Richten Sie einen gruppierten Zeitplan im Outlook-Kalender ein, um die Produktivität zu steigern
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich auf Ihre wachsende To-Do-Liste zu konzentrieren, versuchen Sie es mit einem Blockplan. Mit dieser Aufgaben- und Zeitverwaltungstechnologie können Sie für jede Aufgabe auf Ihrer Liste einen Zeitplan in Ihrem Kalender erstellen. Verwenden der Funktionen, die in enthalten sind Outlook-Kalender -Sie können ganz einfach einen Gruppenplan erstellen.
Tipp: Müssen Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang haben? mich kennen zu lernen So verwenden Sie Microsoft Outlook-Regeln, um sie zu manipulieren.
Was ist eine kombinierte Tabelle?
Massenzeitpläne, manchmal auch als Zeitblöcke bezeichnet, sind eine nützliche Möglichkeit, Aufgaben und Zeit zu verwalten. Die häufigste Verwendung ist die akademische Planung, bei der lange Kurse nur an bestimmten Wochentagen stattfinden. Diese Technologie kann jedoch dazu beitragen, Ihre Produktivität bei der Arbeit zu verbessern, indem Sie sich auf eine Aufgabe nach der anderen konzentrieren können.
Anstatt zwischen dem Lesen einer E-Mail, dem Beantworten eines Anrufs und der Arbeit an einem Bericht hin und her zu springen, können Sie für jede Aufgabe einen Zeitraum festlegen und nur während dieser Zeit an dieser Aufgabe arbeiten.
Sie könnten beispielsweise eine Stunde von 9:10 bis 10:11 Uhr zum Lesen, Schreiben und Beantworten von E-Mails einplanen und dann eine Stunde von XNUMX:XNUMX bis XNUMX:XNUMX Uhr, um an Berichten zu arbeiten.
Indem Sie sich Zeit für eine Aufgabe nehmen, können Sie sich besser auf diese bestimmte Aufgabe konzentrieren und sie erledigen, bevor Sie mit der nächsten fortfahren.
Der Schlüssel zu einer gruppierten Tabelle ist das Layout. Erstellen Sie zu Beginn Ihrer Arbeitswoche Ihren Massenplan für jeden Tag oder zu Beginn des Tages, erstellen Sie einen Zeitplan für jeden Zeitabschnitt und halten Sie sich dann an den Zeitplan, um alles zu erledigen.
Wenn Sie bereit sind, diese Aufgabenverwaltungsmethode auszuprobieren, gibt es mehrere Outlook-Kalenderfunktionen, die Ihnen beim Einrichten eines Gruppenkalenders helfen können. Ich werde einen Blick darauf werfen!
FYI: Suchen Sie Eine Alternative zu Google Kalender? Wir haben einige Möglichkeiten!
Verwenden Sie Kategorien, um Ereignisse zu benennen
Sobald Sie ein Ereignis in Ihrem Outlook-Kalender eingerichtet haben, können Sie eine Klasse verwenden, um es farblich zu kennzeichnen und zu benennen, um einen Massenplan zu erstellen. Es kann Ihnen helfen, verschiedene Arten von Ereignissen auf einen Blick zu entdecken.
Standardmäßig gibt Ihnen Outlook Kategorien mit ihren Farben als Namen, aber Sie können sie auch in etwas Aussagekräftigeres umbenennen oder Ihre eigenen erstellen. Sie können beispielsweise eine gelbe Kategorie verwenden, um eingehende Anrufe anzuzeigen, oder eine benutzerdefinierte blaue Kategorie namens „E-Mails“, um Nachrichten zu schreiben und darauf zu antworten. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um dies einzurichten:
- Erstellen Sie ein Ereignis, indem Sie in einem Abschnitt auf das Datum und die Uhrzeit in Ihrem Kalender doppelklicken "Neu" aus der Registerkarte Multifunktionsleiste "Startseite" , oder verwenden Tastaturkürzel Strg + Umschalt + A.
- Fügen Sie Aufgabendetails hinzu, einschließlich Name, Start- und Endzeit und andere Informationen in der Ereignisbeschreibung.
- in der Registerkarte "einen Termin" أو "treffen" , öffnen Sie das Dropdown-Menü "Einstufung" Im Abschnitt "Stichworte" in der Multifunktionsleiste und wählen Sie eine Kategorie aus.
