متى يكون تحويل مستند Word إلى PDF هو الخيار الأفضل

مشاركة المستندات جزء أساسي من أي عملية تواصل احترافي، لكن كثيرًا ما تُطرح الأسئلة حول أفضل صيغة للملف عند الإرسال. رغم أن Microsoft Word هو الخيار الشائع لتحرير النصوص، إلا أن صيغة PDF تقدم مزايا تجعلها الخيار الأذكى في مواقف كثيرة. من الحفاظ على التنسيق، إلى التوافق عبر الأجهزة، تحويل المستندات إلى PDF لا يتعلق بالشكل فقط، بل يتعلق بضمان وصول المحتوى كما هو دون أي تغيير أو خلل.

عندما أنتهي من مستند مايكروسوفت وورد وأرغب في إرساله للآخرين، غالبًا ما أحفظه بصيغة المستندات المحمولة (أو PDF اختصارًا). هذه الخطوة تُنشئ نسخة محفوظة ومتوافقة مع جميع المستندات، مما يقلل من احتمالية حدوث مشاكل لاحقًا.

نصيحة
هناك طريقتان لحفظ مستند وورد بصيغة PDF. أولًا، اضغط على F12 لفتح مربع حوار “حفظ باسم”، وفي حقل “نوع الحفظ باسم”، اختر “PDF”. أو اضغط على Ctrl+P لفتح خيارات الطباعة، ثم غيّر الطابعة إلى “طباعة مايكروسوفت إلى PDF” (أو خيار مشابه).

1. التنسيق المحفوظ

السبب الرئيسي الذي يجعلني أفضّل حفظ مستندات وورد وإرسالها بصيغة PDF هو ضمان الحفاظ على الخطوط والصور والجداول والتخطيط العام. وذلك لأن مستندات وورد المحفوظة بصيغة PDF تُحوّل إلى تنسيق ملف ذي تخطيط ثابت، مما يعني أنها تُحدد وتُخزّن الموقع الدقيق لأي عنصر على الصفحة.

لنفترض أن لديك مستند Word وتريد إرساله إلى شخص آخر عبر البريد الإلكتروني. قد يكون لدى المستلم برنامج Microsoft Word أيضًا، لكن هذا لا يعني أنه سيرى على شاشته ما أنشأته على جهازك بالضبط، خاصةً إذا كان يستخدم إصدارًا أقدم من البرنامج أو يحتوي على ميزات وأدوات أقل. من ناحية أخرى، فإن حفظ المستند وإرساله كملف PDF يزيد من فرص بقاء تنسيقه كما هو أثناء النقل من جهازك إلى جهازه.

علاوة على ذلك، إذا أرسلت مستند Word يحتوي على خط مستورد أو نوع خط متاح فقط للمشتركين في Microsoft 365، فسيتم استبدال النص بخط بديل إذا لم يكن لديهم نفس الخط على نظامهم. ومع ذلك، نظرًا لأن ملفات PDF تميل إلى تضمين الخطوط المستخدمة أثناء إنشاء المستند، فستظل كما هي بغض النظر عن إعدادات المستلم.

ملاحظة
يرجى العلم أن تضمين خطوط معقدة أو كبيرة الحجم في ملف PDF يمكن أن يزيد حجم الملف بشكل كبير.

2. توافق واسع

حتى يوليو 2008، كان ملف PDF مملوكًا لشركة Adobe ويتحكم فيه، مما يعني أن الأشخاص ربما واجهوا قيودًا على البرنامج أو مشكلات في التوافق عند فتح الملف. ومع ذلك، منذ ذلك التاريخ، أصبح هذا التنسيق معيارًا مفتوحًا، مما يعني أنه يمكن لأي شخص قراءة ملفات PDF على أي جهاز تقريبًا، من أجهزة الكمبيوتر المحمولة والمكتبية إلى الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية. في الواقع، تأتي معظم الأجهزة الحديثة مزودة بقارئات PDF مدمجة مجانية.

ونتيجة لذلك، ولّت أيام الرد المزعج على رسائلي الإلكترونية لطلب مستند Word بتنسيق مختلف. والأهم من ذلك، في عالمنا المتسارع، أنه يمكن للمستخدمين عرض مستند Word الذي أرسلته إليهم بصيغة PDF أثناء التنقل دون الحاجة إلى القلق بشأن التنقل عبر واجهة المستخدم الدقيقة لتطبيق Microsoft Word للجوال.

