كيفية إنشاء قوالب بريد إلكتروني في Microsoft Outlook
من أفضل الطرق لتوفير الوقت في المهام المتكررة عن طريق إنشاء قوالب. يساعد القالب في توفير هيكل أو نموذج لأي محتوى. على سبيل المثال ، في Microsoft Outlook ، يمكن للمستخدمين إنشاء قوالب بريد إلكتروني بدلاً من إنشاء رسائل بريد إلكتروني من البداية في كل مرة.
تكون قوالب البريد الإلكتروني هذه مفيدة عندما تحتوي رسائل البريد الإلكتروني الصادرة على نفس المحتوى أو بنية مماثلة. لإنشاء قالب بريد إلكتروني على Microsoft Outlook ، يمكن للمستخدمين إما استخدام ميزة الأجزاء السريعة أو الوظيفة الإضافية القوالب الخاصة بي. وإليك كيف يعمل:
إنشاء نموذج البريد الإلكتروني باستخدام أجزاء سريعة في MICROSOFT OUTLOOK
الأجزاء السريعة هو معرض في Microsoft Outlook يحتوي على محتوى يمكن إعادة استخدامه مثل النصوص والصور. يمكن للمستخدمين تحديد هذه العناصر بسهولة وإدراجها في رسائل البريد الإلكتروني وطلبات الاجتماع والمهام وما إلى ذلك. وإليك كيفية استخدام “الأجزاء السريعة” لإنشاء قالب بريد إلكتروني:
ملاحظة: قدمت Microsoft Quick Parts في Outlook 2007 لاستبدال النص التلقائي الذي كان موجودًا في الإصدارات السابقة.
الخطوة 1: قم بتشغيل Microsoft Outlook على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
الخطوة 2: من الشريط ، حدد بريد إلكتروني جديد لإنشاء البريد ليتم حفظه كقالب.
خطوة 3: قم بتمييز نص البريد.
الخطوة 4: انقر فوق علامة التبويب إدراج وفي مجموعة النص ، انقر فوق القائمة المنسدلة الأجزاء السريعة.
الخطوة 5: من الخيارات المدرجة ، حدد حفظ التحديد في معرض الأجزاء السريعة لبدء تشغيل مربع حوار.
خطوة 6: داخل مربع الحوار ، املأ التفاصيل ذات الصلة للحقول أدناه:
- الاسم: هذا هو المعرف الفريد لكل إدخال. تسرد الأجزاء السريعة الأسماء بترتيب أبجدي. ستجد هذا مفيدًا جدًا عندما يكون لديك العديد من الإدخالات.
- المعرض: يساعدك Outlook على حفظ محتوى الأجزاء السريعة في معارض معينة. هذا مفيد للغاية عندما يكون لديك الكثير من القوالب المخزنة.
- الفئة: يجب عليك الالتزام بـ “عام” إلا عندما تحتاج إلى تجميع إضافي للقوالب الخاصة بك. الفئات مثل المجلدات الفرعية ، وهي تنتمي إلى المعارض.
- الوصف: هذا تعليق يساعد في وصف كل إدخال أو قالب. أنت لا ترى هذه السمة أبدًا ، لذا لا داعي للقلق بشأنها.
- حفظ في: للتأكد من أن المحتوى متاح للاستخدام في رسائل البريد الإلكتروني في Outlook ، استخدم NormalEmail.dotm. يمكنك أيضًا عزل إدخالاتك حسب النموذج.
- الخيارات: تساعد هذه السمة في تحديد كيفية إدراج كل إدخال.
الخطوة 7: انقر فوق “موافق” لحفظ تفاصيل الإدخال الجديد الخاص بك. يمكنك دائمًا الوصول إلى هذا الإدخال لأغراض مختلفة ، بما في ذلك إنشاء رسائل بريد إلكتروني.
الخطوة 8: لاستخدام القالب الجديد ، انتقل إلى جزء البريد الإلكتروني حيث تريد ظهور القالب.
خطوة 9: حدد الأجزاء السريعة وانقر على القالب المراد استخدامه.
ملاحظة: أي عنصر محفوظ في الأجزاء السريعة لا يتوفر إلا محليًا على الكمبيوتر الشخصي.
أنشئ نموذج بريد إلكتروني باستخدام إضافة القوالب الخاصة بي
القوالب الخاصة بي هي وظيفة إضافية توفرها Microsoft لتسهيل إدخال النص بنقرة واحدة. باستخدام هذه الميزة ، يمكن للمستخدمين تخزين العبارات المستخدمة بشكل متكرر وإضافتها إلى رسائل البريد الإلكتروني عند الحاجة. تأتي هذه الميزة مثبتة مسبقًا على Outlook ؛ ومع ذلك ، يجب أن يكون لدى المستخدمين حساب بريد إلكتروني مع خادم Microsoft Exchange.
إليك كيفية استخدام الوظيفة الإضافية My Templates:
ملاحظة: تتوفر الوظيفة الإضافية My Templates في Microsoft Outlook 2019 و 2016 و 2013 بالإضافة إلى Microsoft 365.
الخطوة 1: قم بتشغيل Microsoft Outlook.
الخطوة 2: من الشريط ، حدد بريد إلكتروني جديد.
خطوة 3: في علامة التبويب الرسائل وداخل مجموعة القوالب الخاصة بي ، انقر فوق عرض القوالب.
ملاحظة: إذا لم يتم تكوين الوظيفة الإضافية “عرض القوالب” مسبقًا على شريط Outlook ، فحدد “ملف” و “إدارة الوظائف الإضافية” لتثبيتها.
الخطوة 4: في مربع الحوار الجديد ، انقر فوق قالب.
الخطوة 5: في مربعات النص الفارغة ، أدخل عنوانًا ونصًا للبريد الإلكتروني.
خطوة 6: انقر فوق حفظ للتأكد من أن القالب متاح في أي وقت تحتاج إليه.
الخطوة 7: انقر فوق القالب الذي تم إنشاؤه حديثًا لنقله إلى نص البريد الإلكتروني.
ملاحظة: يتم تخزين القوالب التي تم إنشاؤها باستخدام الوظيفة الإضافية My Templates في صندوق البريد الخاص بك ويمكن الوصول إليها من أي مكان.
إنشاء قوالب البريد الإلكتروني في GMAIL
سواء كنت تستخدم ميزة الأجزاء السريعة أو الوظيفة الإضافية My Templates ، يمكنك بسهولة إنشاء قوالب بريد إلكتروني في Microsoft Outlook. يمكنك أيضًا إنشاء قوالب على تطبيقات البريد الأخرى مثل Gmail باستخدام Gorgias.