعنوان URL المنشور والمزيد.

4. إنشاء عرض جديد

يمكنك عرض الإدخالات المضافة في تنسيق التقويم والمعرض أيضًا. إليك الطريقة.

الخطوة 1: انقر فوق أيقونة + في الأعلى ، وسوف تفتح قائمة إنشاء عرض.

الخطوة 2: حدد التقويم أو المعرض في قائمة “إظهار كـ”.

اضغط على زر إنشاء في الجزء السفلي ، ويمكنك التحقق من العرض الجديد من قائمة النقاط الثلاث.

5. تحرير الإدخالات مباشرة

بشكل افتراضي ، تعمل قوائم Microsoft على تعطيل التحرير في القوائم مباشرة. يجب تحديد قائمة والنقر فوق رمز التحرير في الجزء العلوي لإجراء التغييرات. يمكن أن يستغرق وقتا طويلا. بدلاً من ذلك ، يمكنك النقر فوق “الخروج من عرض الشبكة” وإضافة إدخالات جديدة مباشرةً وتعديل الإدخالات الحالية.

6. إضافة عمود جديد

بناءً على القالب الذي اخترته ، ستأتي القوائم مع الأعمدة اللازمة. يمكنك التمرير أفقيًا والنقر فوق خيار إضافة عمود لتحديد نوع العمود الذي تريد إضافته إلى القوائم.

ويمكنك تحديد سطر نص واحد ، وأسطر نصية متعددة ، ورقم ، واستطلاع نعم / لا ، وشخصية ، والمزيد.

يمكنك أيضًا تحديد الأعمدة الموجودة والنقر فوق زر السهم لأسفل لحذفها.

7. قائمة المفضلة

عند العمل مع مشاريع متعددة ، ومتتبعات مشاكل ، وقواعد بيانات أخرى ، قد يكون من الصعب البحث في قائمة تبحث عنها.

من الصفحة الرئيسية لقوائم Microsoft ، انقر فوق أيقونة النجمة الصغيرة أعلى القائمة ، وسيقوم البرنامج بإضافتها كمفضلة. يمكنك الآن الوصول إليه بسهولة من قائمة المفضلة المنفصلة.

8. تحرير عمود

هل تريد تحرير عمود موجود بمزيد من التفاصيل؟ يمكنك القيام بذلك بسهولة من قائمة تحرير العمود.

لنأخذ عمود الحالة كمثال ونقوم بتعديله في القائمة.

الخطوة 1: انقر فوق رمز السهم لأسفل بجانب عمود الحالة.

الخطوة 2: انتقل إلى إعدادات العمود وحدد تحرير.

خطوة 3: يمكنك إضافة اسم جديد ، ووصف ، وتغيير نوع العمود ، وحتى إجراء تغييرات على الخيارات الموجودة.

يمكنك أيضًا توسيع قائمة المزيد من الخيارات والسماح بالاختيار من متعدد للأعمدة. اضغط على زر حفظ لتطبيق جميع التغييرات.

9. شارك قائمة

بينما تعد قوائم Microsoft مثالية للاستخدام الشخصي ويمكن استخدامها مع أعضاء الفريق. يمكنك تتبع المشكلات والأصول والإجراءات الروتينية وجهات الاتصال والمخزون والمزيد بالتعاون مع الآخرين.

من القائمة الرئيسية ، انقر فوق القائمة ثلاثية النقاط وحدد مشاركة. يمكنك مشاركة رابط للمشروع وحتى الانتقال إلى قائمة إعدادات الرابط لإجراء تغييرات.

من قائمة إعدادات الارتباط ، يمكنك إضافة عناصر التحرير وتعيين تواريخ انتهاء الصلاحية وحتى تعيين كلمة مرور لمنع الوصول غير المصرح به إلى القائمة.

10. تصدير إلى CSV

إذا كنت ترغب في تعديل القائمة الحالية في Microsoft Excel أو مشاركة القائمة بأكملها بتنسيق CSV ، فانقر فوق تصدير إلى CSV ، وسيقوم المتصفح بتنزيل القائمة في ملف CSV.

إنشاء قاعدة بيانات وإدارتها في قوائم MICROSOFT

لا تزال قوائم Microsoft للمستهلكين تفتقد إلى الأشياء الجيدة مثل القواعد لإنشاء أتمتة في القائمة والوصول إلى تطبيقات الأجهزة المحمولة. إنه متاح فقط لمستخدمي Education و Enterprise.

تسد قوائم Microsoft فجوة مهمة في نظام Microsoft 365 البيئي. لم تعد بحاجة إلى الاعتماد على تطبيقات مثل Trello أو Notion لإنشاء قواعد بيانات أو إدارة المشاريع. يمكنك القيام بكل شيء في القوائم باستخدام تكاملها الدقيق مع تطبيقات Office. كيف تخطط لاستخدام قوائم Microsoft؟ شارك بأفكارك في التعليقات أدناه.