Outlook 일정에서 그룹화된 일정을 설정하여 생산성 향상
늘어나는 할 일 목록에 집중하는 데 문제가 있는 경우 일정 차단을 시도하십시오. 이 작업 및 시간 관리 기술을 사용하면 목록에 있는 각 작업에 대한 일정을 달력에 만들 수 있습니다. 에 포함된 기능 사용 아웃룩 캘린더 - 단체 일정을 쉽게 만들 수 있습니다.
도움말: 받은편지함을 관리해야 하나요? 나를 알게 Microsoft Outlook 규칙을 사용하여 조작하는 방법.
결합 테이블이란 무엇입니까?
시간 블록이라고도 하는 대량 일정은 작업과 시간을 관리하는 데 유용한 방법입니다. 가장 일반적으로 사용되는 것은 학업 일정에서 긴 수업이 특정 요일에만 열리는 것입니다. 그러나 이 기술은 한 번에 하나의 작업에 집중할 수 있도록 하여 직장에서의 생산성을 향상시키는 데 도움이 될 수 있습니다.
이메일 읽기, 전화 받기, 보고서 작업 사이를 번갈아 가며 작업하는 대신 각 작업에 시간을 따로 설정하고 해당 시간 동안에만 해당 작업을 수행할 수 있습니다.
예를 들어, 오전 9시부터 오전 10시까지 한 시간 동안 이메일을 읽고, 쓰고, 회신하고, 오전 10시부터 오전 11시까지 한 시간 동안 보고서 작업을 할 수 있습니다.
작업을 위한 시간을 따로 설정하면 특정 작업에 더 집중하고 다음 작업으로 이동하기 전에 완료할 수 있습니다.
그룹화된 테이블의 핵심은 레이아웃입니다. 주당 근무 시작 시 매일 또는 하루 시작 시 일괄 일정을 만들고 각 시간 증분에 대한 일정을 만든 다음 모든 작업을 완료하기 위한 일정을 고수하십시오.
이 작업 관리 방법을 시도해 볼 준비가 되었으면 그룹 일정을 설정하는 데 도움이 되는 몇 가지 Outlook 일정 기능이 있습니다. 내가 볼게!
FYI: 찾고 계십니까? Google 캘린더의 대안? 몇 가지 옵션이 있습니다!
범주를 사용하여 이벤트 이름 지정
Outlook 일정에서 이벤트를 설정한 후에는 클래스를 사용하여 색상 코드를 지정하고 이름을 지정하여 대량 일정을 만들 수 있습니다. 다양한 유형의 이벤트를 한 눈에 파악할 수 있습니다.
기본적으로 Outlook은 색상이 있는 범주를 이름으로 제공하지만 이름을 더 의미 있는 이름으로 바꾸거나 직접 만들 수도 있습니다. 예를 들어 노란색 범주를 사용하여 전화가 돌아왔음을 나타내거나 이메일이라는 사용자 정의 파란색 범주를 사용하여 메시지를 작성하고 응답할 수 있습니다. 이를 설정하려면 아래 단계를 따르십시오.
- 섹션을 사용하여 캘린더에서 날짜와 시간을 두 번 클릭하여 이벤트를 만듭니다. "새로운" 리본 탭에서 "홈페이지" , 또는 사용 키보드 단축키 Ctrl + Shift + A.
- 이벤트 설명에 이름, 시작 및 종료 시간, 기타 정보를 포함한 작업 세부 정보를 추가합니다.
- 탭에서 "약속" أو "회의" , 드롭다운 메뉴를 엽니다. "분류" 섹션에서 "태그" 리본에서 범주를 선택합니다.
- 이벤트 상단에 카테고리가 표시됩니다. 원하는 작업을 수정한 다음 "저장하고 닫습니다" 당신이 끝낼 때.
- 일정의 나머지 작업에 대해서도 동일한 작업을 수행합니다. 캘린더를 볼 때 각 작업 유형에 대해 서로 다른 색상으로 구분된 범주를 볼 수 있습니다.
새 범주 이름 바꾸기 또는 만들기
- 기본 카테고리의 이름을 바꾸거나 직접 카테고리를 만들려면 목록을 여세요. "분류" 훠궈 "모든 카테고리".
- 기존 카테고리를 선택하고 버튼을 사용하십시오. "이름을 바꾸다" 새 이름이나 버튼을 지정하려면 "새로운" 사용자 정의 클래스를 생성합니다.
자세히 알아보려면 계속 읽어보세요. Microsoft Outlook에서 범주 작업.
다음 작업 시작 알림 설정
일에 집중하다 보면 시간가는 줄을 쉽게 잊어버릴 수 있습니다. 일정을 지키는 데 도움이 되도록 미리 알림을 설정하거나 작업을 시작할 때 알림을 받을 수 있습니다.
이벤트를 열거나 새 이벤트를 만들고 탭으로 이동합니다. "약속" أو "회의". 드롭다운 상자 사용 "알림" 섹션에서 "옵션" 알람 시간을 선택합니다.
10분 또는 15분과 같은 시간을 선택하면 다음 작업이 시작되기 전에 현재 작업을 완료할 시간이 주어집니다.
일일 작업에 대한 반복 이벤트 만들기
한 주를 계획할 때 매일 같은 시간에 수행해야 할 작업이 있을 수 있습니다. 이를 위해 일정을 계획하는 데 소요되는 시간을 줄이기 위해 반복 이벤트를 만들 수 있습니다. 예를 들어 매일 오전 9시에 이메일을 확인하도록 차단을 설정할 수 있습니다.
