So richten Sie die Abwesenheitsfunktion in Gmail auf Mobilgeräten und Desktops ein
Die Verwaltung Ihrer E-Mails, wenn Sie nicht im Büro oder im Urlaub sind, kann entmutigend sein. Hier kommt die Abwesenheitsfunktion (Out of Office, OOO) von Gmail zum Einsatz. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Einstellungen vornehmen "außerhalb des Büros" In Gmail. Bevor wir uns jedoch mit der Einrichtung dieser grundlegenden Funktion befassen, wollen wir uns mit der Abwesenheitsfunktion von Gmail befassen.
ist von vorteil „außerhalb des Büros“, Was oft genannt wird „Befragter im Urlaub“ In Gmail gibt es ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie Ihre E-Mail-Antworten automatisieren können, wenn Sie nicht persönlich auf E-Mails antworten können. Es benachrichtigt Ihre Kontakte/Kollegen darüber, dass Sie derzeit nicht im Büro sind, im Urlaub sind oder über einen längeren Zeitraum nicht verfügbar sind.
Diese Funktion trägt dazu bei, Ihre Professionalität aufrechtzuerhalten, indem sie E-Mails empfängt und grundlegende Informationen wie die Daten Ihrer Abwesenheit und eine optionale personalisierte Nachricht bereitstellt. Mit diesem Verständnis beginnen wir mit den Dingen, die Sie wissen müssen, bevor Sie Abwesenheitsnachrichten oder Abwesenheitsnachrichten in Gmail einrichten.
Was Sie wissen sollten, bevor Sie das Büro in Gmail verlassen
Hier sind einige wichtige Dinge, die Sie wissen sollten, bevor Sie die automatische Abwesenheitsantwort in Ihrem Gmail-Konto einrichten:
- Bevor Sie eine Abwesenheitsnachricht einrichten, wählen Sie das richtige Start- und Enddatum aus. Stellen Sie sicher, dass Ihre Abwesenheitsnachricht beginnt, wenn Sie nicht verfügbar sind, und endet, wenn Sie zur Arbeit zurückkehren.
- Obwohl es notwendig ist, Ihre Abwesenheit zu melden, personalisieren Sie Ihre Abwesenheitsnachricht, indem Sie Details wie den Grund Ihrer Abwesenheit, eine alternative Kontaktperson und den Zeitpunkt angeben, zu dem der Empfänger mit einer Rückmeldung von Ihnen rechnen kann.
- Stellen Sie sicher, dass Sie auf Ihrem Mobilgerät Zugriff auf Ihre Gmail-Einstellungen haben oder alternativ eine Abwesenheitsnachricht deaktivieren können, wenn sich Ihre Pläne ändern und Sie früher als erwartet zur Arbeit zurückkehren müssen.
- Bevor Sie Ihre Abwesenheitsnachricht fertigstellen, senden Sie eine Test-E-Mail an die E-Mail-Adresse eines Privatmanns oder Kollegen, um sicherzustellen, dass die automatische Antwort wie vorgesehen funktioniert und professionell aussieht.
Unter Berücksichtigung dieser Faktoren können Sie in Gmail eine Abwesenheitsnachricht einrichten, während Sie unterwegs sind. Kommen wir zu den Schritten und Methoden.
So richten Sie die Abwesenheitsantwort in der mobilen GMAIL-App ein
Das Einrichten eines Abwesenheitsnotiz- oder Gmail-Autoresponders mag schwierig erscheinen, ist es aber nicht. Die Schritte sind in den iOS- und Android-Apps recht einfach zu befolgen. Lasst uns beginnen.
Schritt 1: Starten Sie eine App Google Mail Auf Ihrem Android- oder iOS-Gerät. Klicken Sie auf das Listensymbol Die drei horizontalen Linien in der oberen linken Ecke.
Schritt 2: Scrollen Sie im linken Bereich nach unten zu Einstellungen. Wenn Sie mehrere Konten verbunden haben, wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm aus, welches Konto Sie für die Funktion „Abwesend-Responder“ oder „Autoresponder“ aktivieren möchten.
3: Scrollen Sie unter „Einstellungen“ nach unten und wählen Sie „Aus“. Autoresponder. Dann schalten Sie es ein.
Schritt 4: Es ist Zeit zum Festlegen Erster und letzter Tag Abhängig von Ihrer Region, wenn Sie nicht im Büro sind oder im Urlaub sind.
Hinweis: Ihr letzter Tag wird standardmäßig eine Woche nach Ihrem ersten Tag sein. Sie können es jedoch basierend auf Ihrer Zeitleiste anpassen. Darüber hinaus können Sie die Option „Letzter Tag“ auf „Keine“ setzen, wenn Sie kein Ablaufdatum haben möchten.
Schritt 5: Sobald die Tage bestimmt sind, fügen Sie hinzu Thema und Botschaft Zum Versenden an Benutzer, die Sie während der Timeline kontaktieren.
6: Entscheiden Sie nun, ob Sie die Nachricht an Ihre Kontakte oder nur an Ihre Kollegen senden möchten. Zum Schluss drücken Es war abgeschlossen.
