Von Evernote zu Google Keep Notes & Docs übertragen: Meine Erfahrung

Letzten Monat habe ich einen Beitrag geschrieben, in dem beschrieben wurde, warum alle Daten und Dateien von Dropbox auf Google Drive verschoben werden sollten. Dies ist Teil meiner ständigen Bemühungen, alles auf eine Plattform zu bringen. Meine Idee ist, weniger Apps und Erweiterungen/Add-Ons zu verwenden, um Konsistenz, Standardisierung und bessere Integration zwischen Plattformen und Benutzeroberfläche zu gewährleisten.

Heute teile ich meine Erfahrungen mit dem Wechsel von Evernote zu Google Keep (jetzt Keep Notes genannt) und Docs. Warum haben Sie sich für Google entschieden? Die meisten Google-Produkte sind kostenlos oder billiger als die der Konkurrenz. Außerdem unterstützt Google fast alle wichtigen Plattformen.

Ich war ein großer Fan der Sunrise Calendar App, bevor Microsoft sie gekauft und geschlossen hat. Ich habe die Newton-App für E-Mails verwendet, und jetzt wird sie auch geschlossen. Das Schicksal von Evernote hängt ebenfalls in der Schwebe, da das Unternehmen bereits seine CEOs und CFOs verloren hat und sich in den letzten Monaten Gerüchten zufolge in einer Abwärtsspirale ohne Wachstum befindet.

In einem solchen Szenario ist es sinnvoll, schnell zu handeln und zu einer Reihe zuverlässiger Alternativen überzugehen. So hat es angefangen.

1. EVERNOTE AN GOOGLE BEHALTEN

Während Evernote die Möglichkeit bietet, alle Ihre Notizbücher und Notizen in der Seitenleiste klar zu sehen, verfolgt Google Keep einen anderen Ansatz.

Keep bietet eine einfache Benutzeroberfläche. Es gibt jedoch keine Laptops oder Hierarchiesysteme darin. Alternativ können Sie Notizen erstellen, die zur besseren Präsentation und Organisation farbcodiert werden können.

Optisch ansprechende Apps haben mir schon immer Spaß gemacht und ich war froh zu wissen, dass ich jetzt jeder Note eine Farbe zuordnen kann. Es macht die Suche nach Informationen zu einem bestimmten Projekt oder Thema viel schneller.

Ich mag auch die Idee, dass ich Notizen über die Benutzeroberfläche in Google Docs konvertieren kann.

Google Keep nutzt Tags und die leistungsstarke Suchfunktion von Google, um Ihnen dabei zu helfen, das Gesuchte in Ihren Notizen zu finden. Wenn Sie nach einer Ordnerstruktur suchen, um Ihre Notizen und Ideen zu verstehen, müssen Sie in Google Docs stöbern, aber mehr dazu später lesen.

Keep ermöglicht es mehreren Benutzern, im Gegensatz zu Evernote kostenlos an einer einzigen Notiz zusammenzuarbeiten. Dafür benötigst du den Plus-Plan von Evernote. Ich kann jetzt Freunde einladen, zu einer To-Do-Liste mit allen Aktivitäten beizutragen, an denen wir auf unseren Roadtrips teilnehmen können.

Evernote erlaubte mir, Fotos im Handumdrehen mit Anmerkungen zu versehen. In Google Keep kann ich zeichnen. Ob eine neue leere Notiz oder eine vorhandene mit einem Bild darauf, hier kann ich kreativ werden.

Was ist mit geschäftlichen Benutzern, die Evernote zum Chatten und Präsentieren verwenden? Ich denke, Hangouts wird in diesen Fällen gut funktionieren. Sie können es verwenden, um über Besprechungen zu chatten oder Videoanrufe durchzuführen. Anstatt Notizbücher und Notizen zu verwenden, verwenden Sie jetzt Ihre Ordner und Dateien in Drive und Notizen.

Auf meinem Windows-Desktop habe ich Haftnotizen verwendet, um kurze Notizen zu erstellen, die ich später in ein paar Tagen löschen kann. Es war keine Synchronisierungsfunktion verfügbar. Google Keep wurde ebenfalls ersetzt.

Ich neige dazu, die Dinge zu vergessen, die ich tun sollte, wenn ich unterwegs bin. Hilf mir weiter, es schnell aufzuschreiben. Ich habe eine Notiz erstellt, um Visitenkarten in einem lokalen Geschäft drucken zu lassen, und eine Standorterinnerung hinzugefügt. Wenn ich in der Nähe bin, wird mich Keep daran erinnern. Mit Evernote kann ich nur zeitbasierte Erinnerungen erstellen.

Einer der Bereiche, in denen Evernote aufbewahrt wird, sind die Listen. Wenn ich in Keep eine Liste mit mehreren Elementen erstelle und sie anschließend überprüfe, wird jeder Eintrag an das Ende der Liste verschoben. Als ich anfing, ein Element zu schreiben, erinnerte mich Keep daran, dass es bereits in der Liste enthalten war, und half mir, Doppelarbeit zu vermeiden. Diese Funktion ist in vielen To-Do-Listen-Apps wie Todoist verfügbar.