- 열다 이벤트 أو 새 이벤트 만들기. 탭으로 이동 "약속" أو "회의" 훠궈 "되풀이" 그룹에서 "옵션" 또는 선택 "반복 동작" 이벤트 세부 정보 섹션에서.
- 사용하다 필드 각 섹션에서 반복 작업을 준비합니다.
- 예약 시간: 퍄퍄퍄 "시작하기" و "마치다" و "지속".
- 반복 패턴: 왼쪽에서 작업 반복 빈도와 반복 시기를 선택합니다. 예를 들어, 근무일 아침마다 작업을 반복한다면 체크 표시를 하십시오. "일일" 왼쪽에 “매주 매일” 오른쪽으로.
- 반복 범위: 작업을 반복해야 하는 시간을 결정합니다. 시작 날짜와 종료 날짜를 선택하거나 특정 반복 횟수 후에 종료하거나 "만기일 없이".
4. 필요에 따라 작업의 나머지 세부 정보를 완료하거나 수정하고 다음을 지정합니다. "저장하고 닫습니다". 캘린더에서 이벤트를 볼 때 모서리에 반복 이벤트 아이콘이 표시됩니다.
참고로 당신도 할 수 있습니다 Windows 작업 스케줄러 사용 작업을 예약합니다.
현재 날짜 및 레이아웃에 대한 보기 전환
대량 일정을 더 쉽게 사용할 수 있게 해주는 Outlook 일정의 뛰어난 기능은 보기를 전환하는 기능입니다. 한 보기를 사용하여 한 주를 계획하고 다른 보기를 사용하여 하루 일정을 볼 수 있습니다.
캘린더가 열린 상태에서 홈 탭으로 이동하여 캘린더 섹션의 버튼을 사용합니다. "주문하다" 리본에서 또는 드롭다운 화살표를 엽니다. "보여 주다" 왼쪽에서 선택 "오늘" و "일주" "주" , 등.
상태 켜기 및 끄기 사용 중
Outlook 일정 대량 일정의 상태를 통해 바쁘거나 부재 중이거나 원격으로 작업 중인 경우 다른 사람에게 알릴 수 있습니다.
이벤트를 열거나 새 이벤트를 만듭니다. 탭으로 이동 "약속" أو "회의" 드롭다운 메뉴를 선택합니다. "조건". 이벤트에 첨부할 상태를 선택합니다.
예를 들어 다음을 사용할 수 있습니다. "바쁘다" 중요한 작업이나 회의를 위해 "사무실 밖" 점심 그룹, 그리고 "일시적인" 방해해도 상관없는 작업의 경우.
휴식 시간을 위해 일찍 끝내거나 늦은 작업 시작
Outlook 블록 일정에서 사용할 수 있는 또 다른 유용한 기능은 약속 및 모임을 자동으로 줄이는 기능입니다. 특정 기간을 설정하여 일찍 끝내거나 늦게 시작하여 작업 사이에 짧은 휴식을 취할 수 있습니다.
- Outlook을 연 후 다음으로 이동합니다. 파일 -> 옵션. 퍄퍄퍄 "달력" 왼쪽에서 섹션으로 이동 달력 옵션 오른쪽으로.
- 체크박스 “약속·회의 단축” 다음 중 하나를 선택합니다. "일찍 끝내" أو "늦게 시작" 왼쪽의 드롭다운 상자에서.
- 다음 드롭다운 상자를 사용하여 XNUMX시간 미만 및 XNUMX시간 이상의 이벤트에 대한 시간 증분을 선택합니다. 딸깍 하는 소리 "확인" 변경 사항을 저장합니다.
이제부터 일찍 종료하거나 늦게 시작하는 이벤트를 자동으로 반영하여 생성한 새 이벤트를 볼 수 있습니다.
다리를 펴거나 화장실을 사용하기 위해 짧은 휴식을 위해 작업 사이의 몇 분을 인색하지 마십시오. 누구라도 될 수 있습니다 Mac용 포모도로 카운터 당신을 도울 수 있습니다.
자주 묻는 질문
질문 1: Outlook에서 근무일과 시간을 어떻게 변경합니까?
답변 : 달력이 작업 날짜와 시간에 초점을 맞추도록 세부 정보를 쉽게 설정할 수 있습니다.
Outlook에서 선택 "파일 -> 옵션". 선택하다 "달력" 섹션의 필드를 사용하십시오. "근무 시간" 날짜와 시간을 선택합니다. 딸깍 하는 소리 "확인" 변경 사항을 저장합니다.
질문 2: Outlook에서 약속과 모임의 차이점은 무엇입니까?
답변 : 데이트는 나만을 위한 이벤트라면, 미팅은 다른 사람들과의 이벤트입니다. 대부분의 그룹 일정 작업에는 약속 이벤트 유형을 사용합니다. 다른 사람을 만날 계획이라면 회의 유형을 사용하세요.
질문 3: Outlook에서 비공개 약속(작업)을 예약할 수 있습니까?
답변 : Outlook에서 약속 및 모임을 비공개로 설정하여 일부 세부 정보를 다른 사람에게 숨길 수 있습니다. 권한을 부여하면 "독서" 다른 사용자의 경우 세부 정보를 볼 수 없지만 권한을 부여하면 "대리인은 개인 항목을 볼 수 있습니다." , 완료됩니다.
비공개 이벤트를 만들려면 탭으로 이동하세요. "약속" أو "회의". 캘린더에서 이벤트를 선택하고 클릭 "사적인" 섹션에서 "태그" 테이프에.