Das ist alles. Sie haben eine automatische Antwort auf E-Mails eingerichtet, die Sie im Urlaub oder außerhalb des Büros erhalten. Nachdem Sie den letzten Tag festgelegt haben, wird der Autoresponder deaktiviert. Wenn Sie es jedoch vorzeitig ausschalten möchten, befolgen Sie die oben genannten Schritte und schalten Sie es aus.
Wenn Sie jedoch Ihren Gmail-Autoresponder auf dem Desktop einrichten und anpassen möchten, lesen Sie weiter.
Richten Sie in GMAIL auf dem Desktop eine Abwesenheitsnachricht oder eine Abwesenheitsnachricht ein
Das Hinzufügen eines Betreffs und einer Nachricht sowie das Aktivieren eines Autoresponders erfolgt auf Desktop- und Mobilgeräten ähnlich. Der Zugang und die Einrichtung unterscheiden sich jedoch etwas. Folge den Anweisungen unten.
Schritt 1: Gehe zu Gmail-Site Im Web mit Ihren Kontoanmeldeinformationen, wo Sie es einrichten möchten „außerhalb des Büros“.
Schritt 2: Sobald Sie angemeldet sind, klicken Sie auf das Symbol die Einstellungen (Zahnrad) in der oberen rechten Ecke.
3: Gehe zu Option Alle Einstellungen anzeigen aus dem Dropdown-Menü.
Sie werden gebracht zu Seite mit den Gmail-Einstellungen.
Schritt 4: innerhalb Allgemeines, Scrollen Sie nach unten zum Ende der Seite. Sie sehen die Autoresponder-Optionen.
Hinweis: Abhängig von Ihrem Standort wird die automatische Telefonzentrale möglicherweise als „automatische Abwesenheitsnotiz“ bezeichnet. Die Optionen bleiben jedoch für alle Regionen gleich.
Schritt 5: Jetzt ist es Zeit zum Festlegen Zeitspanne In dem Sie nicht im Büro sind. Wählen Sie den ersten Tag aus, der das Startdatum Ihres Urlaubs sein soll.
Hinweis: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Letzter Tag. Andernfalls sendet Gmail Abwesenheitsnachrichten, bis Sie es manuell deaktivieren.
6: Nachdem Sie den Zeitraum festgelegt haben, müssen Sie den Betreff und die Nachricht in das Nachrichtenfeld eingeben, das Sie senden möchten automatisch.
Schritt 7: Wählen Sie nun aus zwei Optionen; „Nur an Personen in meinen Kontakten eine Antwort senden“ أو „Senden Sie eine Antwort nur an Personen unter [Firmenname].“
Hinweis: Sie können auch beide Optionen wählen.
Schritt 8: Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche "Änderungen speichern" unten.
Hier sind Sie ja. Sie haben die automatische Abwesenheitsantwort in Gmail erfolgreich eingerichtet. Nachdem Sie die Option nun aktiviert haben, lesen Sie weiter, um sie mit Ihren Kollegen zu teilen.
So finden und teilen Sie den Status von Google Mail außerhalb des Büros
Das Teilen Ihres Gmail-Abwesenheitsstatus auf dem Desktop und Telefon ist ganz einfach. Alles was du tun musst, ist Erstellen Sie ein Ereignis in Ihrem Google Kalender Es erstreckt sich über den ganzen Tag. Sobald Sie ein Ereignis in Google Kalender erstellt haben,...Teilen Sie es mit Ihren Kollegen.
Wenn jemand anfängt, eine E-Mail an Sie zu schreiben, erkennt er, dass Sie nicht im Büro sind. Es wird sie nicht davon abhalten, Ihnen eine Nachricht zu senden. Der Status des Abwesenheitsereignisses wird außerdem nur den Personen angezeigt, die die Berechtigung zum Anzeigen haben.
Alternativ können Sie auch Richten Sie Ihre Arbeitszeiten selbst ein stattdessen. Wenn Sie Fragen haben, lesen Sie den FAQ-Bereich unten.
häufige Fragen:
Q1. Kann ich internen und externen Kontakten unterschiedliche Abwesenheitsnachrichten zuweisen?
Die Antwort: Nein, mit der Autoresponder-Funktion von Gmail können Sie keine unterschiedlichen Nachrichten für interne und externe Kontakte einrichten. Die gleiche Nachricht wird an alle E-Mails gesendet, die während Ihres OOO-Zeitraums eingehen.
Q2. Kann ich automatisierte Antworten an bestimmte E-Mail-Adressen senden?
Die Antwort: Der Autoresponder von Gmail sendet alle 4 Tage eine Abwesenheitsantwort an jede eindeutige E-Mail-Adresse. Wenn Ihnen derselbe Absender mehrmals eine E-Mail sendet, erhält er Ihre automatische Antwort nur alle 4 Tage.
Kommunizieren Sie ohne Barrieren
Nachdem Sie nun wissen, wie Sie „Abwesend“ in Gmail einrichten, können Sie eine professionelle Kommunikation aufrechterhalten, auch wenn Sie nicht an Ihrem E-Mail-Konto sind. So stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakte über Ihre Abwesenheit informiert sind und mit verzögerten Antworten rechnen können. Vielleicht möchten Sie auch lesen So ändern Sie den Gmail-Namen.