Ein hervorragendes Beispiel für die Verwendung von Listen ist das Erstellen einer Einkaufslistennotiz für Ihr Zuhause und das Teilen mit Ihrem Ehepartner. Erleichtert den Einkauf von Lebensmitteln und die Überprüfung von Artikeln. Mein einziger Kritikpunkt ist, dass ich keine Benachrichtigung erhalte, wenn etwas aus der Liste deaktiviert wird.

Mit Evernote und Keep können Sie Ideen unterwegs mit Text, Bildern und Audio festhalten. Apropos Audio, hier geht es weiter besser als Evernote. Alle Sprachnotizen werden in Text umgewandelt und in derselben Notiz zur späteren Ansicht gespeichert.

Mängel behalten

Es ist nicht alles Sonnenschein. Was mir an Keep nicht gefällt, ist die separate Behandlung von Notizen und Listen. Eine Notiz kann entweder eine Liste mit Kontrollkästchen oder eine Notiz mit Text, Bild und Audio sein. Eine Kombination aus beidem kann es nicht sein. Das ist frustrierend.

Obwohl Notes leistungsstark und erstaunlich ist, lässt es sich nicht in Google Kalender integrieren. Google Docs macht dies, warum kann Google Keep nicht? Ich habe dem Team einen Tweet geschickt, und sie haben mich gebeten, eine Feature-Anfrage einzureichen. Google hat auch eine Aufgaben-App, die die Keep-App nicht integriert.

Auf der positiven Seite konnte ich es auf jedem Gerät installieren, das ich besitze, im Gegensatz zu Evernote, wo ich auf mein kostenloses Konto auf zwei Geräten beschränkt war.

Als Google-Produkt speichert Keep automatisch Sätze, wenn Sie mit der Eingabe beginnen. Wenn sich der Eintrag bereits in Ihrer Liste befindet, werden Sie daran erinnert. Sie können es dann abwählen.

Es unterstützt nicht das Beibehalten von Rich Text, was bedeutet, dass ich keine Fett-, Kursiv- oder andere visuelle Hinweise verwenden kann, um meine Gedanken in einer Notiz zu organisieren, wie ich es in Evernote getan habe.

Ich habe einmal eine sehr lange Notiz erstellt, von der ich dachte, dass sie leicht nach Text darin zu suchen wäre, aber ich lag falsch. Obwohl es eine Suchfunktion zum Suchen nach Text in Notizen gibt, gibt es keine Möglichkeit, in einer Notiz zu suchen.

Bei meinen Recherchen habe ich festgestellt, dass es in Keep ein Limit von 99 Labels gibt. Dies kann sehr eingeschränkt sein, wenn Sie Keep schon lange verwenden. Die gute Nachricht ist, dass die Höchstmarke zuvor bei 50 lag und kürzlich anscheinend erhöht wurde. Wenn das Tool immer beliebter wird, wird Google seine Entscheidung vielleicht noch einmal überdenken. Andererseits erlaubt Evernote bis zu 100000 Tags!

Evernote hat auch einige Mängel. Als kostenloser Benutzer habe ich festgestellt, dass ich aufgrund der Beschränkung von 25 MB/Notiz nicht mehrere Fotos in einer Notiz hinzufügen kann.

Hier ist eine vollständige Liste aller Beschränkungen für ein Konto – Evernote. Google muss eine ähnliche Liste erstellen.

2. EVERNOTE TO DOCS GOOGLE

Ehrlich gesagt werde ich die Notizbuchfunktion von Evernote vermissen, aber ich habe eine Lösung gefunden - Google Docs. In Google Drive konnte ich Unterordner in Ordnern erstellen, um meine Dokumente und Dateien zu speichern. Ich kann jetzt Drive und Docs verwenden, um die Archivierungsfunktion in Evernote nachzuahmen.

Obwohl Evernote mir nur erlaubt, mit der Ordnerstruktur ein paar Ebenen tiefer zu gehen, gibt es keine Begrenzung, wie tief ich auf meine Google Drive-Ordner zugreifen kann.

Ich bin noch dabei, die Notizen weiterzugeben, aber im Moment sieht es so aus. Mit der Zeit wird es eine bessere Form annehmen. Ich mache es einzeln, aber es gibt Möglichkeiten, den Prozess zu automatisieren. Mehr dazu später.

Mit Google Drive kann ich auch kostenlos in Dokumenten und PDFs suchen. Sowohl Drive als auch Evernote unterstützen Optical Character Recognition (OCR), und Sie müssen keine Vorabgebühren wie in Evernote bezahlen.