- Sie sehen die Kategorie oben in der Veranstaltung. Nehmen Sie weitere Änderungen an der gewünschten Aufgabe vor und klicken Sie dann auf "speichern und schließen" Wenn du fertig bist.
- Machen Sie dasselbe für die verbleibenden Aufgaben in Ihrem Zeitplan. Wenn Sie Ihren Kalender anzeigen, sehen Sie die verschiedenen farbcodierten Kategorien für jeden Aufgabentyp.
Benennen Sie eine neue Kategorie um oder erstellen Sie eine neue
- Um Standardkategorien umzubenennen oder eigene zu erstellen, öffnen Sie eine Liste "Einstufung" und wählen Sie "Alle Kategorien".
- Wählen Sie eine vorhandene Kategorie aus und verwenden Sie die Schaltfläche "umbenennen" um ihm einen neuen Namen oder eine neue Schaltfläche zu geben "Neu" um eine benutzerdefinierte Klasse zu erstellen.
Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren Arbeiten Sie mit Kategorien in Microsoft Outlook.
Legen Sie Erinnerungen fest, um mit den nächsten Aufgaben zu beginnen
Sie können leicht die Zeit vergessen, wenn Sie sich auf eine Aufgabe konzentrieren. Um Ihnen zu helfen, den Zeitplan einzuhalten, können Sie Erinnerungen für Ihre Ereignisse festlegen, um Sie im Voraus oder zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie eine Aufgabe beginnen, zu benachrichtigen.
Öffnen Sie eine Veranstaltung oder erstellen Sie eine neue und gehen Sie zur Registerkarte "einen Termin" أو "treffen". Verwenden Sie das Dropdown-Feld "Erinnerung" Im Abschnitt "Optionen" Um die Weckzeit zu wählen.
Wenn Sie eine Zeit auswählen, z. B. 10 oder 15 Minuten, haben Sie die Zeit, die aktuelle Aufgabe zu beenden, bevor die nächste beginnt.
Erstellen Sie wiederkehrende Ereignisse für tägliche Aufgaben
Wenn Sie Ihre Woche planen, haben Sie möglicherweise Aufgaben, die Sie jeden Tag zur gleichen Zeit erledigen müssen. Zu diesem Zweck können Sie wiederkehrende Ereignisse erstellen, um die Zeit zu reduzieren, die Sie mit der Planung Ihres Zeitplans verbringen. Sie können beispielsweise einen Block einrichten, um Ihre E-Mails jeden Tag um 9 Uhr zu überprüfen.
- Öffnen Veranstaltung أو Erstellen Sie eine neue Veranstaltung. Gehe auf die Registerkarte "einen Termin" أو "treffen" und wählen Sie "Wiederholung" in einer Gruppe "Optionen" oder wählen "wiederholte Aktion" im Bereich Veranstaltungsdetails.
- benutzen Felder In jedem Abschnitt, um die wiederholte Aufgabe vorzubereiten.
- Termin: Lokalisieren "Einstieg" و "beenden" و "Dauer".
- Muster wiederholen: Wählen Sie auf der linken Seite aus, wie oft die Aufgabe wiederholt werden soll, und dann, wann sie wiederholt werden soll. Wenn Sie beispielsweise jeden Werktagmorgen eine Aufgabe wiederholen, setzen Sie ein Häkchen "Täglich" links u "Jeden Tag der Woche" rechts.
- Wiederholungsbereich: Entscheiden Sie, wie lange die Aufgabe wiederholt werden soll. Sie können ein Start- und Enddatum auswählen, es nach einer bestimmten Anzahl von Iterationen beenden oder ein auswählen "Ohne Verfallsdatum".
4. Vervollständigen oder ändern Sie die verbleibenden Details der Aufgabe nach Bedarf und geben Sie sie an "speichern und schließen". Wenn Sie das Ereignis in Ihrem Kalender anzeigen, sehen Sie in der Ecke ein Symbol für wiederkehrende Ereignisse.
FYI: Sie können auch Verwenden Sie den Windows-Taskplaner um Ihre Aufgaben zu planen.
Wechseln Sie die Ansichten für den aktuellen Tag und das Layout
Eine großartige Funktion des Outlook-Kalenders, die die Verwendung eines Massenzeitplans vereinfacht, ist die Möglichkeit, Ihre Ansicht zu wechseln. Sie können eine Ansicht verwenden, um Ihre Woche zu planen, und eine andere, um Ihren Zeitplan für den Tag anzuzeigen.
