عندما تزدحم علبة بريدك برسائل تحتاج إلى متابعة، يتحول الأمر بسرعة إلى فوضى تجعل من الصعب التركيز على المهام المهمة. الحل ليس في قراءة الرسائل فقط، بل في تحويلها مباشرة إلى قائمة مهام واضحة ومنظمة تساعدك على الإنجاز. في هذا المقال ستتعرف على خطوات بسيطة لتحويل أي رسالة بريد إلكتروني إلى مهمة قابلة للتنفيذ، مما يجعل يومك أكثر تنظيمًا وإنتاجية.
نصائح سريعة
- استخدم ميزة “المهام” المدمجة في Gmail لحل بسيط لتحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى قائمة مهام.
- أعد توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى Todoist لتنظيم المهام وإضافة تواريخ الاستحقاق.
- حوّل الرسائل إلى مهام تلقائيًا باستخدام مدير المهام المدمج في Outlook.
رسائل البريد الإلكتروني هي نقطة بداية العمل، لكنها نادرًا ما تنتهي. غالبًا ما تحتوي الرسائل المهمة على مهام أو مواعيد نهائية أو متابعات، والتي قد تُفوّت بسهولة إذا بقيت مدفونة في صندوق الوارد. يساعد تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى عناصر مهام في الحفاظ على سير عملك منظمًا ويضمن عدم تفويت أي شيء.
إليك ثلاث طرق سهلة لتحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى قائمة مهام باستخدام أدوات قد تكون لديك بالفعل.
استخدم ميزة “المهام” المدمجة في Gmail
إذا كنت من مستخدمي Gmail، فلديك بالفعل قائمة مهام بسيطة مدمجة. تتيح لك “مهام Google” تحويل أي بريد إلكتروني إلى مهمة ببضع نقرات فقط ودون الحاجة إلى إضافات أو تكاملات. لتحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام في Gmail:
الخطوة 1: في Gmail، افتح الرسالة التي تريد تحويلها إلى مهمة.
الخطوة 2: انقر على قائمة النقاط الثلاث واختر “إضافة إلى المهام”.
إلى الخطوة 3: انقر على المهمة التي تظهر وراجع تاريخ الاستحقاق والتفاصيل.
يمكنك أيضًا سحب رسالة بريد إلكتروني مباشرةً إلى لوحة المهام إذا كانت مفتوحة بالفعل. هذه الطريقة أسرع، وهي مثالية لإدارة المهام البسيطة المرتبطة بصندوق الوارد.
إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى Todoist
Todoist هو مدير مهام شائع يتكامل بسلاسة مع البريد الإلكتروني. يمنحك مرونة أكبر من مهام جوجل، خاصةً إذا كنت ترغب في إضافة تصنيفات وفلاتر ومواعيد استحقاق متكررة وتنظيم المشاريع. لاستخدام البريد الإلكتروني مع Todoist:
الخطوة 1: افتح Todoist.
الخطوة 2: انقر على صورة الملف الشخصي، ثم “الإعدادات”.
إلى الخطوة 3: انتقل إلى التكاملات، وانقر فوق “إضافة التكاملات”.
الخطوة 4: ابحث عن متصفح البريد الإلكتروني الخاص بك وانقر فوق “إضافة”.
الخطوة 5: افتح تطبيق البريد الإلكتروني الخاص بك وافتح البريد الإلكتروني الذي تريده.
إلى الخطوة 6: انقر على أيقونة Todoist التي تظهر.
الخطوة 7: املأ التفاصيل.
كيفية استخدام سطر الموضوع في Todoist للفئات والمزيد
عند إعادة توجيه بريد إلكتروني إلى Todoist، يصبح سطر الموضوع هو اسم المهمة، ويمكنك أيضًا استخدامه لتنظيم مهمتك بسرعة. بإضافة أحرف خاصة، يمكنك تعيين المهمة لمشروع، وإضافة تسميات، وتحديد تاريخ استحقاق. إليك الطريقة:
- باستخدام “#ProjectName” تُضاف المهمة إلى مشروع محدد.
- باستخدام @label – يُضاف تصنيف.
- باستخدام “today” أو “tomorrow” أو تاريخ، يُحدد تاريخ الاستحقاق.
مثال:
“إرسال تقرير المصروفات غدًا #Work @Finance”
يؤدي هذا إلى إنشاء مهمة باسم “إرسال تقرير المصروفات”، مستحقة غدًا، مُدرجة ضمن مشروع “العمل”، ومُوسومة بعلامة “Finance”.
استخدم ميزة المهام في Microsoft Outlook
لمن يستخدمون نظام Microsoft، يوفر Outlook مدير مهام مدمجًا قويًا يعمل بسلاسة مع بريدك الإلكتروني. يمكنك وضع علامة على الرسائل للمتابعة أو تحويلها إلى مهام مع تذكيرات وفئات. لتحويل رسالة بريد إلكتروني إلى مهمة في Outlook:
الخطوة 1: افتح Outlook، ثم انقر بزر الماوس الأيمن على الرسالة واختر “إنشاء مهمة”.
الخطوة 2: انقر على “إضافة تذكير”.
إلى الخطوة 3: اختر تاريخ الاستحقاق والأولوية والفئة حسب الحاجة.
إذا كنت تستخدم Microsoft To Do، فستظهر رسائل البريد الإلكتروني المُعلَّمة من Outlook تلقائيًا في قائمة مهامك.
كيفية عمل Outlook To Do ورسائل البريد الإلكتروني المُعلَّمة
Microsoft To Do هو تطبيق لإدارة المهام يتزامن مع Outlook. عند “وضع علامة على رسالة بريد إلكتروني” في Outlook، تُضاف تلقائيًا إلى قائمة “الرسائل الإلكترونية المُعلَّمة” في Microsoft To Do. يؤدي هذا إلى إنشاء مهمة مرتبطة بالرسالة الأصلية، مما يُسهِّل عليك الوصول إليها. يمكنك بعد ذلك تحديد تواريخ الاستحقاق والتذكيرات وإضافة ملاحظات مباشرةً من داخل To Do.
بتطبيق هذه الطرق، لن تظل رسائل البريد مجرد معلومات عابرة بل ستتحول إلى مهام واضحة تنجزها واحدة تلو الأخرى. جرب الخطوات التي شاركناها ولاحظ الفرق في طريقة عملك اليومية. هل لديك أدوات أو نصائح إضافية؟ شاركها معنا ودعنا نساعد الآخرين في تحقيق تنظيم وإنتاجية أفضل.
