أفضل طريقة لاستخدام الذكاء الاصطناعي لتنظيم البيانات في Google Sheets
تنسيق الجداول وتحليل البيانات يستهلك وقتًا طويلًا، خاصة عندما تحتوي الصفوف والأعمدة على مئات القيم المتغيرة. Google Sheets أصبح اليوم أكثر ذكاءً، ويتيح لك استخدام ميزات مدعومة بالذكاء الاصطناعي لتنظيم البيانات تلقائيًا، واقتراح صيغ، وتلخيص المعلومات دون كتابة سطر واحد من الكود.
سواء كنت تعمل على تقارير أسبوعية، أو جداول مالية، أو ملفات عمل جماعي، فإن أدوات الذكاء الاصطناعي داخل Google Sheets يمكنها مساعدتك على إنجاز المهمة بسرعة ودقة. في هذا الدليل، ستتعلم كيف تبدأ باستخدام هذه الأدوات، وما الميزات التي توفرها، وكيف يمكن تخصيصها لتناسب احتياجاتك.
تُدخل وظيفة الذكاء الاصطناعي من جوجل نماذج اللغة المدعومة بـ Gemini مباشرةً إلى خلايا جدول بياناتك دون أي إضافات. باستخدامها، يمكنك إنشاء نص جديد، وتلخيص كتل البيانات، وتصنيف الإدخالات، أو حتى تخمين المشاعر – كل ذلك بكتابة صيغة بسيطة.
ملحوظة
تُعد وظيفة الذكاء الاصطناعي في جداول بيانات جوجل جزءًا من مختبرات Google Workspace، وهي مدعومة بـ Gemini AI من جوجل. إذا تم تفعيل Ask Gemini في جداول بيانات جوجل، يمكنك الوصول بسهولة إلى وظيفة الذكاء الاصطناعي في جداول بياناتك.
بنية دالة AI()
تحتوي دالة الذكاء الاصطناعي على وسيطتين:
=AI(prompt, [reference_cell_or_range])
أين
المُوجِّه (مطلوب): سلسلة نصية بين علامتي اقتباس تُخبر الذكاء الاصطناعي بما تُريد. على سبيل المثال، يُمكنك كتابة مُوجِّه بسيط مثل “لخِّص هذه المراجعة في جملة واحدة” أو أي شيء آخر تحتاجه.
مرجع_الخلية_أو_النطاق (اختياري): يُحدد هذا المُوجِّه الخلية (أو نطاق الخلايا) التي تحتوي على البيانات التي تُريد الذكاء الاصطناعي العمل عليها.
إذا أغفلتَ المرجع، فسيستخدم الذكاء الاصطناعي المُوجِّه للسياق فقط، والذي يُمكن أن يُعطي نتائج مفيدة بشكلٍ مُفاجئ مع تجاهل جميع محتويات الخلية. بالإضافة إلى ذلك، تُرجع الدالة نصًا عاديًا، لذا يُمكنك ربطه بصيغ أخرى (مثلًا، استخدم الدالة LEFT() للحصول على الكلمات القليلة الأولى فقط).
كيفية استخدام الدالة AI()
افتح أو أنشئ جدول بيانات جوجل، وتأكد من استخدام حساب يُمكنه الوصول إلى Gemini for Workspace. انقر على الخلية التي تُريد استخدام دالة الذكاء الاصطناعي فيها. ثم اكتب =AI() وابدأ بكتابة المُوجِّه. يُمكنك استخدام لغة طبيعية، لذا لا تقلق كثيرًا بشأن بناء الجملة. حدد نطاق بياناتك أو ارجع إلى الخلايا ذات الصلة. سيستخدم الذكاء الاصطناعي هذه البيانات لتوليد رؤى ثاقبة.
عند الضغط على زر “إدخال”، ستظهر في جداول البيانات زر “إنشاء وإدراج”. انقر عليه، وستُدرج استجابتك المصممة بواسطة الذكاء الاصطناعي في الخلية المخصصة لك في سجل الإصدارات.
يمكنك أيضًا سحب مقبض التعبئة لتطبيق دالة الذكاء الاصطناعي على عدة صفوف أو أعمدة، مما يسمح بمعالجة البيانات دفعةً واحدة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك مراجعة المخرجات، وإذا كنت ترغب في الحصول على نتيجة جديدة، فانقر على زر “تحديث وإدراج” – سيُعاد تشغيل موجه الأوامر ويُنشئ إجابة جديدة.
أمثلة على دالة AI()
يمكنك استخدام دالة الذكاء الاصطناعي لأداء ثلاث مهام رئيسية: إنشاء نص بناءً على بياناتك، وتلخيص جدولك، وفرز أو تصنيف الإدخالات تلقائيًا. يمكنك أيضًا إجراء عمليات حسابية بسيطة على الصفوف والأعمدة، مثل الجمع والطرح، ولكن الحسابات المتقدمة غير مدعومة.
ليس هذا فحسب، بل يمكنك أيضًا تفسير محتويات الخلية لتحديد المشاعر أو غيرها من المشاعر، مثل تحديد نبرة مراجعات الملاحظات. على سبيل المثال، لنفترض أن لديك قائمةً مليئةً بتعليقات العملاء الخام من متجرك الإلكتروني أو من استطلاعات الرأي، وتحتاج إلى تحديد التعليقات الإيجابية والسلبية والمحايدة دون قراءة التعليقات كاملةً لتوفير الوقت. يمكنك إدخال هذا الطلب البسيط باستخدام وظيفة الذكاء الاصطناعي:
=AI("Is this customer feedback positive, negative, or neutral?", A2)
ستحصل فورًا على تقييم إيجابي أو سلبي أو محايد، مما يسمح لك بفرز جدولك والاستجابة بشكل أسرع للانتقادات. لتطبيق هذا على جميع الملاحظات أدناه، ما عليك سوى سحب مقبض التعبئة لأسفل والضغط على زر “إنشاء وإدراج”.