Wechseln Sie bei geöffnetem Kalender zur Registerkarte Startseite und verwenden Sie die Schaltflächen im Abschnitt Kalender "Rangfolge" Aus dem Menüband oder öffnen Sie den Dropdown-Pfeil "Breite" links zur Auswahl "Heute" و „Arbeitswoche“ „Woche“ , etc.
Verwenden Sie den Status „Beschäftigt“ und „Beschäftigt“.
Die Status in Ihrem Outlook-Kalender-Massenplan lassen andere wissen, ob Sie beschäftigt, abwesend oder remote arbeiten.
Öffnen Sie eine Veranstaltung oder erstellen Sie eine neue. Gehen Sie zur Registerkarte "einen Termin" أو "treffen" und wählen Sie das Dropdown-Menü aus "die Bedingung". Wählen Sie einen Status aus, den Sie dem Ereignis hinzufügen möchten.
Sie können zum Beispiel "Beschäftigt" Für wichtige Aufgaben oder Besprechungen und "außerhalb des Büros" für die Mittagsgruppe und "vorübergehend" Für Aufgaben, die Sie gerne unterbrechen.
Beende Aufgaben für die Ruhezeit früh oder beginne spät
Eine weitere nützliche Funktion, die Sie im Outlook-Blockplan nutzen können, ist die Möglichkeit, Termine und Besprechungen automatisch zu verkürzen. Sie können einen bestimmten Zeitraum festlegen, um früher fertig zu werden oder spät zu beginnen, um eine kurze Pause zwischen den Aufgaben zu haben.
- Wechseln Sie nach dem Öffnen von Outlook zu Datei -> Optionen. Lokalisieren "Kalender" Auf der linken Seite und gehen Sie zum Abschnitt Kalenderoptionen rechts.
- Kontrollkästchen „Termine und Besprechungen verkürzen“ und wählen Sie entweder "Früh fertig" أو „beginnt spät“ im Dropdown-Feld auf der linken Seite.
- Verwenden Sie die folgenden Dropdown-Felder, um ein Zeitintervall für Ereignisse unter einer Stunde und XNUMX Stunde oder mehr auszuwählen. Klicken "OK" um die Änderungen zu speichern.
Von nun an sehen Sie neue Ereignisse, die Sie erstellen, die automatisch diejenigen widerspiegeln, die früh enden oder spät beginnen.
Sparen Sie nicht an diesen wenigen Minuten zwischen den Aufgaben für kurze Pausen, um sich die Beine zu vertreten oder auf die Toilette zu gehen. Es kann jeder sein Diese Pomodoro-Zähler für Mac dir helfen können.
Häufig gestellte Fragen
F1: Wie ändere ich meine Arbeitstage und -stunden in Outlook?
Die Antwort: Sie können ganz einfach Details einrichten, sodass sich Ihr Kalender auf die Tage und Zeiten konzentriert, an denen Sie arbeiten.
Wählen Sie in Outlook aus „Datei -> Optionen“. Wählen "Kalender" auf der linken Seite und verwenden Sie dann die Felder in einem Abschnitt "Arbeitszeit" Tage und Zeiten zu wählen. Klicken "OK" um die Änderungen zu speichern.
F2: Was ist der Unterschied zwischen Terminen und Besprechungen in Outlook?
Die Antwort: Verabredungen sind Veranstaltungen nur für Sie, während Treffen solche mit anderen Personen sind. Verwenden Sie für die meisten Gruppenplanungsaufgaben den Ereignistyp "Termine". Wenn Sie sich mit anderen treffen möchten, verwenden Sie den Besprechungstyp.
F3: Kann ich einen privaten Termin (Aufgabe) in Outlook planen?
Die Antwort: Sie können Termine und Besprechungen in Outlook privat machen, um einige Details vor anderen zu verbergen. Denken Sie daran, wenn Sie Berechtigungen erteilen "Lektüre" Ein anderer Benutzer kann die Details nicht sehen, aber wenn Sie Berechtigungen erteilen "Der Stellvertreter hat Zugriff zum Anzeigen privater Elemente" , es wird gemacht.
Um eine private Veranstaltung zu erstellen, gehen Sie zur Registerkarte "einen Termin" أو "treffen". Wählen Sie das Ereignis im Kalender aus und klicken Sie auf "Speziell" Im Abschnitt "Stichworte" im Band.