Ich verwende Docs als Aktenschrank, um langfristige Notizen und Anhänge zu speichern. Mittlerweile nutze ich Google Keep für kurzfristige Notizen, die ich oft lösche. Keep eignet sich am besten für Text, Fotos und Sprachnotizen.

Es ist ganz einfach, ein Google-Dokument in Notizen zu konvertieren und umgekehrt. Nützlich für Zeiten, in denen ich eine Notiz dauerhaft speichern möchte. Diese Funktion fehlt für die iOS-Versionen dieser Apps. Ich bin mir nicht sicher, warum iOS so viele Google-Apps nicht sieht, die auf dieser Plattform verfügbar sind.

Evernote funktioniert wie ein Aktenschrank. Mithilfe der Funktion "In Google Drive speichern" können Sie mit Google Notizen und Google Docs ähnliche Ergebnisse erzielen. Damit können Sie Webseiten im HTML- oder PDF-Format schneiden. Wie Evernote unterstützt Google OCR und kann auch innerhalb von Bildern nach Text suchen.

Webseiten, zu denen ich nur schnell zurückkehren muss, speichere ich, um diese Chrome-Erweiterung weiterhin zu verwenden.

Google Docs unterstützt auch Rich Text, der in Keep weitgehend fehlt. Sie können in Drive Verknüpfungen zu anderen Dokumenten und Dateien erstellen, ähnlich wie Sie andere Notizen/Notizbücher in Evernote verknüpfen, dies ist jedoch in Google Notizen nicht möglich. Das macht Dokumente unverzichtbarer.

Ich muss zustimmen, dass die Verwendung einer Kombination aus Google Docs und Keep mich hin und wieder zu einer Lösung bringen kann. Die Google-Suche funktioniert in Drive und Keep separat. Das liegt daran, dass Keep nicht Teil von Google Drive ist. Apps wie Präsentationen und Tabellen sind jedoch Teil von Drive und haben einen Link zu Google Notizen, der für Tabellen und Präsentationen nützlich sein kann.

Obwohl ich mit dieser Vereinbarung nicht zufrieden bin, ist Keep kostenlos und wird mit unbegrenztem Speicherplatz geliefert und wird nicht auf die kostenlosen 15 GB Speicherplatz von Google angerechnet. In unserem Google Drive-Speicherleitfaden erfahren Sie, was wichtig ist und was nicht.

3. Wie transportiert man

Dies ist das größte Problem, das mir bisher begegnet ist. Es gibt keine Möglichkeit, Notizen und Anhänge direkt von Evernote in Keep zu importieren. Ich bitte Sie alle, die Keep-Option zu öffnen und zu verwenden, um Feedback zu Ihrer Evernote to Keep-Funktionsanfrage zu senden. Dies ist nur in der Webversion möglich, nicht in der Desktop- oder mobilen App.

Es gibt einige Lösungen, die ich im Folgenden besprechen werde. Finden Sie heraus, welches Ihren Bedürfnissen entspricht.

Cloud HQ bietet einen kostenlosen Service, der alle Ihre Evernote-Notizen kostenlos auf Google Drive sichert. Sie generieren für jede Notiz eine HTML-Datei. Wir wissen bereits, dass Drive die Kundenbindung integriert.

Sie können jetzt Notizen in Google Notizen aus Docs erstellen. Der letzte Teil kann ein mühsamer Prozess sein, aber dies ist derzeit die einzige Alternative.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, alles manuell zu kopieren, eine Notiz nach der anderen. Dies ist, was ich tue, weil es mir mehr Kontrolle über jeden Aspekt des Prozesses gibt und es mir ermöglicht, einige Hausarbeiten zu erledigen.

Ich habe alte Notizen gelöscht, sogar ganze Laptops, die ich nicht mehr benötige. Bei der manuellen und zeitaufwendigen Übertragung stieß ich auf längst vergessene, aber wesentliche Notizen mit Informationen, an die ich mich gar nicht mehr erinnern konnte.

EVERNOTE AN GOOGLE AUFBEWAHREN UND DOCS

Ich habe über 1000 Notizen in Evernote, aber mehr als die Hälfte benötige ich nicht mehr. Das Verschieben von Notizen von Evernote nach Docs und Keep dauert zwar einige Zeit, aber meine Daten werden dadurch stärker konsolidiert und ich habe weniger Orte, um nach Ideen, Notizen und Dateien zu suchen.

Die Kombination aus Google Docs und Keep könnte Evernote und sogar eine To-Do-Listen-App ersetzen, allerdings zu einem geringeren Funktionspreis. Die Frage ist also: Was brauchen Sie? Mehr Funktionen und mehr Apps Mit Dateien und Daten, die über das Web verstreut sind?

Oder können Sie mit weniger Funktionen auskommen und Apps mit mehr Stabilität, Konsistenz auf allen Plattformen und besserer Integration bieten? Sicher, Sie müssen vielleicht irgendwo Ecken schneiden, und es liegt ganz bei Ihnen, welche Sie schneiden.