تنظيم الاجتماعات في Outlook لا يقتصر على تحديد الموعد فقط، بل يشمل معرفة من سيحضر واتخاذ قرارات سريعة بناءً على آراء المشاركين. لذلك تُعد ميزة تأكيد الحضور واستطلاع الرأي من الأدوات المهمة لرفع كفاءة الاجتماعات وتقليل الارتباك.
يعاني كثير من المستخدمين من صعوبة تتبع الردود أو معرفة توافر الحضور، خاصة عند إرسال دعوات إلى عدد كبير من الأشخاص. عدم استخدام الخيارات الصحيحة قد يؤدي إلى اجتماعات غير مكتملة أو قرارات مؤجلة.
يوفر تقويم Outlook إمكانيات مدمجة تساعدك على طلب تأكيد الحضور وجمع الآراء مباشرة من داخل الدعوة، دون الحاجة إلى وسائل خارجية أو رسائل إضافية. هذه الميزة مفيدة للاجتماعات الإدارية، فرق العمل، والفعاليات الصغيرة.
في هذا المقال ستتعرف على الطريقة الصحيحة لإعداد تأكيد الحضور واستطلاع الرأي في تقويم Outlook، بما يضمن تفاعلًا أفضل وتنظيمًا أكثر احترافية للاجتماعات.
نصائح سريعة
- يتيح لك برنامج مايكروسوفت أوتلوك اقتراح تواريخ أو أوقات للاجتماعات والمواعيد، كما يتيح للأشخاص التصويت على هذه الأوقات.
- استخدم ميزة “استطلاع الجدولة” لإعداد استطلاع في تقويم أوتلوك ومساعدة المستلمين على تأكيد حضورهم وفقًا لتفضيلاتهم.
- قلل من تبادل الرسائل الإلكترونية من خلال تجميع ردود الجميع على دعوة واحدة.
هل ترغب في تشجيع مستلمي بريدك الإلكتروني على الرد بسرعة على رسائلك أو دعوات المواعيد؟ أو ربما تحتاج إلى تصويت الجميع على موعد الاجتماع القادم لضمان ملاءمته للجميع؟ يتيح لك إعداد استطلاع في تقويم أوتلوك القيام بهذه المهام.
تعرّف على كيفية إعداد استطلاع في تقويم أوتلوك وضمان تلقي الردود على الدعوات والاستطلاعات باتباع هذه الخطوات البسيطة. تعمل هذه الميزة فقط على حسابات مايكروسوفت إكستشينج، وهذه التعليمات مخصصة لبرنامج أوتلوك على سطح المكتب فقط. تأكد مع مسؤول النظام لديك من تفعيل خيار إنشاء استطلاع في تقويم أوتلوك لحسابك.
كيفية إعداد استطلاع رأي في تقويم Outlook – دليل خطوة بخطوة
الخطوة 1: أنشئ بريدًا إلكترونيًا جديدًا بالنقر على زر “بريد إلكتروني جديد”.
الخطوة 2: أضف المحتوى والمستلمين إلى بريدك الإلكتروني.
إلى الخطوة 3. انتقل إلى علامة التبويب “الرسالة” وابحث عن “استطلاع جدولة جديد”.
الخطوة 4. يمكنك أيضًا العثور على هذا الخيار في قسم “التقويم” في Outlook، وذلك بإنشاء موعد/اجتماع جديد والبحث عن “استطلاع جدولة جديد” ضمن علامة التبويب “اجتماع”. لإنشاء موعد جديد، ما عليك سوى فتح تقويم Outlook والنقر نقرًا مزدوجًا على اليوم الذي تقترح فيه عقد اجتماعك. سيؤدي هذا إلى إنشاء نافذة جديدة حيث يمكنك العثور على خيار الجدولة ذي الصلة، كما هو موضح.
الخطوة 5. في كلتا الطريقتين، ستظهر لك نافذة “استطلاع جدولة”. تتيح لك هذه النافذة اختيار تاريخ الاجتماع ومدته، بالإضافة إلى اختيار أوقات مختلفة. إذا كان المستلمون يستخدمون Outlook أيضًا، فسترى مؤشرًا يوضح ما إذا كانوا متاحين أم لا بجوار كل فترة زمنية. في المثال الموضح، كلا المستلمين متاحان في جميع الفترات الزمنية المحددة. يمكنك ملاحظة ذلك من خلال المؤشر الذي يشير إلى الشخص والرقم “2” بجانبه.
الخطوة 6. أكمل كتابة بريدك الإلكتروني أو دعوة التقويم مع جميع المعلومات ذات الصلة. لا تنسَ إرفاق أي مستندات أو جدول أعمال قد يحتاجه المستلمون. بمجرد إرسال الدعوة أو البريد الإلكتروني، يمكن للمستلمين النقر على خيار الاستطلاع الأنسب لهم. ستتلقى الردود مباشرةً في بريدك الإلكتروني. إذا فعّلتَ خيار “الجدولة عند توافق الحضور”، فسيتم تحديث دعوة التقويم تلقائيًا إلى الوقت الأنسب للمستلمين. لإجراء تغييرات، ما عليك سوى النقر المزدوج على الموعد في تقويمك وتغيير التاريخ والوقت يدويًا حسب الحاجة.
ملاحظة: قد تتمكن من إضافة استطلاع جدولة على Outlook المستند إلى الويب وكذلك Outlook المستند إلى سطح المكتب، ولكن سيحتاج مسؤول شبكة Microsoft الخاص بك إلى إعداد هذه الميزة.
إعداد تأكيد الحضور واستطلاع الرأي في تقويم Outlook يساعدك على إدارة الاجتماعات بفعالية أكبر ويمنحك صورة واضحة عن توافر المشاركين وآرائهم قبل انعقاد الاجتماع. هذه الخطوة البسيطة تقلل من الفوضى وتوفر الوقت.
احرص على تفعيل هذه الميزات عند جدولة الاجتماعات المهمة، وستلاحظ تحسنًا ملحوظًا في مستوى التنظيم وسرعة اتخاذ القرار داخل فريق العمل.