اختباري الحاسم لتحديد توافق أي برنامج هو أن أجعل والدي – رحمه الله – يتفاعل معه. عندما أرسلت له مستند مايكروسوفت وورد، واجه صعوبة في فتحه، ووجد واجهته معقدة، وأجرى تغييرات غير مقصودة عليه. أما عندما أرسلت له ملف PDF، فقد استطاع فتحه بسهولة على جهازه اللوحي وهاتفه، والتنقل والتكبير دون أي مشكلة، ولم يُجرِ أي تعديلات على محتواه عن غير قصد. لذا، يمكننا القول بثقة إن ملفات PDF تجتاز اختبار التوافق هذا.

3. المحتوى المُقفل

مع أن بعض البرامج تسمح بتعديل ملفات PDF، إلا أن إرسال مستند بهذا التنسيق يعني أن المحتوى أقل عرضة للتعديل منه في مستند وورد. والأكثر من ذلك، أنه إذا تم تعديل ملف PDF، فإنه غالبًا ما يترك أثرًا للتحرير – مثل تاريخ التعديل في البيانات الوصفية – مما يعني أنه يُمكنني تحديد ما إذا كان الآخرون قد أجروا تغييرات على الملف الأصلي.

لهذا السبب، تُعدّ ملفات PDF مفيدة لإرسال مستندات رسمية أو سرية، مثل العقود أو الرسائل، خاصةً إذا لم تكن بحاجة إلى تعديلات إضافية من قِبل المستلم. كما يُمكن تأمين ملفات PDF بكلمة مرور، وتوفر بعض برامج تحرير ملفات PDF خيار تقييد أذونات التعديل.

4. حجم ملف أصغر

تم تحسين ملفات PDF للعرض والطباعة، مما يعني أنها تتخلص من أي بيانات تنسيق مستند، مثل بنيات الجدول وإعدادات الفقرة، مع الحفاظ على مظهرها. غالبًا ما تستخدم هذه الملفات رسومات متجهة للصور، وتُشفّر النصوص بكفاءة باستخدام خطوط مُدمجة، مما يُقلّل حجم الملف بشكل أكبر مقارنةً بالملفات المحفوظة والمُرسلة كملفات مايكروسوفت وورد.

عند حفظ مستند وورد كملف PDF، بالضغط على F12 واختيار “PDF” في حقل “نوع الحفظ”، يتوفر خيار إنشاء ملف PDF بالحجم الأدنى.

يؤدي اتخاذ هذه الخطوة الإضافية قبل النقر على “حفظ” إلى تقليل حجم الملف، مما يعني أن تحميله كمرفق بريد إلكتروني يستغرق وقتًا أقل. كما يُمكنني إرفاق المزيد من الملفات بالبريد الإلكتروني عند الحاجة، وسيستفيد مستلم البريد الإلكتروني من سرعة تنزيل أسرع ومساحة أقل على جهازه. مع ذلك، تذكّر أن إنشاء ملف PDF بحجم صغير يُقلل من جودة المحتوى بشكل طفيف، مع أن هذا الفارق عادةً ما يكون بالكاد ملحوظًا.

بالإضافة إلى ضمان التوافق والتكامل والاتساق من خلال حفظ مستندات Microsoft Word وإرسالها بصيغة PDF، يُمكنك فعل الشيء نفسه مع ملاحظات OneNote، وجداول بيانات Excel، ورسائل البريد الإلكتروني في Outlook، وشرائح PowerPoint.

تحويل مستندات Word إلى PDF ليس مجرد خطوة شكلية، بل هو خيار استراتيجي يحفظ التنسيق، ويمنع التعديل غير المرغوب فيه، ويضمن توافقًا واسعًا عبر الأجهزة والأنظمة. إذا كنت تسعى لتقديم مستند احترافي وواضح، فـ PDF يقدم لك تلك الثقة. سواء كنت ترسل سيرة ذاتية، أو تقريرًا رسميًا، أو نموذجًا قابلًا للطباعة، فالصيغة الثابتة والمحمية التي يوفرها PDF تجعل منه الخيار الأمثل في الكثير من الحالات.