يمكنك أيضًا تصنيف بياناتك بناءً على تعليماتك بالرجوع إلى خلايا أخرى. على سبيل المثال، لنفترض أن العمود “ج” يسرد أوصاف نفقات متنوعة – مثل تذاكر الطيران، ولقاءات الغداء، واشتراكات البرامج – وتريد تصنيفها بدقة ضمن “السفر”، أو “المكتب”، أو “أخرى” لفريقك المالي. ما عليك سوى استخدام:
=AI("Classify this expense as Travel, Office, or Other", D3)
سيحاول الذكاء الاصطناعي وسم أو تصنيف كل مُدخل، ولكنه قد يُغفل بعض المُدخلات أحيانًا. مع ذلك، يُمكنك إعادة توليد المُخرجات أو تعديل المُطالبة لتحسين الدقة عند الحاجة. بما أن هذه الوظيفة لا تزال تجريبية، فمن المُتوقع حدوث أخطاء عرضية – فالمُطالبات الغامضة والبيانات غير المُتسقة قد تُربك النموذج.
كما هو الحال مع أي نموذج لغوي، قد تحدث أخطاء مثل سوء الفهم أو سوء التفسير أو المُخرجات غير المنطقية. راجع النتائج دائمًا بعناية، خاصةً للمهام الحرجة، وتحقق من المُخرجات بدلًا من الاعتماد عليها عشوائيًا.
بالإضافة إلى هذه المهام، يُمكنك أيضًا إنشاء مُلخصات نصية، وإنشاء شعارات من النص، وإجراء عمليات حسابية بسيطة مثل الجمع الأساسي بين الخلايا.
=AI("Add the numbers in these cells", A1:A5)
تحذير
لا يوجد ضمان لخصوصية البيانات الحساسة. تذكر أن استعلامات الذكاء الاصطناعي تمر عبر خوادم جوجل، لذا تجنب إرسال معلومات شخصية أو سرية عبر المطالبات.
أمور لا تستطيع هذه الوظيفة القيام بها
هناك العديد من الأمور التي لا تستطيع هذه الوظيفة القيام بها. على سبيل المثال، يقتصر نطاقها على مطالباتك والبيانات المرجعية. فهي لا تمسح ورقة العمل بالكامل أو تسحب بيانات خارجية بمفردها. بالإضافة إلى ذلك، لا يمكنها الاتصال بالإنترنت المباشر لجلب أسعار الأسهم في الوقت الفعلي، أو التحقق من حالة الطقس، أو استخراج البيانات من مواقع الويب.
عند إنشاء تحليل، يصبح لقطة ثابتة. إذا تغيرت البيانات الأساسية، يجب عليك إعادة مطالبة الذكاء الاصطناعي بتحديث النتيجة. كما لا يمكنك إنشاء مخططات أو رسوم بيانية أو جداول.
لوظيفة الذكاء الاصطناعي في جداول بيانات جوجل حدود توليد قصيرة وطويلة المدى؛ في حال الوصول إلى الحد طويل المدى، يتوقف التوليد مؤقتًا لمدة 24 ساعة. يمكنها توليد مخرجات لما يصل إلى 200 خلية محددة في المرة الواحدة، مما يسمح بمعالجة خلايا إضافية بمجرد اكتمال التوليد الأولي.
مساحة عمل جوجل المُدعّمة بالذكاء الاصطناعي
تُعد وظيفة الذكاء الاصطناعي من جوجل جزءًا من مبادرة أوسع لدمج الذكاء الاصطناعي في أدوات مساحة العمل. تهدف الميزات القادمة، مثل “ساعدني في التحليل في جداول البيانات”، و”النظرة العامة الصوتية في المستندات”، و”تدفقات مساحة العمل”، إلى تبسيط تفسير البيانات، واستهلاك المحتوى، وأتمتة سير العمل. صُممت هذه التحسينات لتبسيط المهام اليومية، وتقليل الجهد اليدوي، وتعزيز الإنتاجية.
من خلال تمكين التفاعل باللغة الطبيعية في جداول بيانات جوجل، يُسهّل الذكاء الاصطناعي تحليل البيانات ويسهل الوصول إليه، حتى للمستخدمين غير التقنيين. مع تطور هذه الأدوات، من المتوقع أن تُحدث نقلة نوعية في طريقة تعامل المحترفين مع البيانات، مع التركيز على السهولة والسرعة والرؤى العملية.
نصيحتي: إذا كانت هذه الوظيفة متوفرة في جداول بيانات جوجل لديك، فجرّبها! ابدأ بمهمة بسيطة وشاهد مدى فعاليتها في أتمتة سير عملك.
باستخدام الميزات الذكية المدمجة داخل Google Sheets، يمكنك اختصار ساعات من العمل اليدوي في دقائق. الذكاء الاصطناعي لا يقتصر فقط على تقديم اقتراحات، بل يمكنه تنظيم البيانات وتقديم رؤى سريعة تساعدك على اتخاذ قرارات أفضل.
ابدأ بتجربة الأدوات التي استعرضناها، ومع كل استخدام ستكتشف إمكانيات جديدة تجعل التعامل مع البيانات أكثر فاعلية وسهولة. جداولك لم تعد مجرد خلايا… بل أصبحت مساحة ذكية تساعدك على التفكير والتنظيم بشكل أسرع.